11 Hacks om e-mails efficiënt te beheren

Eens hadden een collega en ik een discussie over manieren om e-mail effectiever te beheren. Ze zei “Ik heb dit ding. Het stuitert op mijn scherm, dus ik kan het niet negeren elke keer dat er een e-mail binnenkomt. Op die manier zorg ik ervoor dat ik niets mis.”

Dit was niet mijn idee van effectief tijdmanagement.

E-mail is belangrijk. Het is een voertuig voor communicatie tussen u en uw klanten en uw werknemers. Je hebt een probleem wanneer je een punt bereikt waarop e-mail je beheert in plaats van e-mail te beheren, wat het geval leek met deze kleine stuiterende bal die het teamlid had.

Ik ontvang meer dan 300 e-mails per dag. Ik zou de hele dag gemakkelijk e-mails kunnen beantwoorden, maar dan zou er niets anders gedaan kunnen worden. Het effectief beheren van deze e-mails is cruciaal voor mijn focus en productief gedurende de dag. Advertising

Hier volgen enkele tips voor het beheren van die overactieve e-mailinbox, zodat u ook kunt focussen op wat het belangrijkst is in uw bedrijf.

1. Krijg georganiseerd

Stel mappen in voor alle e-mails die je moet bewaren, zodat je een effectieve manier hebt om e-mail te archiveren en op te slaan in plaats van deze in je inbox achter te laten.

2. Schakel meldingen uit

Meldingen zijn een constante verstoring van uw dag.

Het lezen van een e-mail duurt langer dan slechts een paar seconden. Daarom moet je je aandacht volledig verleggen naar die e-mail en weg van het project waaraan je werkt. Een e-mail vereist dat u het leest, een beslissing neemt, actie onderneemt of de e-mail weg archiveert voor later, en vervolgens opnieuw concentreert op wat u aan het doen was voordat de e-mail binnenkwam.

Telkens wanneer u uw focus verstoort, is het voor u moeilijker om de betreffende taak op een efficiënte en effectieve manier uit te voeren.

3. Zorg voor een noodplan

Mijn klanten weten dat als ze een dringende reactie nodig hebben, ze me via sms kunnen bereiken of dat ze me kunnen bellen. E-mail wordt binnen 24-48 uur beantwoord. Niet elke e-mail is dringend, maar vaak behandelen we elke e-mail zoals deze die uw energie van uw prioriteiten afhaalt.

4. Afmelden

Scrub je inbox door het verwijderen en opzeggen van nieuwsbrieven en e-maillijsten die je niet echt leest. Stop met het hamsteren van nieuwsbrieven en e-mails die je later nooit zult lezen, want als je nu geen tijd hebt om het te lezen, is de kans groot dat je het niet zult lezen als het “oud”. Geef jezelf toestemming om te zeggen “Ik had heel goede bedoelingen toen ik deze bewaarde maar ik heb nooit tijd om ze te lezen en het is tijd voor hen om te gaan.”

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

5. Massale verwijdering

Controle alles - verwijderen is iets moois. Ik doe dit af en toe voor elke e-mail die ik de afgelopen zes maanden niet heb gelezen of ingediend, wat meestal betekent dat de kans op mij werkelijk het lezen is slank tot geen. Advertising

6. Gebruik uw mobiele apparaat

Leer hoe u kunt antwoorden met uw smartphone en als u een iPhone hebt, gebruikt u de VIP-functie om eenvoudig berichten van belangrijke contactpersonen, klanten en / of werknemers te scannen. Op deze manier kun je snel door het volume bladeren en vinden wat belangrijk is.

7. Voer één keer actie uit

Zodra u een e-mail leest en beantwoordt, moet deze worden verwijderd of gearchiveerd. Dit laat je inbox met niets anders dan een beheersbaar aantal nieuwe e-mails of die nog steeds je aandacht nodig hebben.

Ik heb een map in mijn inbox voor items waar ik actie op moet ondernemen of waarop ik moet reageren. Hierdoor kan ik snel naar één bestand gaan en reageren op lopende openstaande verzoeken.

8. Plan tijd voor e-mail

Controleer uw e-mail niet elke 5 minuten. Plan een paar keer per dag om e-mail te scannen, beantwoorden en beheren. Geef jezelf een tijdslimiet en je zult versteld staan ​​hoeveel je kunt doen. Advertising

9. Auto-responders

Gebruik “Niet op kantoor” responders wanneer u op vakantie bent of een dag op pad bent. Hierdoor kunnen degenen die u e-mailen, weten dat u ze niet negeert en dat ze een prioriteit voor u zullen zijn wanneer u terugkeert.

10. Tijd en plaats

Wees je bewust van de verstorende e-mail die kan worden gecreëerd voor de belangrijke relaties in je leven. Het is prima om je e-mail 's avonds te controleren, zolang het je leven buiten het werk niet hindert.

We hebben allemaal iemand een e-mail laten checken op hun mobiele apparaat wanneer we met ze praten en de angel voelen. Lever deze angel niet aan anderen.

11. Huurhulp

Als u zelf geen e-mail kunt beheren, kunt u iemand inhuren om u te helpen. Zoek iemand die je inbox kan beheren en op e-mail kan reageren.

Om de oorlog te winnen in de overbelaste e-mailinbox, maak een plan met behulp van de 11 tips hierboven en zie hoe je productiviteit op wat echt belangrijk is drastisch toeneemt.

Aanbevolen foto credit: White Workspace met MacBook / Viktor Hanecek via picjumbo.com