Back to Basics Uw inbox

  • John Carter
  • 0
  • 4711
  • 1046

Dit is het eerste bericht in een doorlopende serie die ik bel “terug naar de basis”, een “opfriscursus” in persoonlijke productiviteit. Voor mensen die net beginnen te worstelen met productiviteitsproblemen, zal het dienen als een introductie tot de basisconcepten die ten grondslag liggen aan veel van wat we hier bij Lifehack schrijven. Voor meer gevorderde lezers, het zal dienen als een herinnering aan wat jij gedachte je was van plan om te doen voordat je begon te spelen met je systeem.

Ik weet niet zeker hoelang de serie zal duren - ik ben van plan om door te gaan tot a) ik te weinig onderwerpen te bespreken heb, of b) mensen me vragen te stoppen. :-) Reclame

Uw inbox

We beginnen dan waar de meeste productiviteitssystemen beginnen: uw inbox. Door “postvak IN”, Ik bedoel niet noodzakelijkerwijs een van die plastic of houten trays die je op je bureau hebt gezet en alles hebt ingepakt; dat is een soort van inbox, maar niet de enige soort. Eigenlijk, een inbox is elke plaats waar je inputs in je leven verzamelt voor latere verwerking, of die inputs informatie, correspondentie, notities, onafgemaakt werk, dingen zijn waarnaar je later wilt kijken of wat dan ook.

Een inbox kan dan een dienblad op je kantoor zijn, een tafel bij je voordeur, een laptop die je in je tas of zak draagt, of een zak in je schoudertas. We hebben ook “virtueel” inboxen: uw e-mailprogramma, uw RSS-lezer, note-organiserende apps zoals Evernote, zelfs een tekst- of tekstverwerkingsbestand dat u op uw desktop openhoudt. En vergeet uw computerscherm niet - als u een van die mensen bent die hun monitor bedekt met post-its, is dat ook een inbox.

The Fewer, the Better

Als een algemene regel, hoe minder inboxen u heeft, hoe beter. Minder inboxen betekent minder plaatsen waar belangrijk materiaal aan uw aandacht kan ontsnappen, en ook minder tijd om alles wat u nodig heeft te verwerken. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Als een praktische zaak, uw inboxen moeten worden behandeld als eindpunten, met al je verschillende ingangen die naar hen toe vloeien. Zoals ik al zei, dit zorgt ervoor dat alles uiteindelijk op een plek wordt geplaatst waar je aandacht aan gaat besteden.

Aangezien steeds meer mensen online webapplicaties gebruiken, wordt het vrij eenvoudig om ervoor te zorgen dat uw digitale invoer op één plaats terechtkomt. Met de meeste services kunt u gemakkelijk dingen naar uw e-mail verzenden en kunt u regels instellen om automatisch dingen door te sturen naar waar het moet eindigen, waardoor een deel van de verwerking van uw inbox wordt geautomatiseerd. U kunt bijvoorbeeld alle e-mails met bijlagen automatisch laten doorsturen naar uw Google Documenten-account, zodat u ze kunt openen en zelfs van overal kunt bewerken (aangenomen dat u niet regelmatig documenten ontvangt waarvan u de waarde moet bepalen voordat u beslist wat u doet moet ermee doen).

Voor fysieke invoer, zorg ervoor dat iedereen weet waar dingen moeten worden geplaatst die ze willen dat je ziet en waar je iets aan kunt doen - mail, documenten om te beoordelen, onderzoeksmateriaal, wat dan ook. Op het werk is dit meestal niet zo moeilijk; thuis zal het een ander verhaal worden! Je zorgt ervoor dat de door jou gekozen inbox wordt gezien als een plek om dingen te plaatsen die actie vereisen als je de inhoud regelmatig verwerkt, zodat het geen plaats wordt waar ingangen vergeten moeten worden. Advertising

En zorg ervoor dat je een voorbeeld stelt door zelf je inbox te gebruiken! Als u niet achter uw bureau of thuis bent, bewaart u een notitieboekje of pakket met indexkaarten en noteert u aantekeningen, afspraken, nummers enz. Naarmate deze naar u toe komen. Wanneer u in uw inbox bent, laat u deze binnen en verwerkt deze volgens uw normale schema. Als u uw inbox niet goed gebruikt, zal niemand anders dat doen.

Een inbox alleen is niet productief

Het is belangrijk dat uw postvakken niet als zodanig worden behandeld eindbestemmingen! Een inbox is alleen nuttig als een plek om alles te verzamelen wat belangrijk is, om het uit je hoofd te krijgen, zodat je het kunt do er iets mee. Inboxen die gewoon vollopen zijn slechter dan nutteloos; niet alleen helpen ze je niet om de dingen te doen die belangrijk genoeg voor je zijn om in je inbox terecht te komen, maar ze stromen al snel over en laten je op zoek naar een nieuwe inbox om te vullen met al je nieuwe belangrijke dingen. Al die tijd kom je steeds verder achter ...

Stel een inbox-reinigingsroutine in die past bij uw werkstijl en de snelheid waarmee deze vult. Terwijl je het niet wilt laten overlopen, wil je je ook niet gedwongen voelen om alles te verwerken zodra het je inbox raakt. Het punt in je inbox is om je te helpen je invoer te beheren, niet om je invoer je te laten beheren! Advertising

De volgende keer: uw postvak IN verwerken

In de volgende “Terug naar de basis” post, zullen we kijken naar manieren om het materiaal te verwerken dat in je inboxen terechtkomt. Hoewel het enige moeite en discipline kan kosten om ervoor te zorgen dat uw postvakken effectief worden gebruikt, is het bijhouden van een inbox een grotendeels passieve aangelegenheid: dingen vullen uw inbox nog steeds, ongeacht of u iets doet of niet. Verwerking is het eerste deel van aan het doen, waar je actieve beslissingen neemt over wat je met elk item in je inbox moet doen.

Heeft u handige tips om uw medelezers al hun invoer op één plek te kanaliseren? Laat het ons weten in de comments!




Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.

Hulp, advies en aanbevelingen die alle aspecten van uw leven kunnen verbeteren.
Een enorme bron van praktische kennis over het verbeteren van de gezondheid, het vinden van geluk, het verbeteren van iemands prestaties, het oplossen van problemen in zijn persoonlijke leven, en nog veel meer.