8 Hulpmiddelen die u productiever maken met Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint en Outlook: dat is wat Microsoft Office de meest gebruikte reeks tools op de markt maakt. Maar zelfs Office heeft zijn beperkingen. Er zijn problemen die u dagelijks tegenkomt en die tijd neemt die u beter aan andere dingen kunt besteden. Hoewel je misschien geweldige apps hebt die je productiviteit op andere gebieden van je leven verhogen, ben je je misschien niet bewust dat er ook een paar geweldige add-ins voor Office zijn. Sommigen van hen zijn zelfs gratis. Hier zijn acht van de beste, klaar voor snelle download en onmiddellijk gebruik.

1. ShapeChef

ShapeChef is een geweldige tool die onlangs is gepubliceerd door Wulfsoft. Het biedt sjablonen, diagrammen, afbeeldingen en een enorme set iconen voor PowerPoint, en de collectie blijft groeien. De ShapeChef-site geeft u een idee van alles wat het te bieden heeft. Er zijn pakketten van individuele tot grote organisaties en de licenties verlopen nooit.

ShapeChef voegt een bibliotheekpaneel toe aan je PowerPoint-venster voor snelle toegang. De elementen zijn ingedeeld in categorieën, of u kunt de zoekfunctie gebruiken om te vinden wat u zoekt. Zodra u een geschikte afbeelding of een goed pictogram hebt gevonden, sleept u het vanuit het bibliotheekvenster naar uw PowerPoint-dia. Het is zo makkelijk.

Er zijn ook andere voordelen. U kunt uw eigen afbeeldingen toevoegen aan de bibliotheek en deze natuurlijk delen met anderen, zodat iedereen profiteert van uw creaties. Met deze functie is het eenvoudig om consistentie te handhaven in uw hele team of organisatie.

Het beste gedeelte? U hoeft niet meer overal op internet naar een geschikte afbeelding te zoeken en u zorgen te maken over toewijzingen.

2. FlowBreeze

Als je het beu bent om stroomdiagrammen te ontwikkelen met tekengereedschappen en pijlen die nooit helemaal op de juiste plaats terechtkomen, kun je al dat gedoe opgeven door FlowBreeze te gebruiken. Deze ongelooflijke tool is een invoegtoepassing voor Excel waarmee u eenvoudig stroomdiagrammen kunt maken die er volledig professioneel uitzien. Advertising

Het enige wat u hoeft te doen is de tekst invoeren en de tool genereert automatisch de vormen voor elke stap. Elke vorm en stuk tekst is opgemaakt en de symbolen zijn perfect uitgelijnd met automatisch geplaatste verbindingspijlen. Nog beter, er is een “text-to-flowchart” wizard die een bestaand Word-bestand in een diagram omzet. Met FlowBreeze kunt u:

• Begin snel aan de slag met de eenvoudig te volgen opstartgids;
• Gebruik 84 ingebouwde indelingen om je eigen symbolen te stylen;
• Kies uit 21 formaten voor connectoren: recht, elleboogvormig of gebogen;
• Plaats afbeeldingen direct op de symbolen;
• Exporteer voltooide stroomdiagrammen in uw keuze uit vijf beeldformaten; en
• Sla diagrammen op als Excel-bestanden zodat anderen ze kunnen bekijken en bewerken.

Na een gratis proefperiode van 30 dagen kunt u een licentie voor één gebruiker of een site kopen. Het is een eenmalige betaling.

3. ASAP Utilities

Absoluut geen nieuw kind in het blok, ASAP Utilities is een Excel-invoegtoepassing die de hiaten vult en helpt bij die dingen die je niet kunt doen met gewoon Excel. Het bestaat nu 17 jaar en is in december 2015 net geüpdatet naar de nieuwste versie (5.6). Je moet echt de ASAP Utilities-site bezoeken en een aantal video's bekijken die alle functies demonstreren. Ga dan verder naar de pagina met klantbeoordelingen en zie wat de pro's die het momenteel gebruiken, zeggen.

Er zijn meer dan 300 functies - te veel om hier te noemen - maar het volstaat om te zeggen dat je bundels tijd zult besparen door ze te gebruiken. Heeft u bijvoorbeeld ooit een kolom in meerdere rijen willen transponeren zodat u een tabel kon maken? ASAP Utilities maakt het zo gemakkelijk.

Hoewel het aantal functies overweldigend lijkt, kunt u de opties kiezen en kiezen die u nodig hebt wanneer u ze nodig hebt. Volg de eenvoudige instructies en ASAP Utilities besparen u zowel tijd als stress.

4. Wikipedia-invoegtoepassing

Dus je schrijft mee, componeert misschien een essay of een stukje inhoud voor je blog, en je hebt wat basisinformatie nodig over een kunstenaar, een stad of een boek. Je zou kunnen stoppen met wat je doet, online gaan en Wikipedia openen om die informatie te krijgen, en dan kopiëren wat je nodig hebt, teruggaan naar je Word-document, het in plakken en dan opnieuw formuleren om het in je eigen woorden te plaatsen. Praat over veel onderbrekingen in uw werkstroom. En zo overbodig. Advertising

Met de invoegtoepassing Wikipedia kunt u Wikipedia-informatie rechtstreeks vanuit uw Word-bestand openen, waardoor u tijd en moeite bespaart. Wanneer u uw zoekterm typt, doorzoekt de app automatisch de Wikipedia-database en levert de resultaten in een taakvenster. U kunt vervolgens kiezen om tekst, afbeeldingen of beide weer te geven. Nog beter, je kunt een quote selecteren en deze wordt automatisch in je Word-document ingevoegd.

Er zijn een paar systeemvereisten voor deze gratis app: Internet Explorer, plus Word of Excel 2013, Word of Excel online, of Word of Excel voor iPad. Dat is het.

• De invoegtoepassing Wikipedia is beschikbaar in meer dan 20 talen.
• Als u op zoek bent naar de snelste manier om toegang te krijgen tot referentiemateriaal, is er geen beter hulpmiddel dan dit.
• Om te beginnen, gaat u naar de site en klikt u op “Toevoegen.” Klaar en klaar.

5. Office-tabbladen

Werken met meerdere documenten tegelijk is een beetje gedoe in Microsoft Office. Je moet heen en weer gaan tussen verschillende vensters om informatie te verzamelen en in te voegen in Word, Excel of PowerPoint.

Lees Volgende

6 tips om met succes uw dag optimaal te benutten

10 eenvoudige strategieën om uw leven beter te maken Vanaf vandaag

30 beste uitstelquotaties om u weer aan het werk te krijgen

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Met Office-tabbladen kunt u alle documenten openen die u tegelijk nodig hebt in een enkel venster en elk document als een bestand met tabbladen bekijken. En het werkt met alle edities van Microsoft Office vanaf 2003 vooruit. De tool bestaat uit drie onderdelen: tabbladen voor Word, tabbladen voor Excel en tabbladen voor PowerPoint, zodat u documenten kunt ophalen uit een van deze drie bronnen om samen te bekijken.

Met deze tool kunt u met alle bestanden werken en ze vervolgens allemaal met één klik sluiten (het is nog steeds mogelijk om ze afzonderlijk te sluiten, indien nodig). U kunt ook in afwachting van wijzigingen voor alle documenten opslaan met een enkele klik op “Sla alles op.”

Slechts enkele van de andere functies zijn onder meer: ​​Reclame

• De mogelijkheid om uw tabbladen aan te passen met behulp van een van de elf aangeboden stijlen;
• Gehele bestandsnamen (momenteel, als uw bestandsnaam te lang is, wordt deze afgesneden; Office Tabs geeft de volledige naam weer);
• Kleine bestandsgrootte, dus de prestaties van Office worden op geen enkele manier vertraagd; en
• Veel snelkoppelingen.

Ga naar de site, kijk rond en download de gratis basiseditie of de enterprise-editie, die uiteraard extra functies biedt. Met een permanente gebruikerslicentie krijgt u ook gratis updates en ondersteuning voor twee jaar. Je vindt ook een tutorial op de site.

6. Kutools voor Outlook

Deze biedt een groot aantal functies voor gebruik met Outlook, ontworpen om uw e-mailafhandeling te stroomlijnen en u zo veel tijd te besparen. Kort gezegd biedt Kutools voor Microsoft Outlook functies om alle alledaagse taken die u elke dag moet uitvoeren te vereenvoudigen, zoals:

• Automatisch maken “niet op kantoor” antwoordt;
• Het creëren van automatische CC- en BCC-aanpassingen voor die voorwaartse;
• Verschillende e-mails tegelijk doorsturen; en
• Sorteren via ongewenste e-mail met betere filters.

Met een enkele klik kunt u ook:

• Zoeken naar alle e-mails van een afzender, een e-mailadres of een domein;
• Antwoorden op of sturen meerdere e-mails tegelijk door;
• Verwijder alle e-mails van een afzender of met een specifieke onderwerpregel;
• Verwijder dubbele e-mails, contactnamen of e-mailadressen; en
• Blokkeer afzenders, onderwerpen of op hoofdtrefwoorden.

Een levenslange licentie geeft je ook gratis upgrades en ondersteuning voor twee jaar. Meerdere licenties worden geleverd met kortingen.

Als e-mail een groot deel van uw werkdag beslaat, hebt u deze tool nodig.

7. E-mail follow-up

Dit is een andere zeer eenvoudige invoegtoepassing voor Outlook. Als e-mail een belangrijk onderdeel is van uw professionele werk, dan begrijpt u de frustratie van het verzenden van een e-mail, het verwachten van een antwoord en het vervolgens niet ontvangen, of zelfs te vergeten dat u die e-mail hebt verzonden en een antwoord nodig had. Het is gemakkelijk om te vergeten wanneer je het druk hebt. En het nalaten van de follow-up kan de productiviteit op de weg beïnvloeden, wanneer u zich realiseert dat u niet verder kunt gaan zonder dat antwoord. Advertising

E-mail follow-up zorgt ervoor dat u nooit dat vereiste antwoord vergeet. Wanneer u uw e-mail verzendt, kunt u een herinnering plannen om een ​​vervolgmail te sturen. Als u het antwoord of zelfs een telefoongesprek ontvangt vóór de kalenderdatum die u hebt ingesteld, verwijdert u de vervolgherinnering uit de agenda. Het is eenvoudig, gestroomlijnd en bespaart u tijd bij het controleren en opnieuw controleren van uw verzonden e-mails om te zien wanneer u berichten hebt verzonden en naar wie die berichten zijn verzonden.

Deze tool voegt slechts twee knoppen toe aan uw Outlook-berichteditor. Voor een licentie voor één gebruiker ($ 24) krijgt u een jaar lang levenslang gebruik, nieuwe versies en ondersteuning. U kunt eerst een gratis proefversie downloaden om te kijken of deze voor u werkt.

8. Onetastic voor OneNote

Gratis is altijd goed, en dat is precies wat Onetastic voor OneNote is. Als je al Microsoft's digitale notitie-app OneNote hebt en ervan geniet, zul je blij zijn met deze invoegtoepassing die je nog meer functies biedt. Met Onetastic kunt u:

• Voer herhaalde taken automatisch uit,
• Download indien nodig extra macro's,
• Stel agendaweergaven in voor uw OneNote-pagina's,
• Knip of roteer afdrukken en afbeeldingen,
• Aangepaste stijlen instellen, net als Word, en
• Stel menu's en inhoudsopgaven in.

Video's en tutorials zijn beschikbaar op de website, samen met een FAQ-sectie.

We zijn allemaal op zoek naar manieren om onze productiviteit te verhogen, vooral op het werk, en we gebruiken allemaal veel verschillende methoden om meer georganiseerd en minder gestrest te worden. Nu zijn er echter tools die het werk zelf kunnen stroomlijnen. Dat is een groot pluspunt.