Haalbare productiviteitstips om uw werkdag en minder stress te stroomlijnen

Als iemand die haar dagen doorbrengt met het ontwerpen van kantoren en het organiseren van kantoor-refits, weet ik hoe het is om het gevoel te hebben dat ik de controle over mijn dagelijkse taken verlies. In een tijdperk waarin van mensen in verschillende sectoren wordt verwacht dat ze in één keer meerdere klanten, cruciale taken en meer opgedragen taken beheren, is organisatie alles. Dit geldt vooral als u bedenkt hoeveel stress op het werk sinds het begin van de recessie is toegenomen.

Hoewel de verzuimniveaus zijn gedaald, meldde 40% van de werkgevers onlangs een toename van stress rond hun werkplek. Dit komt met zijn eigen problemen, omdat werknemers onwel en onproductief gaan werken, en zelfs het risico lopen op ernstige hartproblemen.

Hoewel het volledig elimineren van stress van uw werkdag geen luxe is die veel mensen hebben, heb ik ontdekt dat er tal van manieren zijn om uw dagelijkse taken te stroomlijnen om uzelf te organiseren en uw stressniveaus te verlagen..

Delegatie is niet hetzelfde als luiheid

Ik sta vaak te kijken, met afschuw, naar mijn intimiderende to-do-lijst. Ongeacht het aantal taken dat ik kan afhandelen, komen er andere opduikelen om ze bijna onmiddellijk te vervangen, wat betekent dat ik constant onderweg ben en moeite heb om mijn tijd af te splitsen.

Als dit bekend klinkt, heb je misschien ook het gevoel gehad dat dit je werk is, dus alleen jij moet het afmaken en als je net zo goed bent in je baan als je denkt, zou je niet achterop moeten raken. Dit kan niet verder van de waarheid zijn. Zelfs de meesten van ons worstelen soms om de snelle wereld van modern werk bij te houden, dus wees niet bang om bepaalde taken aan anderen te delegeren. Advertising

Deel de lading met uw team

Als je net als ik een senior lid van je team bent, merk ik dat het doorgeven van eenvoudigere taken aan junior teamleden een verrassende hoeveelheid druk kan elimineren. Bij mij is het Photoshop-werk, eenvoudig 2D-planwerk en zoeken naar productafbeeldingen, maar knagende taken in elke branche zijn degenen die steeds later opzij worden geschoven, opbouwen zonder dat je het echt merkt en dan opdoemen uit de duisternis met een stressvolle wraak, net als je denkt dat alles is gedaan. Bovendien vind ik dat ze het plezier uit de werkdag halen, dus het opslaan van de meer gecompliceerde en creatieve taken voor jezelf is een ideale manier om meer interesse in je werk te injecteren.

Deel de belasting met freelancers

Nu begrijp ik dat niet iedereen het voordeel heeft om deel te nemen of te werken als onderdeel van een team, maar er zijn nog steeds manieren waarop je je leertaken kunt delegeren..

Upwork en Amazon Mechanical Turk zijn beide geweldige webplatforms waar je banen kunt indienen voor hun duizenden freelancers om namens jou te voltooien. Deze freelancers vragen uiteraard om betaling, maar de tarieven zijn prachtig betaalbaar en meer dan zichzelf terug te betalen in de tijd dat ze zullen bevrijden in uw drukke agenda.

Lijsten zijn je beste vriend

Als je in een rol werkt waarin je taken voortdurend veranderen en optellen, is het essentieel om ze bij te houden om je gedachten te ordenen en bepaalde taken niet te vergeten. Ik vind de beste manier om dit te doen is door lijsten te maken.

Als u, net als ik, vooral vergeetachtig bent, kunt u vertrouwen op takenlijsten om uw werk bij te houden en uzelf de hele dag geconcentreerd te houden. U kunt ook merken dat u uw papieren lijsten verliest in de rest van de documenten rondom uw werkstation. Daarom dacht ik dat ik mijn favoriete kleine organisatorische app zou delen. Advertising

Introductie van Wunderlist

Wunderlist is een online-takenlijst die eigenlijk behoorlijk 'wunderful' is. Naast het eenvoudig invoeren van uw taken, biedt het u de mogelijkheid om uw werkbelasting op een dieper niveau bij te houden en te organiseren.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

U kunt vervaldatums voor uw taken instellen en herinneringen instellen om uit te gaan wanneer u een deadline nadert, slepen en neerzetten van taken in volgorde van urgentie, sub-notities toevoegen binnen taken, uw actielijsten delen met andere teamleden of werken partners en zelfs taken aan hen delegeren. Er is zelfs een Wunderlist-app voor mobiel en tablet, zodat u taken tijdens vergaderingen direct aan uw lijsten kunt toevoegen. Briljant als je moeite hebt om actiepunten in je geest op te slaan!

Een van mijn favoriete manieren om mijn Wunderlist-taken te organiseren, is in lijsten die voor elke specifieke klant of project zijn gemaakt. Op deze manier heb ik niet te maken met de verwarring van een lange takenlijst, of de intimidatie die kan voortvloeien uit het hebben van een groot aantal verschillende taken bij elkaar gegroepeerd. Advertising

Beheer uw e-mails, laat ze u niet managen

Het eerste dat ik doe als ik aan het werk ben, is mijn computer aanzetten en mijn e-mails checken. Het slechte nieuws is dat ik, in plaats van een paar antwoorden en een paar actie in de Wunderlist-taken, vaak te maken krijg met een bedrag in dubbele cijfers die allemaal worden opgeroepen om te worden afgehandeld “zsm!”

Hoewel u zich kunt aanmelden bij uw e-mails, wat betekent dat u ze eenvoudig hoeft te checken voordat u met het grootste deel van uw werk begint, is de realiteit dat e-mails kunnen verdwijnen veel van tijd indien niet correct beheerd. Of u nu in één keer met slechts een paar veeleisende klanten of met een groot aantal clients te maken hebt, er zijn dingen die u kunt doen om de controle over uw inbox te herwinnen..

Markeer dingen die kunnen wachten

Voel je niet verplicht om meteen op elke e-mail te reageren. Tenzij iets erg dringend is, markeer ik altijd e-mails die later goed kunnen worden gelezen of afgehandeld. Ik gebruik deze techniek met belangrijke e-mails in plaats van dringende, omdat daar is een onderscheid tussen 'belangrijk' en 'urgent'. Identificeer wat voor soort problemen en verzoeken classificeren als urgent binnen uw bedrijf en u zult al een deel van de formule gebruiken om uw e-mails beter te beheren.

Organiseer uw e-mail met mappen

Het is niet alleen het grote aantal e-mails dat uw werkdag kan opeten, maar ook de verscheidenheid aan plaatsen waar ze vandaan komen. Van uw verschillende klanten en collega's tot aanvullende e-mailaccounts die u beheert in dezelfde klant, ze kunnen allemaal verdwalen tussen nieuwe correspondentie van een andere voordat u het weet. Advertising

In plaats van te proberen te onthouden wanneer je elk bericht hebt ontvangen en steeds meer gestresst bent als je het niet kunt vinden, maak je verschillende mappen om e-mails te volgen die betrekking hebben op alles van verschillende klanten tot verschillende taken en projecten - alles wat prioriteit heeft in jouw branche.

Word een van die mensen die je nooit kunt bemachtigen

Ik zal hier een beetje controversieel worden en adviseren dat je je e-mails in bursts van 20 - 40 minuten ongeveer 2 - 3 keer per dag verwerkt en je e-mailclient de rest van de tijd gesloten houdt. Ik bedoel ook gesloten, niet alleen geminimaliseerd.

Ik bracht de eerste week door met het uitproberen van dit in een staat van paniek, vooral omdat ik een klant heb die hetzelfde doet en als gevolg daarvan moord is om te proberen te bereiken! Dat gezegd hebbende, het is nu een vast onderdeel van mijn werkdag en ik merk dat het me zoveel meer vrijheid geeft. Als je je e-mails een tijdje helemaal uit beeld hebt, kan dat een groot gewicht van je afhouden en geeft je de vrijheid om gewoon door te gaan met je taken zonder dat e-mailtablet op de loer ligt in je ooghoek!

Met zoveel stress op de moderne werkplek dat zelfs het meest inspirerende kantoorontwerp niet kan worden opgelost, moeten werknemers hun hindernissen en intimidaties in eigen handen nemen. Het draait allemaal om organisatie en toekomstplanning, en ik hoop dat je na het werken in je werkdag je zo gestroomlijnd en stressvrij mogelijk zult voelen. Ik weet dat ik zeker heb!

Heb je zelf tips om aan mijn lijst toe te voegen? Laat ze hieronder; Ik zou ze graag willen uitproberen!