7 manieren om te zorgen voor effectieve communicatie op het werk

Soms is het vrij eenvoudig om belemmeringen voor communicatie op het werk te vinden. Wanneer miscommunicatie niet wordt geadresseerd, ziet u dit mogelijk in de vorm van conflicten op de werkplek of verminderde productiviteit. Er is een tendens tot miscommunicatie wanneer er weinig transparantie is. En soms is dit onbedoeld.

“Excellentie doet gewone dingen buitengewoon goed.” - John W. Gardner

Veel mensen denken dat ze effectieve communicatoren zijn omdat ze naar school gingen of een bepaalde hoeveelheid werkervaring hadden, maar in werkelijkheid worstelen ze nog steeds om anderen te beïnvloeden met hun boodschap. Het resultaat van niet-effectieve communicatie is een gemiste kans, verloren tijd en verspilling van middelen - allemaal omdat ze geen gesprekken met veel impact hadden.^[1]

Mogelijk merkt u een aantal factoren die van invloed zijn op duidelijke, effectieve en transparante communicatie op het werk: persoonlijke kenmerken, fysieke afstand, de boodschap zelf, context, jargon en cultuur. Hieronder staan ​​7 manieren om effectieve communicatie op het werk te garanderen, zodat u een efficiënte, productieve en inclusieve werkomgeving kunt creëren.

1. Ken je publiek goed

Het begrijpen van uw publiek is essentieel voor effectieve communicatie op het werk. Dit is van toepassing op mondelinge en schriftelijke communicatie, presentaties, dagelijkse e-mails, bedrijfsbrede aankondigingen of het leveren van statusupdates van projecten.

Of uw bericht effectief wordt gecommuniceerd of goed wordt ontvangen, komt voort uit het begrip van waar uw publiek om geeft.

• Met wie richt je je communicatie??
• Wat is de bedoeling van uw bericht?
• Wat moeten ze weten??
• Wat heb je ze nodig om te doen?
• Wat is de beste manier om de boodschap aan uw publiek te communiceren??
• Hoe zal uw publiek de boodschap waarnemen of interpreteren?
• Hoe zal uw publiek zich voelen, denken en reageren wanneer zij uw bericht ontvangen??

Om deze vragen te beantwoorden, moet je vooruit plannen, onderzoeken en het gedrag van je publiek observeren. Bijvoorbeeld, uw benadering van communicatie met uw team of collega's zal waarschijnlijk anders zijn dan hoe u communiceert met uw leider omdat deze groepen verschillende interesses hebben.

2. Probeer de situatie te begrijpen en te verduidelijken

Neem de tijd om attent en opzettelijk te zijn. Voordat we communiceren op het werk, is het essentieel om te pauzeren, de situatie te begrijpen, te verduidelijken en empathie te hebben. Hier zijn enkele tips om u te helpen effectief te communiceren op het werk: adverteren

Wees nieuwsgierig. Stel open vragen, beginnend met 'wat' en 'hoe' om informatie te verzamelen. Mensen zullen geneigd zijn om beschrijvend te zijn met hun antwoorden. U kunt vervolgens open vragen stellen om meer context te krijgen. Hoe meer je begrijpt, hoe groter de kans dat je een geschikt bericht kunt afstemmen dat resoneert met je publiek.

Leer als een kind. Normaal hebben kinderen geen voorkennis over wat ze gaan leren. Er is een gevoel van nederigheid in hun leerbenadering. Neem dezelfde aanpak als je jezelf in het gehoor van je publiek plaatst terwijl je probeert hun situatie te begrijpen. Wees open, klaar en bereid om het perspectief van je publiek te zien.

Controleer uw aannames. Je ruime ervaring kan je percepties en oordelen vertroebelen. Daag de vooropgezette ideeën over je publiek uit. Bepaal met wie u moet spreken of welk onderzoek u moet uitvoeren om te controleren of uw veronderstellingen waar zijn. Zorg ervoor dat je ruimte creëert om te begrijpen voordat je tot actie overgaat.

Wees inclusief. Mensen willen erbij horen, voelen zich opgenomen en gewaardeerd op de werkplek. Wees attent om ervoor te zorgen dat ieders ideeën worden vastgelegd. Als u bijvoorbeeld in een vergadering bent om om input te vragen, zorg er dan voor dat er voldoende tijd is voor iedereen om hun antwoord te delen. Als je tijd tekort komt, vermeld dan in de vergadering dat je later met hen zult verbinden.

3. Luister op meerdere niveaus

“De meeste mensen luisteren niet met de bedoeling om het te begrijpen; ze luisteren met de bedoeling om te antwoorden” - Stephen R. Covey

U bent waarschijnlijk bekend met deze standaard actieve luistertips. Wanneer we ons echter overweldigd voelen door deadlines te halen, prioriteiten te stellen of te maken, is het eenvoudig om op de automatische piloot te zijn en belangrijke berichten te missen die u kunnen helpen effectief met elkaar te communiceren op het werk. Hieronder staan ​​herinneringen om te blijven oefenen:

Parafrase. Bevestig dat u het bericht begrijpt door het te herhalen of in uw eigen woorden opnieuw in te delen. Als er discrepanties zijn tussen de partijen, is dit het moment om op te helderen.

Sonde. Stel vragen als u vindt dat er informatie ontbreekt die u mogelijk nodig heeft. Advertising

Nader toelichten. Als je iets niet helemaal begrijpt, vraag het dan.

Onthouden. Probeer punten te onthouden die belangrijk zijn voor uw publiek. Deze informatie kan in de toekomst worden gebruikt en laat uw publiek zien dat u om u geeft en actief luistert.

Een effectieve communicator op het werk zijn, betekent dat je afgestemd moet zijn op je actieve luistervaardigheden. Onthoud om:

• Heb empathie.
• De perceptie van anderen begrijpen, niet alleen die van jezelf.
• Meet je emoties en reacties, en die van anderen.
• Ken je waarden en overtuigingen, en die van anderen.
• Observeer non-verbale communicatietekens zoals lichaamstaal.

4. Beoordeel hoe u feedback ontvangt

Hoe u feedback ontvangt, is van invloed op hoe u reageert en beïnvloedt hoe effectief u communiceert met andere partijen. Openstaan ​​voor feedback en kritiek is makkelijker gezegd dan gedaan.^[2] Wij zijn menselijk. Wanneer je wordt afgeleid door levensgebeurtenissen of als je op het werk onder druk staat, kun je je verdedigen bij de geringste opmerkingen die je tegenkomt.

Sheila Heen en Douglas Stone bieden manieren om je vermogen om feedback te absorberen te verbeteren, te nemen wat nuttig is en weten hoe je te ontdoen van wat nutteloos is om te leren en verder te gaan.^[3]

Sommige van deze strategieën omvatten het volgende:

• Ken, begrijp en beheer uw triggers en reacties op feedback.
• Scheid het bericht van 'wie' het vandaan kwam.
• Luister naar het advies in plaats van naar het oordeel.
• Analyseer de feedback in verteerbare stukken.
• Wanneer u proactief naar feedback zoekt, wees dan specifiek en vraag om één ding.
• Voer kleine stappen uit om te testen wat u is voorgesteld.

Je hebt het vermogen om van de feedback te leren en er uit te groeien. Door de feedback in hapklare stukjes te splitsen, kun je de boodschap beter verwerken en minder reactief reageren.

5. Zorg voor objectieve en waarneembare feedback

Dit is een van de moeilijkste dingen om te doen, omdat je anderen misschien niet wilt beledigen, je wilt misschien conflicten vermijden, je bent er niet helemaal zeker van, je bent niet emotioneel klaar of bent vertroebeld door je aannames. Advertising

Lees Volgende

Effectieve communicatie: hoe niet verkeerd begrepen te worden

Stijlen voor conflictbeheersing voor effectieve communicatie op het werk

Hoe effectieve communicatievaardigheden te beheersen op het werk en thuis

Het model van situatie, gedrag, impact (SBI)^[4] kan u helpen duidelijke en specifieke feedback te geven:

• Situatie. Geef de context. Vraag jezelf af wat er is gebeurd, waar en wanneer.
• Gedrag. Beschrijf het gedrag. Dit is het moeilijkste deel omdat je je aannames moet controleren. Bijvoorbeeld zeggen “je was onbeschoft” (subjectief) versus “je onderbrak me” (waarneembaar gedrag) verandert de toon van de feedback. Wezen “onbeleefd” kan meerdere interpretaties hebben, terwijl u kunt zien wanneer iemand u heeft onderbroken.
• botsing. Gebruik “ik” uitspraken om de resultaten van het gedrag te beschrijven.
• Ga vooruit. Houd het gesprek op gang om begrip te zoeken door hen te vragen na te denken. Wat was hun perspectief? Wat was er aan de hand voor hen? Wat realiseerden ze? Hoe kunnen ze van hieruit groeien?

Voorbeeld 1:^[5]

“Tijdens de teamvergadering van gisterochtend, toen u uw presentatie gaf (Situatie), was u niet zeker over twee van de dia's en waren uw verkoopberekeningen onjuist (Gedrag). Ik voelde me beschaamd omdat het hele bord er was. Ik ben bang dat dit de reputatie van ons team heeft beïnvloed (Impact).”

Voorbeeld 2:^[6]

“Tijdens de klantvergadering op maandagmiddag hebt u ervoor gezorgd dat de vergadering op tijd startte en dat iedereen vooraf handouts had (situatie). Al je onderzoek was correct en alle vragen van de klant werden beantwoord (Gedrag). Ik ben trots dat je zo'n uitstekend werk hebt verricht en de organisatie in een goed daglicht hebt gesteld. Ik heb er vertrouwen in dat we het account krijgen, dankzij je harde werk (Impact).”

Weten hoe je duidelijke, specifieke en waarneembare feedback moet geven, is een essentiële vaardigheid om een ​​effectieve communicator op je werk te zijn.

6. Follow-up, bevestiging en aansprakelijkheid creëren

Effectieve communicatie op het werk is geen eenmalige gebeurtenis. U moet de voortgang continu controleren en blijvende ondersteuning bieden. Vergeet niet om de voortgang van uw collega's, teams of leiders te erkennen!

Gebruik de volgende vragen om u te helpen de effectiviteit van de lopende communicatie op het werk te evalueren: adverteren

• Welke kansen zie je??
• Hoe kun je aanpassen?
• Welke beslissingen moeten worden genomen?
• Welke ondersteuning kan je bieden??
• Wat moet u doen om ervoor te zorgen dat het juiste bericht is ontvangen??

7. Gebruik de 7C's van communicatie

Houd voor elk communicatiemedium op het werk de 7C's van communicatie in het achterhoofd om uw bericht te verfijnen:^[7]

• Duidelijk. Wat is het doel? Is de boodschap gemakkelijk te begrijpen??
• Beknopt. Wat kun je verwijderen? Is het op het punt?
• Beton. Wat zijn de feiten?
• Correct. Is het bericht vrij van fouten? Is het geschikt voor uw publiek?
• Samenhangend. Is er een logische stroom? Is het bericht consistent??
• Compleet. Wordt relevante informatie verstrekt en is er een oproep tot actie?
• Beleefd. Wat is de toon van uw bericht?

Lees hier meer over de 7C's: Effectieve communicatie: hoe niet verkeerd begrepen te worden

Opsommen

Manieren om te zorgen voor effectieve communicatie op het werk vergt oefening en tijd.

Houd deze 7 strategieën op de eerste plaats om uw communicatie op het werk te verbeteren, zodat uw berichten duidelijk en transparant zijn.

1. Ken je publiek goed
2. Probeer de situatie te begrijpen en duidelijk te maken
3. Luister op meerdere niveaus
4. Beoordeel hoe u feedback ontvangt
5. Geef objectieve en waarneembare feedback
6. Follow-up, bevestiging en accountability
7. Gebruik de 7 C's van communicatie

Blijf groeien en stem je vaardigheden af!

Wat is een ding waar u deze maand aan kunt werken om uw communicatie op het werk te verbeteren?

Wees specifiek en daag jezelf uit door een SMART-doel te stellen voor communicatie op het werk - specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, tijdgebonden!

Meer over communicatie op de werkplek

• Stijlen voor conflictbeheersing voor effectieve communicatie op het werk
• Hoe effectieve communicatievaardigheden te beheersen op het werk en thuis
• Hoe te werken met verschillende communicatiestijlen op kantoor
• Hoe communicatievaardigheden voor succes op de werkplek te verbeteren

Aanbevolen fotomunt: Brooke Cagle via unsplash.com

Referentie