5 alternatieven voor tijdrovende vergaderingen

Niemand houdt van vergaderingen. Nou, niet “niemand” - die oudere man met de baard die niemand persoonlijk lijkt te kennen die naar elke vergadering komt? Hij houdt van vergaderingen, omdat hij een gratis donut en een dutje krijgt. Maar buiten hem, zien de meeste mensen vergaderingen als veel te onproductief en tijdrovend om sympathiek te zijn. Noodzakelijk, soms, maar niet sympathiek.

Er zijn veel redenen waarom vergaderingen meer tijd kunnen verspillen dan ze waard zijn. Natuurlijk kunnen vergaderingen slecht gepland zijn, zonder een agenda (of erger nog, met een onduidelijke agenda) en geen echt doel in gedachten. Vergaderingen kunnen vaak ook het strijdtoneel worden voor intraofficiële politiek, met de tijdverspilling van iedereen, terwijl het kantoor Alpha en Beta elkaar op de borst kloppen.

Andere manieren waarop vergaderingen tijd verknoeien hebben te maken met factoren buiten de vergadering. Ze onderbreken wat je op dat moment aan het bewerken was, ongeacht de stromingstoestand waarin je bent geweest. Er is altijd iemand die van essentieel belang is die te laat komt, iedereen dwingt om af te koelen, of om te beginnen en dan de tijd te verspillen verschijnen en moeten worden ingevuld. Reclame

En ten slotte is er de structuur van de vergadering zelf. Brainstormvergaderingen stoppen als mensen op wie het concept van brainstormen verloren gaat, haalbaarheidscontroles uitvoeren op elk uitgegooid idee. Informatieve vergaderingen stagneren wanneer leiderschap weerstanden tegenkomt die ze niet hadden voorzien en on voorbereid op antwoorden. En vergaderingen vallen over het algemeen naar beneden als stemmen en ego's in een schreeuw oprijzen om iedereen te laten horen - en om gelijk te hebben.

Vijf alternatieven voor vergaderingen

Zoals ik al zei, zijn soms vergaderingen nodig, maar in plaats van een eerste antwoord moeten vergaderingen worden gereserveerd voor speciale gelegenheden, wanneer alleen een persoonlijk gesprek de klus zal klaren. Probeer in andere tijden een van deze vijf alternatieven en kijk of ze geen tijd en wat gedoe besparen.

Instant Messaging

Hoewel Instant Messaging (IM) waarschijnlijk meer wordt gezien als een tijdverspiller voor tieners en eenzame geeks, kan er veel worden gedaan via IM. Met IM kunnen u en uw partners een virtuele langetermijnovereenkomst onderhouden “aanwezigheid” terwijl u werkt, vragen, updates en ideeën post die u raakt of wanneer u problemen tegenkomt in uw werk. Omdat IM-programma's de chatsessie volledig bijhouden, bestaat er geen gevaar dat u iets mist of verliest - u hoeft alleen maar omhoog te scrollen.

Er zijn een aantal regels die moeten worden gevolgd voor productieve IM'ing. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

1. Snijd het gebabbel. Om de zaken geconcentreerd te houden, zou elke persoon alleen a) moeten spreken als ze iets belangrijks toe te voegen hebben, of b) als antwoord op een vraag.
2. Geen franjes.De IM-software van vandaag wordt geleverd met spraak- en videomogelijkheden, avatars, gezichtshervormende functies, meerkleurige lettertypen en meer. Verlaat die voor je twaalf jaar oude dochter - je werkt, speelt geen IM.

Alternatieven voor IM zijn privé-chatrooms zoals Kampvuur of zelfs Twitter als je de sirene-oproep van de tweets van je vrienden kunt weerstaan.

teleconferentie

Als meer persoonlijk contact en real-time delen nodig is, probeer dan een systeem voor teleconferenties zoals Adobe Acrobat.com of GoToMeeting. De meeste diensten laten scherm delen, collaboratieve whiteboarding en andere substituten voor aanwezigheid in dezelfde ruimte toe - zonder de pendelen naar de vergadering (zelfs als het slechts drie verdiepingen lager is), de onophoudelijke onderbrekingen voor koffie- en badkamerpauzes, de face-to-face socialisatie , of de geforceerde afwezigheid van uw bureaublad terwijl u wacht op die cruciale e-mail. Omdat de meesten ook een transcriptie maken, heb je ook niemand nodig die minuten maakt.

wiki's

Wiki's bieden een samenwerkingsomgeving die ideaal is voor de ontwikkeling van werkdocumenten en verklaringen, en voor materiaal dat steeds opnieuw moet worden doorverwezen. Voor eenmalige projecten is een online wiki zoals WetPaint of PBWiki ideaal: gratis, eenvoudig in te stellen en gemakkelijk te gebruiken. Voor meer bedrijfskritisch materiaal, vooral wanneer u van plan bent het herhaaldelijk te gebruiken, en waar beveiliging een groot probleem is, kan uw organisatie vrij eenvoudig een interne wiki opzetten op uw intranet, met behulp van geavanceerde software zoals MediaWiki, de software die Wikipedia uitvoert.

Wiki's zijn zelforganiserend en eenvoudig te maken en bewerken, en ze houden veranderingen bij, samen met een record van wie verantwoordelijk is voor elke bewerking (geen lust voor het leed!). Waar real-time interactie geen noodzaak is, kan het bouwen van een wiki over een lange periode veel productiever zijn dan een keten van vergaderingen, maar zorg ervoor dat je verantwoordelijkheden toewijst en tijd vrijmaakt voor wiki-werk. Advertising

E-maillijsten / groepen

Een andere oplossing waarbij realtime interactie geen rol speelt, is de ouderwetse e-maillijst. Enigszins uit de mode tegenwoordig, kunnen e-maillijsten nog steeds zeer productieve manieren zijn om dingen gedaan te krijgen als een groep - en zowel diensten van Yahoo als Google bieden gratis en eenvoudig in te stellen diensten aan.

Een effectieve e-maillijst zou waarschijnlijk een moderator moeten hebben - niet om berichten goed te keuren, maar om mensen eraan te herinneren wanneer ze van de baan raken. Goede etiquette is essentieel in deze omgeving; iets over het medium moedigt vuurgevechten aan. Maar met een paar voorzorgsmaatregelen kunnen e-maillijsten nog steeds zeer effectieve hulpmiddelen zijn, waardoor zorgvuldige, weloverwogen uitwisselingen mogelijk worden en automatisch een doorzoekbaar archief van eerdere discussies wordt bijgehouden.

Collaboration-apps

Ten slotte kan effectief gebruik van een projectbeheerapplicatie de noodzaak voor de meeste vergaderingen voorkomen. Systemen zoals Wrike en Basecamp maken het mogelijk om notities uit te wisselen, taken toe te wijzen en bestanden te delen. Ze bieden ook een aantal manieren waarop gebruikers kunnen communiceren: sms, e-mail, online, RSS of het gebruik van een applicatie van derden via de API van Basecamp.

Als volwaardig projectbeheer te veel is, overweeg dan om naast Google Talk of een andere IM ook online services zoals Google Docs (die via Google Apps op uw eigen domein kunnen worden geïnstalleerd) te gebruiken; u kunt documenten delen, elkaar toevoegen en bewerken, en maak tegelijkertijd een repository met materialen aan. Advertising

Laten we verdergaan

Ik probeer niet te beweren dat alle vergaderingen kunnen worden vervangen via online diensten of desktopapplicaties. Soms is een persoonlijk gesprek de beste en meest eficiënte manier om dingen voor elkaar te krijgen.

Maar laat vergaderingen niet de standaardmodus van itneractie worden. Al te vaak vertegenwoordigen vergaderingen een mislukking van de communicatie, niet de vooruitgang ervan - ze worden genoemd wanneer niemand meer op dezelfde pagina staat, of erger nog, wanneer de [dingen] op het punt staan ​​de ventilator te raken. Effectievere planning en gebruik van middelen kan vaak de noodzaak voor vergaderingen voorkomen en laat alle betrokkenen meer van hun tijd doorbrengen aan het doen werk in plaats van pratend over het.