8 Tijdmanagementstrategieën voor drukke mensen

In de 25 jaar dat ik in bedrijfsomgevingen heb gewerkt en ondernemers heb gecoacht, hebben mensen er altijd naar gekeken hun tijdmanagementvaardigheden te verbeteren.

Als coach komen mensen vaak naar me toe omdat ze het gevoel hebben dat ze niet genoeg tijd hebben om alles te bereiken wat ze willen elke dag. Ze zijn druk bezig, maar werken niet aan de dingen die hen veel vreugde schenken of een echte impact hebben in hun bedrijf en leven.

De hele dag in constante actie zijn is de norm. Ze zitten vast in een eindeloze cyclus van drukte en vullen tijd met taken.

Een van de dingen die ik heb opgemerkt over druk werk is dat het mensen niet productiever of creatiever maakt. In feite creëert het meer complicaties en complexiteit.

Omgaan met e-mails, naar meerdere vergaderingen gaan, multitasken en werken aan activiteiten met weinig waarde is vaak niet het beste gebruik van uw tijd.

Wat als er een andere manier was om na te denken over hoe u uw tijd beheert? Zou je willen dat je je tijd effectiever zou kunnen beheren en elke dag tevreden zou zijn met wat je bereikt hebt??

Er zijn een paar eenvoudige tijdbeheerstrategieën die drukbezette mensen kunnen gebruiken om effectiever, productiever en meer van de belangrijkste dingen gedaan te krijgen.

Hieronder volgen acht tijdbeheerstrategieën die drukbezette mensen nu kunnen implementeren om hun leven te vereenvoudigen en hun manier van denken over het beheren van hun tijd te veranderen.

1. Neem een ​​tijdcontrole

Als u controle wilt over uw tijd, moet u eerst begrijpen hoe u uw tijd doorbrengt.

Je kunt pas veranderen als je duidelijk weet waar je bent en wat werkt en wat niet werkt?

Deze audit geeft u een goed beeld van de waarde die u creëert en de resultaten die u behaalt V wanneer u investeert in elk project of elke taak. Het zal u helpen alles te vereenvoudigen zodat u heel snel kunt begrijpen of u uw tijd productief gebruikt of niet.

Wanneer mijn coachingklanten een tijdcontrole uitvoeren, doen ze dit meestal zeven dagen achter elkaar en ik zou hetzelfde voor jou aanbevelen.

Hoe een tijdcontrole uit te voeren

1. Pak een leeg vel papier
2. Zet een datum bovenaan
3. Teken drie regels op de pagina
4. Titel van de eerste kolom 'High Value Work'
5. Titel de tweede kolom 'Goed werk'
6. Titel de Derde kolom 'Werken met lage waarde”

Werk met hoge waarde is werk waar je dol op bent, waar je geweldig in bent. Het is werk dat de grootste resultaten oplevert.

Goed werk is werk waar je van geniet. Het levert goede resultaten op, maar is werk dat vaak repetitief is en iemand anders even goed of beter zou kunnen doen

Werk met lage waarde prikkelt je niet en frustreert je waarschijnlijk. Het levert geen geweldige resultaten op, verlaagt je energieniveau en kan worden gestopt of aan iemand anders worden gegeven.

Voor elk project of elke taak die u onderneemt, wijst u het toe aan een van de drie kolommen met de naam van het werk en de hoeveelheid tijd die u besteedt.

Aan het einde van de 7 dagen, totaliseer de hoeveelheid tijd besteed aan elke kolom en aan elk project.

Ik geef de voorkeur aan papier, maar je kunt ook een hulpmiddel gebruiken zoals wisselen of oogsten. Advertising

Dit kan een oefening zijn om de ogen te openen. Zoek aan het einde van de audit naar manieren om uw tijdsbesteding te verbeteren. Stel jezelf de vraag hoe je meer tijd kunt besteden aan High Value Work dat de grootste impact creëert, meer vreugde brengt en de gewenste resultaten oplevert.

2. Stel doelen voor tijdbeheer in

Zonder een duidelijke visie of doelen, kan het gemakkelijk worden om af te drijven, de focus te verliezen en afgeleid te worden.

Door duidelijkheid te scheppen over waar u nu bent en waar u naartoe wilt, wordt het veel gemakkelijker om uw tijd te concentreren op de hoogwaardige activiteiten die u zullen helpen uw doelen te bereiken.

Door specifieke, meetbare doelen te stellen, kun je duidelijk bepalen hoe je ideale toekomst eruit ziet en een plan en een pad maken om daar te komen.

Met deze duidelijkheid kunt u alles vereenvoudigen. U bent duidelijk op uw bestemming en kent de beste manier om uw tijd, middelen en mensen te beheren om daar te komen,

Door te begrijpen wat u het beste doet en wat de grootste impact kan hebben, krijgt u meer duidelijkheid over hoe u uw tijd het best kunt gebruiken en over wie u nog meer kunt helpen uw doelen te bereiken.

Het beheersen van je tijd is deels over welke veranderingen je kunt maken. Het gaat er ook om wie u kan helpen nog effectiever te worden.

Het stellen van doelen kan je de wilskracht en motivatie geven om in de juiste richting vooruit te gaan, waardoor je tijd bespaart en de drukte en uitstelgedrag vermindert.

Stel doelen in voor elke periode van 90 dagen en bekijk uw prestaties aan het einde van die cyclus. Bekijk wat werkte en welke doorbraken u bereikte. Stel vervolgens uw volgende doelen voor 90 dagen in.

Lees meer over het stellen van doelen om dingen voor elkaar te krijgen in dit artikel: 17 Slimme tips om doelen te stellen om meer gedaan te krijgen

3. Delegeren en uitbesteden

Wanneer u een tijdcontrole uitvoert, begrijpt u precies waar u op dit moment tijd aan besteedt en aan welke activiteiten.

De sleutel tot effectieve overdracht is om uw unieke sterke punten en de grootste waarde die u creëert te begrijpen en uit te werken hoe u steeds meer tijd kunt besteden aan dat werk.

Soms hebben we het gevoel dat we de enige mensen zijn die de klus kunnen klaren, dus houden we taken vast waar we niet van genieten en vertellen we ons over de dingen die we het beste doen.

We kunnen allemaal uren terugkrijgen door beter, productiever werk te doen. Werk dat we eigenlijk graag doen.

In plaats van na te denken over hoe u alles in uw schema kunt passen, kunt u overwegen wie de mensen zijn die projecten en taken kunnen uitvoeren.

Bedenk waar je creatieve energie en unieke vaardigheden het best kunnen worden benut.

Een CEO van een reisbureau waar ik mee werkte, is 15 uur per week teruggekomen door simpelweg een assistent in te huren om met haar samen te werken. Ze was in staat om meer tijd te spenderen aan het doen van de dingen die ze het beste deed en waar ze van hield. Dit omvatte het winnen van nieuwe zaken, tijd doorbrengen met haar klanten en meer verwijzingen krijgen.

Probeer deze tip: adverteren

Elke 90 dagen bedenken hoe u 3 dingen uit uw lijst met werkaanbiedingen met lage waarde kunt verwijderen die u momenteel frustreert, irriteert of u bezorgt geen echte waarde.

Denk aan 3 dingen uit uw goede werklijst die u kunt delegeren of uitbesteden.

Denk aan 3 dingen uit je High Value-lijst waar je meer tijd aan wilt besteden.

Blijf dit proces elke 90 dagen volgen om jezelf nog meer te bevrijden om meer tijd te spenderen aan de dingen die je het beste doet en de resultaten op het hoogste niveau te brengen.

Deze gids over delegeren is handig voor u:

Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg

4. Begin met prioriteiten stellen

Wanneer u duidelijk en opzettelijk bent over hoe u uw tijd en uw toekomstige doelen wilt besteden, is het van belang om prioriteit te geven aan uw tijd om die doelen te realiseren.

Als je geen prioriteiten stelt, kun je de focus verliezen, afgeleid raken en beginnen met uitstellen. Je tijd zal worden opgevuld met activiteiten van lage waarde en perfectionisme kan binnensluipen.

Als je elke dag 20 dingen op je takenlijst hebt staan, geef je geen prioriteit. Wanneer je een oneindige takenlijst en een uitpuilende Inbox hebt, rekt je workload voortdurend op, wat leidt tot overweldigen en een verlies aan duidelijkheid en focus.

Als je het super druk hebt, is de sleutel tot tijdmanagement focus en prioriteiten stellen rond de activiteiten die je helpen je doelen te bereiken.

Een eenvoudige strategie voor tijdbeheer is om maximaal vijf dingen in te stellen die u elke dag wilt bereiken. Dat zijn jouw prioriteiten.

Lees Volgende

Werk effectief delegeren (de definitieve handleiding voor leiders)

The Ultimate Night Routine Guide: slaap beter en word productief wakker

Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Als het je lukt om ze te voltooien, kun je aan andere dingen werken, maar de vijf die je identificeert hebben prioriteit.

Deze intentionaliteit zorgt ervoor dat je niet afgeleid raakt en gaat verder met items en taken die niet op je prioriteitenlijst staan.

Lees dit artikel over hoe u beter prioriteiten kunt stellen: hoe u prioriteiten in tien minuten recht kan zetten en sneller 10x kunt werken

5. Doe het allerbelangrijkste eerst

Deze strategie is een van de sleutels tot effectief tijdbeheer.

Begin je dag met jezelf:

“Wat is het nummer één ding dat ik vandaag absoluut moet bereiken?”

Als je daar eenmaal duidelijk over bent, en je je committeert om dat doel te bereiken, is de kans groot dat je het werk ZEKER doet. Advertising

Deze techniek zal stoppen met de stoornis, afleiding en chaos van impact op uw dag.

De reden? Je hebt aan het begin van de dag een bewuste beslissing genomen, wanneer je wilskracht sterk is.

Heb je gemerkt dat als de dag slijt dat je minder en minder wilskracht en energie hebt om je te concentreren?

Dus, doe eerst het belangrijkste of de dingen.

Als u gesprekken met potentiële klanten hebt opgezet, doe dit dan 's morgens.

Als je een belangrijke presentatie hebt om te schrijven, doe dit dan 's morgens.

Niet multitasken. Focus op één project per keer en werk eraan totdat het voltooid is.

Wat je belangrijkste ook is, als je dat ding eerst doet, heb je nooit een dag waarop je iets belangrijks gedaan hebt.

Door deze eenvoudige tijdmanagementstrategie te volgen, zult u meestal een zeer productieve dag tegemoet gaan.

Soms moet u misschien niet vaker zeggen dat de dingen geen prioriteit hebben of niet aansluiten bij uw doelen. Hoe? Leer nee te zeggen in dit artikel: The Gentle Art of Saying No

6. Creëer de perfecte ochtend- en avondroutine

Als je fysiek en mentaal op je hoogtepunt werkt, zul je veel gerichter en productiever zijn.

Het creëren van je perfecte ochtendroutine kan je helderheid en energie geven om je belangrijkste prioriteiten van de dag te voltooien.

Als je kunt, besteed je elke dag 60-90 minuten aan het opzetten van een 'high-performance'-dag door je te richten op wat JIJ wilt bereiken.

Neem een ​​gezond ontbijt, lees, mediteer, maak een wandeling - wat het beste voor u werkt. Leg dan de lay-out en wees duidelijk op uw prioriteiten voor de dag.

Wat is het enige waar u zich op wilt concentreren - doe dat ding eerst tot het voltooid is. Dit vereist betrokkenheid en consistentie.

Het is misschien moeilijk om mee te beginnen, maar net als naar de sportschool gaan, kan het na verloop van tijd gemakkelijker worden als je de gewenste resultaten behaalt.

Als u uw productiviteit wilt verdubbelen en uw tijd wilt maximaliseren, maakt u een avondroutine om uw ochtendroutine te ondersteunen.

Geef uzelf aan het einde van elke dag 15 minuten om over de dag na te denken. Noteer 3 dingen die goed waren in die dag. Dit kan een nieuwe klant zijn, een geweldige ontmoeting die je had, positieve opmerkingen over je werk. Alles dat je een positief en zelfverzekerd gevoel geeft. Deze strategie maakt je ook dankbaar voor wat je hebt bereikt. Advertising

Noteer vervolgens de 3-5 dingen die u de volgende dag wilt bereiken, vermeld in prioriteitsvolgorde. Dit zorgt ervoor dat alles de volgende ochtend nieuw in je geest is en zorgt voor een zelfverzekerde mindset.

Voeg een extra laag toe aan deze strategie en breng op zondag 30 minuten door met het instellen van uw belangrijkste prioriteiten voor de komende week.

7. Werken in tijdblokken

Als je serieus bent in het verkrijgen van meer controle over je tijd, het ervaren van meer vrijheid en het overwinnen van gevoelens van stress en overweldiging, dan moet je niet multi-taakmatig zijn.

Werk in plaats daarvan in stukken van gerichte tijd aan uw prioriteitsprojecten. Wissel niet tussen taken of projecten.

Ik werk volgens het 60/60/30 principe, werkend in brokken van 50 minuten, en dan een pauze van 10 minuten voor de eerste twee brokken van de tijd voordat je dan 30 minuten vrij neemt om te lezen, wandelen of mediteren.

Deze strategie kan helpen om je energie de hele dag op te houden en geeft je een echt gevoel van voldoening als projecten worden voltooid.

Veel mensen gebruiken de Pomodoro-techniek om hun tijd te volgen, maar u kunt eenvoudig de timerfunctie op uw telefoon gebruiken.

8. Neem de tijd voor jezelf

Hoe vaak neem je de tijd voor jezelf of vier je elke dag kleine of grote prestaties?

Voor sommigen is het een blijk van succes om harder te werken en meer uren te werken om zoveel mogelijk dingen gedaan te krijgen.

Als u dit consequent blijft doen, loopt u mogelijk een burn-out.

Door maximaal gebruik te maken van uw tijd, uw workflow te stroomlijnen en u te concentreren op de hoogwaardige activiteiten die u zullen helpen uw doelen te bereiken, heeft u meer tijd over voor uzelf en de mensen die er toe doen.

Je moet jezelf toestemming geven om tijd vrij te maken van je bedrijf, of je nu tijd wilt besteden aan persoonlijke ontwikkeling of met het gezin of vrienden, dat is aan jou, maar geef jezelf die tijd.

Dan Sullivan, oprichter van Strategic Coach, heeft een uniek tijdmanagementsysteem gecreëerd om u te helpen u tijd, energie en creativiteit te geven o uw beste resultaten te produceren.^[1]

Een deel van dit tijdmanagementsysteem is een focus op het nemen van gratis dagen, wat een 24-uursdag is, van middernacht tot middernacht, gedurende welke er geen aan het werk gerelateerde activiteiten zijn.

Het doel van deze dag is om mensen te helpen hun energie te verjongen en op te voeren, zodat ze een hoge productiviteit en creativiteit behouden.

Het komt neer op

Wanneer drukke mensen praten over het niet hebben van voldoende tijd, is dat meestal omdat ze de waarde van hun eigen tijd niet hebben begrepen en op de juiste manier hebben geprioriteerd.

Hoe we onze tijd gebruiken, is vaak een keuze. We hebben eigenlijk heel veel controle over onze tijd. Geen volledige controle, maar meer controle dan we denken.

Probeer een of meer van deze tijdmanagementstrategieën. Als u een of meer zaken vindt die goed voor u zijn, houdt u deze 90 dagen bij en ziet u het verschil in uw zakelijke en privéleven.

Meer bronnen over productiviteit

• Kan niet focussen? Waarom je het verkeerd hebt gedaan en hoe je je beter kunt concentreren
• Gemakkelijk afgeleid en moeilijk te focussen? Probeer dit te doen
• 7 Effectieve tijdmanagementtips om uw productiviteit te maximaliseren
• 18 Best Time Management-apps en -hulpmiddelen

Aanbevolen foto credit: Alvaro Reyes via unsplash.com

Referentie

[1]

^

Strategic Coach: wat zijn vrije dagen en hoe weet je wanneer je ze nodig hebt?.