4 manieren waarop uw e-mailgebruik uw productiviteit schaadt

E-mail is een groot deel van het leven van de meeste mensen. Je gebruikt het om te communiceren met geliefden, ontvangt projectupdates van klanten, stuurt je klanten promoties voor je producten en nog veel meer.

Met deze zware afhankelijkheid van e-mail is het ook een soort opkloppend paard geworden omdat het een ondoeltreffend hulpmiddel is. E-mail is niet het probleem, hoe u ervoor kiest om uw e-mail te gebruiken, is het probleem.

Als u uw e-mail op ondoeltreffende manieren gebruikt, dan is het natuurlijk een vreselijke tool. Een schroevendraaier maakt een vreselijke hamer, maar we staan ​​er niet op om het als een hamer te gebruiken terwijl we jammeren hoe verschrikkelijk het is om een ​​hamer te zijn.

De volgende keer dat u klaagt over e-mail, moet u ervoor zorgen dat u deze op deze 4 manieren niet gebruikt, zodat deze nooit zou kunnen worden gebruikt.

1. Het is geen taakbeheerder

Uw e-mail is geen plek om een ​​heleboel actie-items te verzamelen. Het is niet jouw takenlijst. Advertising

Ten eerste is er geen echte manier om uw e-mails te prioriteren, hebben ze geen 'vervaldatums' en kunnen ze niet eenvoudig worden gegroepeerd in projecten.

Ten tweede heb je geen controle over de dingen die binnenkomen in je inbox. Iedereen kan je iets sturen waarvan ze denken dat het belangrijk voor je is om te doen en je moet dan de hersencapaciteit gebruiken om te beslissen wat je met dat item moet doen.

Ten derde kun je geen e-mail aan iemand toewijzen en vervolgens bijhouden hoe het gaat. Natuurlijk kun je het doorsturen, maar zie je de updates tussen de andere mensen in de e-mail alleen als je ze wilt zien? Nee, je wordt gegroepeerd met een CC en je krijgt elke update, zelfs als die niet belangrijk is voor je dag.

In plaats van je inbox als verzamelplaats voor je taken te gebruiken, moet je iets als Todoist of OmniFocus gebruiken om ze te volgen. Als je in een team zit en taken moeten regelmatig van eigenaar wisselen, dan is het tijd om naar een robuuster systeem als Redbooth of Basecamp te kijken.

Als je eenmaal of twee keer per dag een keer gaat zitten, pak je alles in je inbox aan door het direct te beantwoorden of door het in je taakbeheersysteem te duwen om later te worden behandeld. Zodra het in uw taakbeheersysteem van uw keuze staat, kunt u het prioriteit geven en plannen om het af te handelen.

2. Het is geen bestandsmap Advertising

Ja, zoeken in sommige e-mailproviders is redelijk goed, dus je kunt dingen vrij gemakkelijk vinden, maar je e-mail is geen grote map om dingen op te slaan.

Ten eerste kun je niet binnen bijlagen zoeken, zoals een tool zoals Evernote dat kan. Waar Evernote je toestaat om te zoeken en die tekst te vinden in het specifieke document e-mail laat je een lange lijst van items met bijlagen die je moet doorzoeken om het enige ding te vinden dat je nodig hebt.

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Ten tweede kun je niet al die items efficiënt organiseren. Hoe neem je een handgeschreven notitie bij die bij de e-mail moet horen? Je zou een foto kunnen maken en deze naar jezelf kunnen e-mailen, maar dat betekent alleen dat alle andere rommel-e-mails die echt niet zo belangrijk zijn, zoals de enkele 'ja'-e-mail die een wijziging in een project goedkeurde, binnenkomen.

Gebruik in plaats van al uw documenten in uw e-mail, tools zoals Evernote om al uw digitale bestanden te beheren. Gebruik een projectmanagementtool zoals Basecamp om belangrijke documenten te koppelen aan hun projecten.

3. Het is geen telefoon

Het mooie van e-mail is dat het asynchroon is, dus ik kan een e-mail verwerken wanneer het goed voor me is en je kunt ermee omgaan wanneer het goed voor je is. We hoeven niet te onderhandelen over een tijd om te praten in het midden van onze drukke schema's. Advertising

Maar tekst mist zo veel betekenis en vaak wacht het wachten op die reactie een echt project met een echte deadline. Al te vaak betekent onze liefde voor e-mail dat we er nooit aan denken om de telefoon op te nemen, dus we hebben 22 e-mails over 5 dagen om de nuances te verhelderen die in een telefoontje van 2 minuten konden worden verhelderd.

Gebruik alle tools die tot uw beschikking staan ​​om uw werk overzichtelijk te maken en dat geldt ook voor de telefoon. Als je meer dan twee e-mails verzendt om iets duidelijk te maken, is het tijd om de telefoon op te nemen en dat telefoongesprek van 5 minuten te voeren om de zaken weer op de rails te krijgen.

4. Uw e-mail probeert consensus te bouwen

Al te vaak worden dingen in de wacht gezet omdat er geen duidelijke actie in een e-mail is gegeven. Om dit te bestrijden is het tijd om uw e-mails kort en actiegericht te maken.

Doe net alsof je iemand een vraag stelt die 2 mogelijke uitkomsten heeft. De meeste e-mails zien er ongeveer zo uit:

Hé Bob,

Ik vroeg me af of je A of B leuk vond. Laat het me weten.

Dat is een vreselijke manier voor u om voor altijd te wachten om te verhuizen omdat Bob zijn e-mail niet snel verwerkt. Schrijf het in plaats daarvan zo op.

Hé Bob,

Ik vroeg me af of je A of B leuk vond. Ik denk dat A de beste manier is om te gaan en tenzij ik binnen twee dagen iets van je hoor is dat wat we zullen doen.

Nu ben je niet vast aan het wachten op Bob, je hebt hem verteld dat je in 2 dagen met optie A gaat. Als Bob niet binnen 2 dagen bij je terugkomt, doe het dan.

Als je echt Bob nodig hebt om in te wegen, stuur die e-mail dan niet, bel Bob en neem 5 minuten om het te hashen en ga dan verder. Advertising

Als u kunt stoppen met het gebruik van uw e-mail op deze 4 verschrikkelijke manieren zult u vrij snel merken dat e-mail niet zo slecht is. Je moest het gewoon gebruiken voor de juiste baan.

Aanbevolen fotomunt: Rolands Lakis via flickr.com