10 kleine dingen die u kunt doen om tijd te besparen op kantoor

Ben je op zoek om tijd te besparen op kantoor zonder een volledige herziening van je planning of kalender uit te voeren??

Hier zijn 10 dingen die u kunt doen om minuten te schaven van uw normale werkroutine:

Maak een documentsjabloon.

Controleer uw planning en e-mails van de afgelopen maand voor hints over welke documenten u het meest gebruikt en maak vervolgens een reeks sjablonen voor deze items. Startersideeën omvatten: e-mailvragen en bevestigingen, voorstellen, contactformulieren, contracten, agenda's, presentatiedekken, agenda's en financiële rapporten. Advertising

Mappen en filters instellen in uw e-mailinbox.

Automatiseer het e-mailsorteerproces door verschillende mappen en filters in uw e-mailprogramma in te stellen. U kunt uw e-mails laten filteren door mensen (klanten, supervisors, collega's en verkopers), werkprojecten (administratieve taken, in-house werk, klantenwerk en onderzoek) of e-mailabonnementen en vervolgens naar de juiste map verzenden.

Bereid mini-agenda's voor informele vergaderingen voor.

Haal het beste uit uw informele vergaderingen met supervisors of collega's met een mini-agenda. Dit hoeft geen formeel document te zijn; u hoeft alleen de verschillende items, taken, vragen en zorgen die u voor uw vergadering wilt bespreken, op te sommen. Je hebt niet alleen een handige gids voor je vergaderingen, maar je hebt ook een overzicht van projecten, taken en items die zijn besproken.

Geef maptabs op.

Ben je het zat om je tijd te verspillen aan het spelen met al die kleine plastic lipjes die met hangende mappen worden meegeleverd? Geef die kleine tabbladen op en label manilla-mappen zelf. Maak het u gemakkelijker om bestanden in één oogopslag te identificeren door manilla-mappen in verschillende kleuren en / of hangende bestanden te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld groene mappen gebruiken voor financiële documenten, rode mappen voor lopende projecten, enzovoort. Advertising

Bespaar jezelf een paar klikken.

Haal je het meeste uit je werkapparatuur? Neem even de tijd om de snelkiesfunctie op uw werk- of mobiele telefoon in te stellen voor vaak gekozen nummers en om bladwijzers in te stellen in uw internetbrowser of om een ​​bladwijzerservice te gebruiken voor regelmatig bezochte sites. Als u regelmatig een computertoepassing of -programma gebruikt, leert u enkele sneltoetsen om tijd te besparen terwijl u werkt.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Maak een proces- of taakchecklist.

Stroomlijn routinematige processen of taken door een checklist van must-do items te maken. Dit kan met name handig zijn voor items die u om de maand of zo doet, zoals het uitvoeren van rapporten, het maken van back-ups van bestanden of het bijwerken van items op een website of server. Maak gedetailleerde notities en instructies over de verschillende taken die u voor uw project moet uitvoeren.

Houd schoonmaakbenodigdheden binnen handbereik.

Stop met het verspillen van je tijd met klimmen over al die kantoorbenodigdheden in de achterkamer om een ​​stofdoek te krijgen. Maak een ruimte in een bureaulade, -kast of -plank in de buurt en plaats deze met schoonmaakbenodigdheden voor kantoren. Mix en match een van de volgende en natuurlijk voel je vrij om je benodigdheden waar nodig toe te voegen: stofdoek, stofdoek, pluizenroller, schermdoekjes en cleaner, desinfecterende doekjes en / of gel, een rol papieren handdoeken en glazenwasser . Advertising

Online lunchbestellingen vooraf plannen.

Bestel je regelmatig een lunch op het werk? Sommige restaurants en cafés hebben online bestelsystemen waarmee u maaltijdbestellingen vanaf een paar dagen tot enkele weken van tevoren kunt plaatsen en plannen. Controleer uw favoriete lunchlocaties om te zien of ze deze service bieden en bespaar uzelf het gedoe van het plaatsen van dagelijkse bestellingen.

Stel een timer in.

Houd werkvergaderingen op het goede spoor door een timer in te stellen en te volgen. U weet precies hoeveel tijd u aan uw werk hebt besteed en hoeveel tijd u nog beschikbaar heeft voor elk van uw vergaderingen. U kunt ook overwegen om een ​​timer in te stellen voor verschillende taken terwijl u werkt om uw eigen tijd beter te kunnen volgen.

Bewaar noodmateriaal in een la.

Wees voorbereid op noodsituaties in een oogwenk. Ruim ruimte op in een nabijgelegen bureaulade en trek een klein pakket met noodmaterialen samen, waaronder, maar niet beperkt tot: een zaklamp, gloeistift, kleine eerste hulp-set, reserve-medicatie, paraplu, kleine radio, reservebatterijen, energie- of mueslirepen en flessen water. Advertising

Welke kleine actie probeer je jezelf een paar minuten op het werk te besparen? Laat hieronder een reactie achter.