14 Tijdmanagementsjablonen om u te helpen georganiseerd te worden

Time Management is de vaardigheid die alle andere vaardigheden ontgrendelt. Plus, als je beter vooruit wilt komen, zal timemanagement helpen. Als u een betere balans tussen werk en privé wilt, is timemanagement de oplossing. Als je minder overweldigd en meer controle wilt hebben, is het antwoord het beter beheren van je tijd. De kern van effectiever tijdbeheer is een tijdsbeheersysteem en ondersteuning dat een reeks lijsten is. Deze tijdmanagementsjablonen kunnen u helpen bij het maken van die lijsten.

Als uw beste vriend uw tijdmanagementsysteem zou gebruiken, wat zou hij / hij dan zeggen??

Als je dit artikel leest, val je waarschijnlijk in een van de 3 groepen;

• Degenen die ontkennend zijn: 'Ik heb het zo druk dat ik geen tijd heb om mijn tijdmanagement te verbeteren.'
• Die in onwetendheid - 'Mijn tijdmanagementsysteem werkt al 15 jaar goed.'
• Die in nood - 'Als dit kan helpen, dan zal ik het proberen, want ik weet zeker dat ik wat verbeteringen kan aanbrengen.'

Deze timemanagementsjablonen zijn geschikt voor de groep 'Die in nood' en helpen. Ze zijn eenvoudig, praktisch en u kunt ze meteen gebruiken. Als u de tijd had gehad dat u vergelijkbare sjablonen zou hebben gemaakt. Het is moeilijk als je in de loopgraven bent.

Mijn passie is om anderen te helpen en veertien jaar lang een fervent student en trainer van tijdmanagement te zijn, ik wilde wat vertellen wat ik had geleerd. De harde manier geleerd, zodat u het niet hoeft te doen.

Hoe elk van de 14 tijdmanagementsjablonen te gebruiken

De sjablonen zijn ontworpen in volgorde van hoe ze moeten worden gebruikt. De eerste is de moeilijkste, Belangrijkste resultaatgebieden (KRA) en dan worden ze steeds gemakkelijker. Bijvoorbeeld de 'Daily To Do List', de 'Projects List' en de 'Weekly Evaluation'.

1. Belangrijkste resultaatgebieden Tijd management sjabloon

Stel je het voetbalteam voor dat je steunt, of als je er geen hebt, een team dat een vriend ondersteunt, of alleen een team waarvan je hebt gehoord. Mine is Oxford United (Cue the gentle abuse!). De KPI van Oxford United (Key Performance Indicator) zal waarschijnlijk de competitie winnen. Dit is een teamdoelstelling die iedereen in het team wil bereiken. Dit doel is niet voor een individu. Oxford United zou de competitie kunnen winnen, maar speelde 'elke speler zijn / haar gewicht'? Dit is waar KRA's belangrijk zijn. Een Key Result Area (KRA) is een individueel doelwit. Het idee is dat als elke persoon werkt aan het bereiken van zijn KRA, het team zijn KPI moet behalen. Terugkomend op ons voetbalteam, kan de KRA van de keeper een 'schone lei' zijn. De KRA van de Striker moet één doelpunt per wedstrijd scoren en de KRA van de Defender wint 80% van de tackles. Wat is jouw KRA?

Actie: Maak je KRA's af met behulp van tijdmanagementsjabloon # 1, zodat je nu weet waarom je op de loonlijst staat - KRA's. Advertising

2. Dagelijkse takenlijst Tijd management sjabloon

Dit tijdmanagementsjabloon is het gemakkelijkst te begrijpen omdat het alleen een lijst vereist van wat u elke dag gaat doen. De uitdaging is dat veel mensen een doorlopende takenlijst schrijven en niet een takenlijst voor elke dag. Elke dag een takenlijst hebben, richt de geest. Als je niet elke dag een takenlijst hebt, gebeuren er twee dingen. Ten eerste zit je vast in je inbox, omdat we daardoor denken dat we hard werken en daarom 'druk' zijn. Ten tweede zal iemand anders uw dag vullen met taken als u de taken niet zelf hebt gekozen. Deze taken kunnen komen in de vorm van e-mails, een verzoek van een bazen of acties die u tijdens een vergadering ontvangt. 'Heb elke dag een plan of iemand heeft er een voor je'. Een Daily To Do List is de basis van elk tijdmanagementsysteem. Gebruik deze sjabloon elke dag.

Actie: Maak een lijst van wat u morgen gaat doen met behulp van tijdmanagementsjabloon # 2, zodat u uw plan hebt: de Dagelijkse takenlijst.

3. Lijst met projecten Tijd management sjabloon

Zeer weinig mensen hebben een 'Levende en ademende' projectenlijst. Sommigen hebben er een, maar het is een keer geschreven en is sindsdien niet meer bijgewerkt. Een projectenlijst is een middel om te weten wat de grote dingen zijn. Die dingen die de grootste positieve impact zullen hebben op onze KRA's. Het is de verbinding tussen de Daily To Do List en de reden dat u op de loonlijst staat, wat de Key Result Areas is. Door een Projects List te hebben, heb je transparantie over de grote en belangrijke dingen. Onderzoek leert ons dat elke persoon op elk moment tussen 50 en 70 projecten tegelijk heeft (thuis en op het werk). Deze sjabloon vraagt ​​slechts om 14.

Actie: Maak een lijst met projecten waar je aan werkt met behulp van tijdmanagementsjabloon # 3 om de 'grote dingen' bij te houden - De projectenlijst.

4. Vergaderacties Tijd management sjabloon

Vergaderingen zijn het noodzakelijke kwaad van elke kenniswerker. We kunnen ze niet ontlopen. Ze lijken te zijn waar de uren verloren zijn gegaan en er niets is bereikt. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat de acties ofwel niet worden vastgelegd of niet goed genoeg worden vastgelegd om iets substantieels te laten gebeuren. Uiteraard zijn ook het voldoen aan de doelstellingen, de juiste aanwezigen, focus, etc. allemaal geldige redenen. Deze sjabloon begint met het verkrijgen van de gemaakte acties. Dit komt omdat mensen met duidelijke acties geen ruimte hebben om te kronkelen door te zeggen: 'Ik dacht dat hij dat deed', 'Of wat bedoelde die actie?' Of 'Ik kreeg gisteren alleen de acties. De bijeenkomst 2 weken geleden '.

Actie: Voltooi time managementsjabloon # 4, zodat u de kans kunt vergroten dat acties worden voltooid - Vergaderacties.

5. Wachten op lijst Tijd management sjabloon

Je delegeert aan mensen. Mensen hierboven. Mensen hieronder. Mensen aan de kant. Hoe houd je bij wie je hebt gevraagd om te doen waarvoor? Een wachtlijst helpt u bij te houden. Deze sjabloon biedt een plaats om te parkeren wat je hebt gevraagd om gedaan te worden, zodat je niet blijft jagen op de persoon en zodat deze duidelijk waren wanneer je de taak wilde voltooien. En dat vergeet je natuurlijk niet. De sleutel tot een succesvolle Waiting For List is om het te beoordelen. Dit kan elke dag zijn, terwijl het een nieuw stuk is in uw tijdmanagementsysteem. 'Verderop in de straat' is het misschien pas aan het begin en aan het einde van de week als je je comfortabel voelt met dit sjabloon. Advertising

Actie: Voltooi een wachttijd voor het gebruik van tijdmanagementsjabloon # 5, zodat u de controle hebt over wat u hebt gedelegeerd - Waiting For List.

6. Afleidingslijst Tijd management sjabloon

Een van de grootste uitdagingen voor tijdbeheer, en met name in een open kantoor, is het starten en uitvoeren van een taak. Leerders van onze tijdmanagementtraining vertellen ons dat dit de reden is dat ze het gevoel hebben dat ze niets gedaan krijgen. Een deel van de reden hiervoor is dat kenniswerkers zoveel ballen moeten jongleren. Deels komt het omdat we uitstellen omdat we niet 'een taak leuk vinden'. Dit komt vooral omdat ze niet op een gestructureerde manier omgaan met dwalende gedachten. Een 'afleidingslijst' is een eenvoudige sjabloon die u op uw bureau zou houden. Dan, terwijl je je op één taak concentreert en dan komen er gedachten in je op, je schrijft ze op, haalt ze uit je hoofd, waardoor je terug kunt gaan naar de taak in de hand. Meer dan 50% tijd wordt aan een taak toegevoegd door niet in één keer te starten en te voltooien. Druk deze sjabloon af en bewaar deze op uw bureau of houd deze open op uw scherm.

Lees Volgende

Neem de 7-weekse tijdmanagement-uitdaging

10 eenvoudige strategieën om uw leven beter te maken Vanaf vandaag

30 beste uitstelquotaties om u weer aan het werk te krijgen

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Actie: Voltooi lijstwerksjabloon voor afleidingslijsten # 6, zodat u zich kunt concentreren op het voltooien van één taak van begin tot eind - Afleidingslijst.

7. Wekelijkse doelen Tijd management sjabloon

Stel je een verkoopteam voor met geen verkoopdoel, of het voetbalteam van Oxford United dat elke zaterdag 'gewoon een kick-over' gaat spelen. Hetzelfde geldt voor time management. Je hebt waarschijnlijk doelen (KPI's en KRA's) voor het jaar of het kwartaal. Deze sjablonen dagen je uit om doelen voor de week te hebben. Aan het begin van de week wordt in deze sjablonen gevraagd: 'Als u deze week terugkijkt, wat zou u graag hebben bereikt?'. Door onze doelen voor de week op te schrijven, kunnen we ons concentreren op wat belangrijk is, omdat we 'vastzitten in de loopgraven' van e-mails, telefoontjes en vergaderingen. Idealiter zouden de wekelijkse doelstellingen een positief effect hebben op de prioritaire projecten, die op hun beurt een impact hebben op uw KRA's, die een impact hebben op de KPI's. Als dit gebeurt, hebt u een stalen ketting van koppelingen die door uw timemanagement lopen en deze verbonden en sterk houden.

Actie: Voltooi uw weekdoelen voor deze week, zodat u hebt vastgesteld wat u wilt bereiken met behulp van tijdmanagementsjabloon # 7 - Wekelijkse doelen.

8. Wekelijkse evaluatie Tijd management sjabloon

Aan het begin van de week hebt u de sjabloon 'Wekelijkse doelen' voltooid met de 7 dingen die u die week wilt bereiken. Aan het eind van de week is het logisch om te zien hoe je het deed. In het sjabloon voor de wekelijkse evaluatie wordt gevraagd of u die wekelijkse doelen hebt behaald met een eenvoudige tool met de naam 'PMI': positief, min en interessant. Aan het eind van de week schrijf je 3 dingen die positief waren over de week, 3 dingen die min of niet zo goed waren in de week, en 3 dingen die interessant waren voor de week. Bijvoorbeeld: 'P: geweldige ontmoeting met nieuwe klant ABC', 'M: slechts 4 van de 7 doelen' en 'I: Twee van mijn team ziek'. In het laatste vak wordt u gevraagd om een ​​actie voor eenmalig beheer te ondernemen nadat uw week is geëvalueerd, bijvoorbeeld 'Ik zal in het dagboek 1 uur per week plannen voor het XYZ-project.'

Actie: Voltooi de Weekly Evaluation zodat u weet of u uw Weekly Goals hebt behaald met behulp van tijdmanagementsjabloon # 8 - Weekly Evaluation. Advertising

9. Maandelijkse doelen Tijd management sjabloon

Vergelijkbaar met 'Wekelijkse doelen'. In deze sjabloon wordt u gevraagd de grote dingen te schrijven die u die maand wilt bereiken.

10. Maandelijkse evaluatie Tijd management sjabloon

De tijdmanagementsjabloon 'Maandelijkse evaluatie' vraagt ​​u om de doelen te evalueren die u in de sjabloon 'Maandelijkse doelen' hebt geschreven.

11. Jaarlijkse doelen Tijd management sjabloon

De sjabloon 'Jaardoelen' voltooit de reeks doelen; Wekelijks, maandelijks en dan jaarlijks. De uitdaging met het stellen van jaarlijkse doelen is om ze groot genoeg te maken om een ​​jaarlijks doel te zijn, maar niet te groot dat ze 'levensdoelen' zouden kunnen zijn. Levensdoelen worden niet besproken in deze sjablonen.

12. Jaarlijkse evaluatie Tijd management sjabloon

De 'jaarlijkse evaluatie' is in januari voltooid en gaat over het verleden. Identificeren wat werkte, wat niet werkte, en de les die werd geleerd voor het schrijven van de jaarlijkse doelstellingen van het volgende jaar.

13. Some Day Maybe List Tijd management sjabloon

Deze sjabloon is essentieel om een ​​van de belangrijkste mindsets van een effectieve tijdmanager te bereiken. De mindset wordt het best samengevat met de zin: 'De meest succesvolle mensen zijn degenen met de hoofden van de leegte'. De Dagelijkse takenlijst en de Projectenlijst zijn geweldige sjablonen voor het beheren van onze onmiddellijke en grote taken. De Some Day May Be List is een plek om al die dingen te doen die je wilt doen, maar ze zijn gewoon niet urgent of belangrijk nu. Enkele voorbeelden kunnen zijn: 'Alle thuisdocumenten indienen', 'Een pensioen krijgen', 'Een opvolgingsplan voor het bedrijf schrijven'.

Actie: Voltooi de Dagelijkse Misschien Lijst zodat je een plaats hebt om 'al het andere' te plaatsen met behulp van tijdmanagementsjabloon # 13 - Some Day Maybe List.

14. Project Time Management Sjabloon

De gemiddelde kenniswerker beheert projecten en als ze eerlijk tegen zichzelf zijn, is hun ervaring met het beheren van projecten precies wat ze autodidactisch hebben gedaan. Ze hebben misschien gehoord van grote IT-projecten die worden beheerd met Gantt-diagrammen of kwalificaties zoals Prince2. Toch verlangen ze naar iets eenvoudigs dat hen controle geeft zonder te omslachtig te zijn om te gebruiken. Deze sjabloon met één pagina helpt u om uw belangrijke projecten beter te beheren door u beter voor te bereiden en de belangrijkste redenen te vermijden waarom projecten mislukken. Advertising

Actie: Voltooi de Project Time Management Template # 14 om je beter voor te bereiden op belangrijke projecten en om ze op schema te houden - projectsjabloon.

Download en gebruik deze tijdmanagementsjablonen

Download deze 14 tijdbeheersjablonen om te gebruiken met een pen en papier.

Download deze 14 tijdbeheersjablonen om op het scherm te voltooien.

Begin met het opnemen van een van deze sjablonen in uw tijdmanagementsysteem. Dan nog een week later, totdat u de sjabloon gewoonlijk gebruikt. Het kost 21 keer om een ​​gewoonte te vormen. Je kunt nu meer georganiseerd worden. Succes!

Aanbevolen foto credit: Sonovate via sonovate.com