Are You Sabotaging Your Project Deadlines door deze veelgemaakte fout te maken?

Soms gebeurt het onvermijdelijke: hoe hard je ook aan je project hebt gewerkt, je kunt je deadline niet halen. Wanneer u de redenen hiervoor analyseert, merkt u dat er een externe afhankelijkheid is die de vertraging heeft veroorzaakt. Vooral als u geprobeerd hebt om dit project voor een klant af te leveren, kan hij / zij zich niet gewaardeerd voelen vanwege de gemiste deadline.

Wat deze situatie nog frustrerender maakt, is het feit dat je wist dat je je deel goed hebt gedaan, maar de vertraging werd veroorzaakt door een externe factor. Het is geen wonder dat je boos wordt als deze situatie zich voordoet. Toch moet je een realiteitscheck uitvoeren en in de voorkant van de spiegel stappen.

Het Momentum verliezen

Wanneer u alleen werkt en er geen interacties of afhankelijkheden zijn met andere mensen, is de zaak vrij eenvoudig: u bent zelf verantwoordelijk om een ​​antwoord te geven op uzelf als u de deadline mist die u hebt ingesteld voor het afronden van uw project. Advertising

Het is echter een heel ander verhaal als uw project afhankelijk is van andere mensen. Dan gaat het niet alleen om jou en als het je lukt om je werk op tijd te doen - de bijdrage van anderen is ook van invloed op het project en of het al dan niet op tijd klaar is om aan de specifieke deadline te voldoen.

De belangrijkste reden voor frustratie in deze situatie is dat de overeengekomen bijdrage niet op tijd wordt geleverd. Of, als ze bij u terugkomen, respecteren zij de oorspronkelijk afgesproken deadlines niet. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor de voortgang van uw project. In het ergste geval kan uw project zelfs helemaal stoppen, totdat de externe bijdrage is gedaan.

Geef anderen niet de schuld

Uiteindelijk worden dit soort problemen veroorzaakt door inefficiënte delegatie en communicatie. En hoe graag je anderen de schuld geeft omdat ze het project vertragen, je moet ook naar jezelf kijken in de spiegel.

Vraag jezelf: Heb je efficiënt gedelegeerd? Had het gedelegeerde werk prioriteit gekregen? Was je communicatie duidelijk? Wanneer verwachtte u dat anderen naar u terug zouden komen? Heb je de voortgang opgevolgd?? Advertising

Dus hoewel anderen misschien een deel van het werk doen, ben jij uiteindelijk degene die verantwoordelijk is voor de leiding en mogelijke vertragingen zo veel mogelijk voorkomen.

Focus op juiste delegatie

Om uw projectafhankelijkheden beter te begrijpen, gaat u even zitten en doorloopt u alle mogelijke scenario's waarbij hulp van een buitenstaander nodig is: is het grafisch ontwerp? Is het proeflezen? Is het uw WordPress-site aan het opzetten??

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Verzamel alle afhankelijkheden in een lijst en krijg beter inzicht in wat nodig is wanneer, zodat het project mooi blijft meegaan.

Geef vervolgens prioriteit aan uw delegaties. Als u het gedelegeerde werk zo snel mogelijk doet, voorkomt u de meeste onverwachte vertragingen in uw project. Advertising

Wanneer u begint met delegeren, is communicatie ook een sleutel. Uitdrukkelijk duidelijk maken wat u wilt en door wanneer alle onnodige veronderstellingen worden weggenomen en iedereen op dezelfde lijn zit als het gaat om opdrachten en deadlines.

Probeer ook samen te werken met betrouwbare partners. Soms moet je met iemand werken die je nog niet eerder kende. Als het echter mogelijk is, kies iemand met wie je al bekend bent en die je vertrouwt. Dit vermindert de potentiële situaties waarin het werk niet binnen de afgesproken termijn wordt uitgevoerd.

Maak ten slotte een back-upplan voor uw werk als niet alles verloopt zoals verwacht. Op deze manier kun je je richten op iets anders, totdat de externe bijdrage is gedaan.

Breng uw project in beweging zonder oponthoud

Dit zijn de stappen om vertragingen in uw project te voorkomen en de werklast op de juiste manier te delegeren. Het doel hier is om verloren tijd te minimaliseren en zo effectief mogelijk te delegeren. Advertising

1. Ga zitten. Maak een afspraak met jezelf en maak een lijst van alle afhankelijkheden (voor andere mensen) die in je project bestaan. Dit helpt u bij het bouwen van de juiste marsorder voor uw projecttaken.
2. Heb een plan B. Bereken uw plan B in het geval van vertragingen in uw project. Als de grafisch ontwerper die aan uw bedrijfslogo werkt ziek wordt en de komende zes maanden ziekteverlof zal hebben, wat doet u dan in die situatie? Het is van het grootste belang om vooruit te plannen, zodat u beter voorbereid bent op onverwachte tegenvallers.
3. Kies betrouwbare partners. Met wie heb je eerder gewerkt? Is er een goede en vertrouwde webontwerper die het ontwerp voor u kan uitvoeren? Hebt u een geprefereerde persoon die uw proeflezen uitvoert? Probeer indien mogelijk met die personen samen te werken. Probeer in feite een centrale locatie te hebben voor uw vertrouwde externe werknemers (bijvoorbeeld: opgeslagen in Evernote). Op die manier kunt u gemakkelijk de juiste persoon vinden voor de klus. Aan de andere kant, als u iemand moet vinden om mee te werken (bijvoorbeeld via Elance, Fiverr of oDesk), probeer eerst eerst gebruikerservaringen en beoordelingen te zoeken voordat u uw professional kiest.
4. Geef prioriteit aan afhankelijkheid. Zodra u zich bewust bent van de afhankelijkheden, is het tijd om ze te prioriteren op uw projecttaallijst. Probeer indien mogelijk deze gedelegeerde taken zo snel mogelijk uit de weg te ruimen. Als uw invoer is vereist voordat de taak kan worden gedelegeerd, zorgt u ervoor dat u de taken uitvoert die boven aan de takenlijst kunnen worden gevonden.
5. Communiceer duidelijk. Geef bij het toewijzen van uw werk in één keer voldoende informatie voor uw ingehuurde werknemer. Niets is meer inefficiënt dan te weinig details te geven aan degenen met wie u werkt, wat leidt tot onnodige e-mailcorrespondentie. Dit veroorzaakt op zijn beurt de vertragingen, omdat de andere persoon zijn / haar werk niet kan voortzetten. Verstrek ook de nodige informatie op een duidelijk gearticuleerde manier. Als er bijvoorbeeld een deadline is waaraan moet worden voldaan, communiceer dat dan duidelijk, zodat de andere persoon geen valse aannames hoeft te doen over wanneer het werk moet worden teruggestuurd..
6. Doe goede follow-ups. Delegeren is zoveel meer dan alleen het toewijzen van de taak - het gaat ook over follow-ups. Kent u de laatste status van uw taak? Wordt het echt binnen de tijd gedaan? Om het volgende te automatiseren, gebruikt u services zoals follow-up.cc of FollowupThen om de follow-ups op de eenvoudige manier te beheren. Je kunt ook je agenda of je takenlijstapplicatie gebruiken (als je er een gebruikt) om de herinneringen in te stellen.
7. Ken de escalatiekanalen. Weet u wat u moet doen als u het werk niet tijdig terugkrijgt? Weet je aan wie je het probleem uitbreidt als het werk niet is gedaan? In Elance zijn er bijvoorbeeld verschillende niveaus voor het afhandelen van geschillen. Probeer deze kanalen van tevoren te achterhalen - voor het geval de zaken ingewikkeld worden.

Conclusie

Zoals u ziet, zijn de vertragingen van uw werk soms gerelateerd aan andere partijen die naast u aan uw project werken. De meeste van deze vertragingen kunnen worden voorkomen door vooraf wat planning te maken en taken te prioriteren en duidelijk te articuleren. Ook al hebben anderen de vertragingen veroorzaakt, het is uiteindelijk jouw taak om die vertragingen zo veel mogelijk te minimaliseren.

Het is jouw beurt nu: Hoe ga je om met afhankelijkheden van andere mensen die aan je project werken? Hoe zorg je ervoor dat de taken die anderen doen op tijd worden uitgevoerd?

Deel uw opmerkingen en tips hieronder.

(Foto credit: computer Sabotage met granaat via Shutterstock)