Back to Basics Your Calendar

Een van de eerste dingen die mensen doen wanneer ze de beslissing nemen “wordt georganiseerd” is een soort kalender kopen. Het kan een dagplanner zijn, een desktop “blotter-pad” kalender, een Palm of Blackberry, of een ander soort apparaat of systeem waar ze al hun afspraken en verplichtingen in kunnen plannen.

De meesten van ons begrijpen instinctief dat de sleutel tot goed tijdmanagement is weten waar te zijn en wat te doen op elk moment. En we erkennen ook dat ons vermogen om al onze verplichtingen in ons hoofd bij te houden, zeer beperkt is.

Effectief agendabeheer gaat hand in hand met goed takenlijstbeheer. Hoewel een takenlijst een geweldig moment-tot-moment-hulpmiddel is, is een agenda veel beter in presenteren “het grote plaatje”. Met een blik kunt u een dag, een week, een maand of zelfs een jaar achter elkaar zien, zodat zowel de korte- als de langetermijnplanning zo is dat een takenlijst niet.

Wat voor soort kalender?

De functionele vereisten van een kalender zijn vrij eenvoudig: Je agenda moet gemakkelijk zijn in te lezen, gemakkelijk te lezen en beschikbaar wanneer je hem nodig hebt. Hoe die criteria het beste kunnen worden behaald, is echt aan jou, op basis van je eigen persoonlijkheid. Advertising

Over het algemeen vallen kalenders uiteen in drie grote categorieën: papieren kalenders zoals dagplanners en Moleskine-planners, computerprogramma's zoals Outlook en Sunbird en online kalenders zoals Google Agenda en 30 dozen. Elk type kalender heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Papieren kalenders

Voors:

• Geweldig voor mensen die het beste met een pen of potlood in de hand denken
• Eenvoudig in gebruik, minimale leercurve
• Geen speciale technologie nodig
• Nooit zonder batterijen

nadelen:

• Moeilijk te delen met andere mensen of gegevens naar een ander systeem te verplaatsen
• Beperkte fysieke ruimte maakt het plannen van tevoren veel moeilijk
• Terugkerende evenementen moeten handmatig worden ingevoerd
• Kan verloren zijn; back-upstrategieën zijn op zijn best ongemakkelijk (bijvoorbeeld fotokopieën)
• Moet elk jaar worden vervangen

Computer-gebaseerde kalenders

Voors: Advertising

• Afspraken en terugkerende evenementen zijn eenvoudig te maken
• Gegevens kunnen worden geëxporteerd naar of geïmporteerd van andere systemen
• Evenementen kunnen naar andere mensen worden gemaild
• In veel programma's kunnen regels worden ingesteld die bepalen welke informatie bijvoorbeeld openbaar is en wat niet
• Notities, bestanden en andere informatie kunnen voor onbepaalde tijd worden toegevoegd
• Kan evenementen gemakkelijk jaren van tevoren plannen
• Gegevens kunnen regelmatig worden geback-upt

nadelen:

• Gegevensbeschadiging is mogelijk, het wijzigen of zelfs verwijderen van gebeurtenissen
• Te veel opties kunnen een eenvoudige gebeurtenisplanning ingewikkeld maken
• Fysieke toegang tot uw computer of PDA / smartphone nodig om het schema te bekijken
• Op PDA's: batterijen kunnen falen, waardoor je kalenderloos blijft
• Steilere leercurve dan papier
• Afhankelijk van technologie

Online kalenders

Voors:

• Toegang overal waar u een internetverbinding hebt, inclusief openbare computers
• Deel eenvoudig uw agenda of een deel van uw agenda
• Sommige, zoals Google Agenda, hebben natuurlijke taalplanning, waardoor zinnen zoals “lunch met Tom morgenmiddag” om te worden vertaald in agenda-items
• Gegevens uitwisselen met andere online diensten, zoals takenlijsten, websites, RSS-lezers, weerdiensten, nieuwssites, enz.

nadelen:

• Beveiligingsproblemen: bent u gerustgesteld dat Google uw agenda-items kan (mogelijk) lezen??
• Beveiligingsproblemen: de agenda kan openstaan ​​voor ongeoorloofde toegang
• Mogelijk hebt u geen internetdienst of kan de site worden onderbroken
• Overgeleverd aan het bedrijfsplan van de gastheer - ze zouden kunnen onderlopen en uw gegevens meenemen

Mijn setup: een hybride kalendersysteem

Ik gebruik een combinatie van op software gebaseerde en online kalenders. Mijn primaire agenda wordt bewaard in Outlook (helemaal vierkant, ik weet het!). Ik heb ook een online kalender met Google. Dankzij Google Calendar Sync, een programma dat in mijn taakbalk wordt uitgevoerd en mijn agenda's in Outlook en Google synchroniseert, worden beide agenda's up-to-date gehouden. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Ik synchroniseer mijn Blackberry met Outlook, wat betekent dat ik altijd een exemplaar van het schema bij me heb. Als ik evenementen op de Blackberry toevoeg, worden ze gesynchroniseerd met Outlook wanneer ik verbinding maak met mijn pc, en deze wijzigingen worden geüpload naar Google wanneer Google Agenda Sync wordt uitgevoerd. Ik heb ook mijn Outlook .pst-bestand (waar de agenda en alle andere Outlook-gegevens zijn opgeslagen) ingesteld om elke nacht op te slaan op een externe schijf. Zo Ik heb meerdere ontslagen voor het geval een deel van het systeem faalt. (Ik print ook een hardcopy uit Outlook als ik de stad uit ga, voor het geval mijn BlackBerry breekt en ik geen computer kan vinden om mijn Google-agenda te bekijken.)

Wat er in je agenda staat?

Er zijn twee filosofieën over hoe je je agenda kunt gebruiken. De eerste, die wordt aanbevolen door David Allen in Dingen gedaan krijgen, is om plaats alleen die evenementen die op dat moment moeten gebeuren in uw agenda - vergaderingen, afspraken, geplande telefoongesprekken, enz. De rest van de tijd werk je vanuit je takenlijsten volgens je gevoel van wat het belangrijkste is om aan te werken nu is.

Ik ben het niet eens met die benadering, hoewel ik toegeef dat het voor veel mensen lijkt te werken. Maar ik geloof in plannen alles - afspraken en vergaderingen, maar ook blokken van tijd voor e-mail of telefoontjes, maaltijden, reistijd en vooral, “project tijd”. Projecttijd is een blok van tijd besteed aan het boeken van vooruitgang op een actief project waar ik momenteel aan werk. Als ik dat soort dingen niet plan, weet ik dat de relatief triviale dingen zullen uitbreiden om alle ruimte tussen mijn (zeldzame) geplande evenementen te vullen - en ik zal geen tijd vinden voor de belangrijke dingen.

Om eerlijk te zijn, dat is waarschijnlijk niet ver van de geest van GTD, zelfs als het tegen het is “brief of de wet” zoals vastgelegd in de boeken van Allen. Werken aan projecten is vaak iets dat moet worden gedaan op een bepaald tijdstip, of het wordt niet gedaan. Werken aan e-mail is het tegenovergestelde - als het niet is gedaan enkel en alleen tijdens de tijden die ik plan, kan het de hele dag gemakkelijk vullen. Advertising

Mijn advies is dan om bepaal wat er elke week absoluut moet gebeuren en plan alles - en houd je aan het schema. Dat betekent dat je alles wat je hebt gepland, het volledige blok van de toegestane tijd geeft, maar niet meer dan dat. Gebruik indien nodig een timer. Het punt van het gebruik van een agenda is niet alleen om ervoor te zorgen dat u op vaste tijden in de week aan uw belangrijke taken werkt, maar ook om ervoor te zorgen dat u voldoende tijd overlaat voor dingen die niet gemakkelijk kunnen worden gepland - tijd “van de klok”, jezelf vermaken.

Je agenda's

En jij dan? Ben je een fan van papier, software of “in de wolk” kalenders? Wat is je opzet? En hoe u gebruik je je agenda om jezelf op het goede spoor te houden? Vertel je kalenderverhaal in de reacties.

Aanbevolen foto credit: Pexels via pexels.com