75 Gemeenschappelijke e-mailfouten die u waarschijnlijk aan het maken bent

Je hebt je altijd afgevraagd, toch? Wat voor soort fouten maak je elke dag met je e-mails?

Maak je geen zorgen, ik heb deze lijst met 75 veelvoorkomende e-mailfouten samengesteld, zodat je kunt zien waar je schuldig aan bent. Laten we beginnen: adverteren

netiquette

1. U gebruikt geen basisgroeten. Vergeet niet om mee te beginnen “Hallo”, “Hoi”, “Geachte”, enz.
2. U gebruikt dubbelzinnige onderwerpregels of vermijdt ze helemaal. Geef exact aan wat u wilt in uw onderwerpregel en maak het voor mensen eenvoudiger om uw e-mails later te vinden.
3. U verzendt elke e-mail met de vlag met hoge prioriteit. Gebruik dit alleen als het dringend is.
4. Je verwacht van mensen dat ze je e-mails onmiddellijk beantwoorden en ze e-mail sturen als ze dat niet doen. Vergeet niet dat e-mail een langzamere vorm van communicatie is.
5. Je klikt op Allen beantwoorden als je op Antwoord wilt drukken. Controleer altijd voordat je verzendt.
6. Je vermengt het verschil tussen To en CC. To is voor mensen die actie moeten ondernemen; CC is voor mensen die op de hoogte moeten worden gehouden.
7. U CC honderden mensen wanneer een BCC meer geschikt is. Zorg ervoor dat u BCC gebruikt wanneer u algemene e-mails verzendt naar mensen die elkaar niet kennen.
8. Je sluit e-mails abrupt. Het doet geen pijn om dank u wel, oprechte groeten of een andere beleefde afsluiter te zeggen.
9. Uw e-mail bevat geen contactgegevens. Voeg dit zo snel mogelijk toe aan je handtekening.
10. Je hebt een heel lange handtekening. Verkort uw e-mail als u kunt en overweeg of al die legalese is werkelijk noodzakelijk.

schrift

1. U stuurt onvolledige e-mails. Neem nog een paar minuten om te voltooien wat je schrijft.
2. Je stelt mensen open vragen over e-mail. Dit kan discussies veroorzaken die het best ergens anders zijn geweest.
3. U gebruikt ingewikkelde zinnen en woorden die ontvangers moeten opzoeken. Gebruik dagelijkse taal.
4. U gebruikt TXT-taal, slechte interpunctie en slechte grammatica in uw e-mails aan uw baas. Typ in plaats daarvan volledige zinnen die logisch zijn.
5. Je stuurt e-mails in HOOFDLETTERS naar je collega's. Stop met tegen me te schreeuwen!
6. U neemt inhoud op in de hoofdtekst van een e-mail wanneer de onderwerpregel een vraag met een gesloten einde is, bijvoorbeeld., “Lunch om één?”
7. U stelt een open vraag in de onderwerpregel en neemt geen verklarende inhoud op in de hoofdtekst van de e-mail, bijvoorbeeld., “Ik heb honger. Wat zullen we doen?”
8. Je spelling niet controleren of proeflezen van je e-mails. hint: die rode kronkelige lijnen betekenen normaal dat er iets mis is.
9. Je schrijft lange paragrafen en verwacht dat mensen ze lezen. Gebruik in plaats daarvan samenvattingen en gebruik waar mogelijk opsommingstekens.
10. Je denkt dat ongebruikelijke lettertypen dingen interessant houden. Blijf bij Arial, Times New Roman of het standaardlettertype van uw bedrijf. En gebruik gewoon een variatie van zwart; het is gemakkelijker om te lezen.

Je collega's helpen

1. Je stuurt grote bijlagen en vraagt ​​je vervolgens af waarom andere mensen ze niet krijgen. Sla ze op in het netwerk, gebruik cloudopslag of comprimeer ze in plaats daarvan.
2. Je stuurt geen mensen updates over belangrijke projecten waarbij ze betrokken zijn. Houd je collega's op de hoogte.
3. Je stuurt te veel updates over onbelangrijke projecten waar mensen niet bij betrokken zijn. Houd gewoon relevante collega's in de gaten.
4. U stuurt e-mails als u dringend informatie nodig heeft. Een telefoontje, chatbericht of een gesprek zijn allemaal beter en sneller.
5. Na een pauze keert u terug naar uw bureau en antwoordt u één voor één uw e-mails zonder ze allemaal eerst te controleren. U kunt iedereen tijd besparen door eerst al uw e-mails te lezen.
6. U stuurt de persoon naast u een e-mail en vraagt ​​hen vervolgens mondeling als ze het al hebben ontvangen.
7. U besteedt uren aan het invullen van een e-mail met nuttige informatie. Schrijf in plaats daarvan een blogpost of werk de bedrijfswiki bij zodat iedereen hiervan kan profiteren.
8. Je stuurt kettingmails mee omdat ze een goede manier zijn om de tijd te doden. Deze worden het best bewaard voor persoonlijke e-mailaccounts en zelfs dan zou ik ze vermijden.
9. Je haat e-mailketens (dat is prima) en je reageert niet op belangrijke omdat je ze hebt gemist (niet fijn).
10. Je respecteert niet de tijd van de mensen naar wie je e-mails stuurt. Houd je e-mails kort en to-the-point.
11. U gebruikt e-mail Leesbevestigingen. De meeste mensen vinden dit irritant en zelfs grof. vermijden!
12. U gebruikt e-mail om mensen vragen te stellen, wanneer de antwoorden beschikbaar zijn via een snelle Google-zoekopdracht.
13. U vergeet de ontvangers te vertellen wat u wilt in uw e-mail. Zeg wat je wilt in de onderwerpregel of de eerste regel.
14. Je stuurt stomende e-mails naar collega's met wie je een affaire hebt. U weet dat het bedrijf waarschijnlijk toegang heeft tot uw e-mails, nietwaar? Word komt rond, dus wees niet zo onprofessioneel.
15. Je stuurt stomende e-mails naar collega's die je bent niet een affaire hebben met. Idem voor punt 14, met een extra portie seksuele intimidatie.

Professioneel zijn

1. Je antwoordt niet op de e-mails van je baas. Altijd antwoord op je baas.
2. Je eist of verstuurt ongepaste bijlagen naar collega's via e-mail. Vergeet niet dat u op het werk bent voordat u verzendt.
3. Je mengt persoonlijke e-mails met zakelijke e-mails. Houd ze in afzonderlijke accounts.
4. U beantwoordt e-mailberichten onmiddellijk en buiten kantooruren. Geef mensen niet de indruk dat je altijd beschikbaar bent.
5. Je stuurt e-mails als je dronken bent. Nuchter eerst!
6. Je vergist lange e-mails als je grondig bent.
7. Je vergist korte e-mails met onbeschoftheid.
8. U stuurt een e-mail naar uw team en CC de client erop. Houd communicatie van klanten gescheiden.
9. Je houdt ervan om zinloze bijlagen te verzenden, zoals foto's van je kat, waar je op vakantie bent geweest en wat je eet. Als dit moet, stuur deze dan alleen naar vrienden.
10. Je reageert op e-mails als je boos bent. Tel tot 10 en haal diep adem eerste.

Productiviteit Drains

1. U ontvangt elke dag tientallen (onnodige) e-mailmeldingen van de verschillende services die u gebruikt. Schakel deze waar mogelijk uit.
2. U hebt het e-mailcharter niet gelezen. Ja! Er is een charter.
3. Je streeft naar een Zen-achtige werkomgeving, waarin je je op één taak concentreert zonder te stoppen om e-mail te checken. Leuk vinden of niet, werk zal via e-mail aankomen; een systeem hebben om het te beheren.
4. Je telefoon waarschuwt je via een hoorbaar ding telkens wanneer je een e-mail ontvangt. Schakel dit uit als u gefocust wilt blijven.
5. U gebruikt e-mail als uw takenlijst. Houd uw takenlijsten gescheiden met apps zoals Wunderlist, Herinneringen of Asana.
6. Je stopt constant wat je doet om te zien of je nieuwe e-mail hebt. Controleer in plaats daarvan elk uur of elk ander uur een e-mail.
7. Je inbox zegt dat je 13.463 ongelezen e-mails hebt en dat je het goed vindt. Leer inbox nul of ga failliet.
8. E-mail is waar uw werk sterft. Stop er mee!
9. U hebt inbox nul niet geïmplementeerd. Dit duurt een uur of twee om te leren, maar het zal u tijd besparen.
10. Je oefent inbox nul als je op het toilet zit. Nee, stop daarmee ook!

Veiligheid

1. U verzendt wachtwoorden en andere gevoelige informatie via e-mail. Als u dit moet doen, codeert u eerst de informatie.
2. U gebruikt hetzelfde wachtwoord voor uw e-mail en voor al uw andere accounts of ...
3. U wijzigt uw wachtwoord niet regelmatig. Probeer in plaats daarvan eens per maand uw wachtwoord te wijzigen. En volg ze.
4. U hebt authenticatie in twee stappen niet ingeschakeld voor uw openbare e-mailaccounts. Doe dit nu.
5. U bent verheugd te ontdekken dat u vooraf bent goedgekeurd voor een creditcard van US $ 10.000 die u niet heeft aangevraagd.
6. Ondanks dat je bent gewaarschuwd door je collega's, schrijf je voor de zekerheid terug naar spammers.
7. Je stuurt de e-mails van anderen door als er gevoelige informatie onderaan staat. Lees de volledige keten voordat je verder gaat.
8. U gebruikt geen programma voor het blokkeren van spyware, virussen of adware. Vraag uw IT-afdeling om er een te installeren als ze dat nog niet hebben gedaan.
9. U geeft de telefoonnummers en adressen van andere mensen via e-mail zonder hun toestemming. Controleer altijd eerst.
10. U logt in op uw e-mailaccount op een openbare computer en vergeet u uit te loggen. Als u uw professionele e-mailaccount buiten het kantoor gaat gebruiken, zorg er dan voor dat u veilig bent.

E-mailbeheer

1. U vertrouwt op automatisch aanvullen om het adresveld te vullen. Controleer in plaats daarvan of de contactgegevens correct zijn voordat u verzendt.
2. U stuurt een belangrijke e-mail, sluit Outlook voor het synchroniseert met de server en klagen dan dat niemand op je e-mail heeft gereageerd.
3. Je reageert op groeps-e-mails door iedereen te beantwoorden. Bestudeer, voordat u verzendt, of een antwoord op één persoon wel of niet klopt.
4. Je gebruikt Gmail en doet niet de moeite om de sneltoetsen te leren. Ze zijn gemakkelijk te gebruiken.
5. U verzendt bestandsbijlagen die andere mensen niet kunnen openen. Ontdek wat de standaardapplicaties en bestandsindelingen in uw kantoor zijn.
6. Uw e-mail is niet in mappen onderverdeeld en u weet niet waar iets is. Mappen zijn niet nodig, maar ze kunnen helpen. Echter, als…
7. Uw e-mail is georganiseerd in tientallen mappen en u weet nog steeds niet waar iets is; nogmaals, inbox zero kan helpen.
8. U e-mailt rond grote bijlagen. Sla ze in plaats daarvan op in het netwerk, met behulp van cloudopslag of een andere samenwerkingshulpprogramma.
9. Je maakt een kop koffie, zet een koptelefoon op, sluit al je applicaties af en besteedt een uur aan het uittypen van die geweldige e-mail. Behandel e-mail niet als kunst.
10. Je print e-mails uit en archiveert ze zorgvuldig in je la. Dat is waar uw e-mailarchief voor is.

Wacht, ik dacht aan One More

Je schrijft een lijst met veel voorkomende e-mailfouten en beseft dat je nog steeds minimaal 53 van deze fouten maakt! Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Welke veel voorkomende e-mailfouten maak je? Laat het me weten in de comments hieronder. Advertising

Aanbevolen foto credit: kimubert via flickr.com