5 manieren om snellere e-mailreacties te krijgen

Na het samenstellen van een cursus over How To Email Important People en het spreken met bijna 200 personen over hun e-mailgewoonten, heb ik een aantal veelvoorkomende problemen opgemerkt die mensen met e-mail hebben.

De grootste klacht is dat mensen geen antwoorden krijgen op de e-mails die ze versturen.

Hier is een steekproef van de verklaringen die ik heb gehoord:

“Ik kan niet zeggen of mijn e-mails worden gelezen of niet. Ik haat het als mensen niet reageren.”

“Ik weet niet wanneer of mijn e-mails worden gelezen. Soms heb ik het gevoel dat ik woorden in een elektronische afgrond spuug.” Advertising

“Ik kan niet garanderen dat mensen mijn e-mails gewoon weggooien, maar als ze deze lezen, reageren ze zeker niet.”

Nou, ik heb niet alle antwoorden, maar ik heb wel een paar suggesties. Hier zijn vijf manieren om snellere antwoorden te krijgen via e-mail.

1. Schrijf kortere e-mails

Mensen houden ervan om uit te stellen. En op elk moment dat een lange e-mail onze inbox raakt, is dat een ander excuus om uit te stellen.

Het is moeilijk om snel een antwoord te sturen op een lange e-mail omdat het tijd nodig heeft om te lezen, de tijd om te verwerken en de tijd om te reageren. Bovendien bevatten de meeste lange e-mails meerdere vragen of onderwerpen, waardoor het moeilijk kan zijn voor de lezer om te bepalen wat belangrijk is in het bericht. Deze verwarring leidt vaak tot meer uitstelgedrag.

Lees Volgende

De wetenschap van het stellen van doelen (en hoe het je hersenen beïnvloedt)

Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Aan de andere kant is het vrij eenvoudig om een ​​kort antwoord te sturen naar een korte e-mail. Het maakt niet uit waar je het over hebt, een kortere e-mail ontvangt altijd een sneller antwoord.

Als u snellere antwoorden wilt, maak het dan gemakkelijk voor de lezer om te reageren. Stel ze één vraag, praat over één onderwerp en houd het kort. Advertising

2. Schrijf minder e-mails

Als je altijd e-mails van mensen verstuurt, wennen ze eraan een bericht van jou in hun inbox te zien. Er is geen besef van urgentie verbonden aan uw bericht omdat ze weten dat als ze niet antwoorden ... wel, u binnenkort een andere e-mail verzendt.

Maak geen misbruik van het feit dat je op elk moment een e-mail kunt sturen. Leer mensen uw e-mails te waarderen door er alleen een te sturen als u iets waardevols en belangrijks te zeggen heeft.

3. Vraag om een ​​reactie

Het klinkt eenvoudig, maar vaak vergeten we dit te doen.

We leggen de situatie duidelijk uit in onze e-mail - misschien bieden we zelfs enkele actiestappen - maar we vergeten vaak om duidelijk om een ​​reactie te vragen.

Als schrijver van de e-mail lijkt de volgende stap ons altijd duidelijk. Voor de ontvanger is het misschien niet zo voor de hand liggend. In het midden van een drukke dag - en we zijn allemaal druk bezig - moeten we ons laten vertellen wat we moeten doen, in plaats van er naar te gissen. Maak de volgende stap duidelijk voor de lezer door vriendelijk te vragen naar de actie die u wilt.

4. Begin met een deadline

Een andere reden voor vertraagde reacties is een gebrek aan urgentie. Advertising

Als samenleving hebben we een methode gekozen om deadlines te gebruiken om onze neiging tot uitstellen te compenseren. Als gevolg daarvan beslissen we vaak welke taken we gaan uitvoeren op basis van wanneer bepaalde projecten moeten worden uitgevoerd.

Als het gaat om e-mail, betekent dit dat u een duidelijke deadline moet aangeven of moet wachten op een reactie totdat de ontvanger het heeft gedaan “vrije tijd” - dat is zelden.

Wanneer u uw volgende e-mail schrijft, probeer dan een deadline op te nemen in de eerste of twee zinnen van het bericht.

Bijvoorbeeld,

“Hallo Mark,

Hieronder staat het TPS-rapport voor de vergadering van deze vrijdag - ik zou het leuk vinden om woensdagochtend om 13.00 uur je gedachten te hebben. ” Advertising

We zijn geconditioneerd om deadlines te gebruiken. Als je duidelijk maakt wanneer je een reactie nodig hebt, is het veel waarschijnlijker dat je op die datum het antwoord krijgt.

5. Verstuur slechts één persoon per keer per e-mail

Stuur zo mogelijk nooit een e-mail naar meer dan één persoon tegelijk. Zelfs als het een paar extra minuten kost om iedereen individueel te e-mailen, zult u hierdoor veel betere antwoorden vinden.

De reden hiervoor is dat mensen waar mogelijk verantwoordelijkheid van hun eigen schouders naar de groep duwen. Als je een bericht naar vijf mensen stuurt, neemt elke persoon altijd aan dat de andere vier de taken uitvoeren die in het bericht worden beschreven. Het resultaat is natuurlijk dat er niets wordt gedaan.

Als je een groep mensen tegelijk moet berichten, doe dan je best om taken toe te wijzen aan specifieke mensen in het bericht. Anders wacht je tot een mysterieuze man opstaat en actie onderneemt.