Back to Basics Het Tickler-bestand

Een standbyfunctie op lange termijn in het productiviteitsgebied, a tickler-bestand is een herinnering systeem bedoeld om als aanvulling op uw normale agenda- en planningssysteem te fungeren. Hoewel er verschillende soorten tickler-bestanden zijn, de meest bekende (grotendeels te danken aan David Allen's Dingen gedaan krijgen en de 43 mappen van Merlin Mann) is het systeem met 43 mappen, waarvan er 31 genummerd zijn “dag” mappen en 12 gelabeld met de maanden van het jaar.

Het idee is vrij eenvoudig: alles wat je nodig hebt herinnerd op een datum in de toekomst gaat in je tickler-bestand. Elke ochtend wordt de map van die dag uitgetrokken en de inhoud in je inbox geplaatst, en alles wat je daar dagen, weken of maanden eerder hebt geplaatst, ligt voor de hand wanneer je het nodig hebt. Advertising

De opstelling met 43 mappen maakt het mogelijk - eenvoudig, zelfs - om herinneringen tot een jaar van tevoren in te stellen. Elke genummerde map wordt een dag van de maand weergegeven. Achter hen zijn alle mappen met de maanden gelabeld, met de map van de volgende maand vooraan. Dus aangezien vandaag 5 september is, ziet u map 5 aan de voorkant, gevolgd door 6-31 en dan oktober tot en met september. Wanneer ik de map van vandaag leegmaak, plaats ik deze achteraan in de genummerde mappen en ga ik weg “6” klaar staan ​​om morgen te worden teruggetrokken.

Aan het einde van de maand wordt de map Oktober geopend en de inhoud ervan in de juiste genummerde dagen geplaatst. De lege map wordt achteraan in de maand geplaatst. Dit creëert een rollende cyclus van mappen, waarbij elke ochtend de map met de inhoud van die dag wordt gepresenteerd. Advertising

Wat in de mappen valt, is aan jou, maar alles dat gedateerd is, is duidelijk een goede kandidaat: rekeningen, facturen, gedateerd uit te zenden materiaal, concert- en showtickets, reisdocumenten, enzovoort. Andere items die u weet dat u op een bepaalde dag nodig zult hebben, kunnen ook worden toegevoegd, zoals uw paspoort op de dag dat u uit het land vliegt of uw chequeboek voor een betalende dag.

Terugkerende evenementen waar u zich aan wilt herinneren - zoals de planten om de drie dagen water geven - kunnen op indexkaarten worden geschreven. Je leegt je map in je inbox, verwerkt de inbox, ziet de herinnering, geeft de planten water en plaatst de kaart in wat de datum drie dagen later zal zijn. Advertising

Lees Volgende

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Hoe alleen gelukkig te zijn en van het leven te genieten

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Sommige mensen gebruiken het tickler-bestand als een “uit” vanuit hun inbox. Dat wil zeggen, als ze aan het eind van de dag hun inbox niet leeg hebben verwerkt, gaat alles in de ticker van morgen. Ik ben hier geen groot voorstander van, maar ik veronderstel dat het hen enige psychologische voldoening geeft om aan het einde van de dag weg te gaan met een lege inbox.

Het moeilijkste deel over het gebruik van een tickler-bestand is eigenlijk beginnend om het te gebruiken. De gewoonte krijgen om dingen in het kikkersbestand te plaatsen en het elke dag controleren om ze weer eruit te halen, kan een tijdje duren. Het kan zelfs zijn dat u moet doen wat ik deed toen ik voor het eerst een tickler-bestand begon te gebruiken: stel een herinnering in voor uw herinneringen! Dat wil zeggen, ik heb een “check tickler bestand” taak in Outlook en stel deze elke ochtend opnieuw in. Zeker, elke ochtend vergat ik tot de melding opkwam om me eraan te herinneren. Advertising

Uiteindelijk wordt het gebruik van het tickler-bestand echter een gewoonte. Naarmate je meer en meer dingen toevoegt, zul je het steeds vaker controleren. Naarmate je het meer en meer controleert, heb je meer kans om dingen erin te stoppen. De twee gewoonten versterken elkaar, dus na een tijdje bereik je een “kritieke massa” en vergeetachtigheid is geen probleem meer.

Om daar te komen, het helpt echt om uw tickler-bestand ergens in het zicht te houden (zonder in de weg te zitten). Desktop-bestandsvakken zijn perfect hiervoor - meestal onder de 12 jaar”/ 30 cm diep, ze nemen niet veel ruimte in, ze hebben verschillende aantrekkelijke (en ik vind het niet-zo-aantrekkelijke) ontwerpen, en hun open bovenkant betekent dat er geen enkele belemmering is om het bestand van vandaag uit te schakelen.

Consequent gebruikt, kan een tickler-bestand een belangrijk onderdeel van uw worden “buitenboord hersenen”, dingen voor je klappen wanneer je het nodig hebt, en het uit de weg houden als je het niet nodig hebt. In de all-high-tech wereld van tegenwoordig is het zelfs een beetje geruststellend: eenvoudig, beslist low-tech en effectief.

Bonustip: Dit is een tip die ik hier tegenkwam, en het is zo goed dat ik het moest opnemen. De standaard 43-mappen setup geeft je datums, maar niet de namen van dagen, wat verwarrend kan zijn. Gebruik bindmiddelklemmen, gelabeld met de dagen van de week en geknipt op de bovenkant van de 7 voorbladen, om de dagen te identificeren. Terwijl u elke map verwijdert en naar achteren verplaatst, plaatst u de clip op de map na de laatste met een binderclip. Briljant!