Een projectbeheertool voor teams waarvan u niet wist dat deze bestond

Enkele van de eerste problemen die drukke freelancers en ondernemers tegenkomen, is een time management-crisis. Naarmate ze meer werk doen, wordt het bijhouden van taken voor elke klant veeleisender. Het hebben van een gecentraliseerde hub om te communiceren en bestanden te delen met teamleden wordt al snel een noodzaak wanneer je het druk hebt: het beslist welke de beste projectbeheersoftware is om te gebruiken, waardoor de meeste mensen hun tracks niet kunnen vernietigen.

Meerdere taken beheren en leden van het virtuele team

Advertising

Dus hoe beheer je meerdere taken met veel andere teamleden die toegang nodig hebben tot klantinformatie en -bestanden? Een goed hulpmiddel om mee te beginnen is Viewpath. Viewpath is een online projectbeheersoftware met een gratis editie die niet verloopt. Dit krachtige programma krijgt niet genoeg tijd in de schijnwerpers en verdient een langverwachte introductie. Deze schrijver gebruikt het elke dag.

Hoewel de gratis versie enkele beperkingen heeft, is het een geweldige plek om te beginnen en te zien of u uw proces daadwerkelijk kunt uitvoeren tot herhaalbare stappen. Je hersenen op papier zetten kan heel onthullend zijn. Je kunt verwachten dat je je proces vele malen zult veranderen als je groeit. De ervaring zal je ook laten zien waar goede projectmanagementsoftware toe in staat is zonder je door het proces te laten haasten, zodat je het in je eigen tempo kunt leren en uitproberen. Advertising

Met alle teamleden aan boord is het eenvoudig om bij te houden welke taken op tijd en te laat zijn met eenvoudige rode stippen die de late taken markeren. Het verlengen van vervaldata of het verplaatsen van startdata van een project kan gedaan worden door het project visueel te slepen of door de gewenste datum in te voeren in de juiste taak.

Dit alles sluit mooi aan op het aspect resourcebeheer in het Gantt-diagram, waar u snel kunt zien wie overboekt is en meer werk kan accepteren. U kunt onbeperkte projecten maken en onbeperkte gasten uitnodigen. “gasten” zullen uw virtuele teamleden zijn en kunnen taken bekijken die aan hen zijn toegewezen binnen een project om toegang te krijgen tot bestanden, om ze als voltooid te markeren of om een ​​percentage te voltooien, en om notities en links toe te voegen. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Project Management voor beginners

Het mooie van beginnen met projectmanagementsoftware in het begin van het spel is dat je een idee krijgt van hoeveel tijd het kost om banen te schetsen en de voortgang bij te houden, zodat je er later niet door verrast bent. Je zou zelfs kunnen merken dat je dit aspect van het werk niet leuk vindt, en als je dat weet, kun je later de juiste soort mensen aannemen. Advertising

Als u geen ervaring hebt met projectbeheersoftware, zijn er een paar dingen die u moet weten. Deze programma's zijn groot. Ze zien er misschien eenvoudig uit, maar ze zijn in staat om honderden taken uit te voeren en honderden werknemers te volgen. Er is een proces voor het maken van een sjabloon, rapportagefunctie, afzonderlijke weergaven, meerdere categorieën en persoonlijke aanmeldingen.

Groot zijn betekent dat ze mee kunnen groeien, maar dat ze bij aanvang ook meer aandacht nodig hebben. Veel freelancers duiken in en komen er snel achter dat om echt alle functies te gebruiken, het uren aan leren kost en zelfs meer tijd aan het plannen is. Deze tijdinvestering kan in eerste instantie een afslag betekenen, maar het stellen van moeilijke vragen stroomlijnt het proces alleen voor later. Natuurlijk is er altijd de mogelijkheid om het te gebruiken voor de taken die u onmiddellijk nodig hebt en te leren terwijl u werkt, maar verwacht het niet snel “einde” naar de leercurve.

15 hacks voor Viewpath die u tijd besparen:

1. Wanneer u meerdere rijen tegelijk selecteert, houdt u Shift ingedrukt en klikt u niet binnen de selectievakjes. Klik links om een ​​grote selectie te maken.
2. U kunt meerdere datums of resourcenamen tegelijk wijzigen door alle gewenste regels te selecteren en de eerste letter van de naam of de datum te typen.
3. In de war over het maken van sjablonen? Maak gewoon een taak, maak alle taken aan en kies de volgende keer dat u een vergelijkbare taak wilt maken “maak van bestaande” taak in plaats van de sjabloonoptie.
4. De klok met tijdregistratie werkt niet in de gratis versie, dus stop ermee te klikken.
5. Een baan missen? Je hebt waarschijnlijk het tabblad gesloten. Ga naar huis, vervolgens naar het tabblad Project en dubbelklik erop.
6. Het archiveren van taken is beter dan verwijderen.
7. Hulpbronnen die niet op een baan verschijnen? Ga naar een andere taak met resources erin, selecteer ze allemaal, klik op bewerken en plak in een nieuwe job.
8. De kleine pijlen bewegen rond alles wat je selecteert, niet slechts één taak. Zorg ervoor dat slechts één taak is geselecteerd en plaats deze vervolgens in de hiërarchie.
9. Sla de zelfstudie niet over. Het is supereenvoudig en duurt ongeveer 3 minuten.
10. Taken die worden weergegeven maar niet kunnen worden gevonden op de tijdlijn? Controleer uw jaar in de datumkolom. Soms worden banen ingevoerd voor het verkeerde jaar en poef! Ze verdwijnen.
11. “Looptijd” betekent hoeveel dagen of uren u iemand zult laten proberen de taak te voltooien. “werk” is hoe lang je verwacht dat ze zullen nemen en is te vinden in het dropdown-menu van elke header.
12. Het startscherm vereist dat u op de knop Doorgaan in het midden van het scherm drukt voordat u het programma onthult wanneer u zich voor het eerst aanmeldt. Ja, u bent op de juiste plaats.
13. De gratis versie verloopt niet, maar als je langer dan 4 maanden niet inlogt, heb je mogelijk geen account wanneer je terugkomt.
14. Als u een taak inspringt (verplaats deze naar rechts met een pijltoets), wordt de taak erboven een vetgedrukte koptekst. U kunt de koptekst niet voltooien. Ze worden voltooid wanneer alle taken onder hen zijn voltooid.
15. Maak een taak aan het einde van elk project dat zegt “klaar voor facturering”, als de betalingsdatum voorbij is, dient dit als een leuke herinnering.