Bare Bones Project Hacks

  • Robert Barton
  • 0
  • 1030
  • 117

Projectmanagers lijken in twee smaken te komen, misschien drie. De eerste smaak zijn degenen die de PMI-richtlijnen volgen in het boek. De tweede zijn degenen die door middel van de “iemand moest het doen” route. Derde zou een hybride zijn. Hiermee worden de laatste twee typen geadresseerd. Laten we het hebben over enkele van de basiselementen van het uitvoeren van een project, en terwijl we bezig zijn, zullen we enkele methoden bespreken voor het uitvoeren van projecten die nuttig voor u kunnen zijn.

Project Management is

Op de basisregel is een project een maateenheid. Het wordt gebruikt om het begin en het einde van een afzonderlijke gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen aan te geven. Projecten zijn meestal groter dan één taak. Het krijgen van melk is geen project. Een bedrijf runnen is ook geen project. Het starten van een bedrijf om mensen te helpen bij het kopen van melk is een project.

Een project kan een solo-evenement zijn voor u alleen. Laten we voor dit gesprek aannemen dat er een paar mensen bij betrokken zijn. We zullen het budget niet specifiek bespreken.

Definities

Een ding dat ontspoort projecten is het ontbreken van een discrete begin of einde. Projecten ontmoeten ontevredenheid van hun sponsors, of ze kibbelen over eerdere deadlines terwijl de omvang van de sluiptocht jou, de projectmanager, blokkeert in een langdurige en veranderende situatie van talloze vervolgopdrachten. Hier is een truc. Gebruik deze maat vooraan:

Van wat naar wat tegen wanneer? Advertising

We gaan bijvoorbeeld van het hebben van geen content management systeem naar het operationeel en bereikbaar zijn van een content management systeem vanaf de buitenwereld op 25 juli. De definitie zal niet alle details en vereisten van het project vervangen, maar het wordt behulpzaam bij het stellen van verwachtingen.

Verwachtingen instellen

Zodra een definitie is ingevoerd, wordt het een deel van de rol van de projectmanager om ervoor te zorgen dat iedereen zich altijd bewust is van de reikwijdte. Met een project waarbij meer dan één persoon bijdraagt, en meer dan één sponsor of baas, is het belangrijk dat iedereen weet wat ze krijgen en wordt ze vaak herinnerd aan de omvang van het project. Als u bijvoorbeeld een stuk software levert dat door verschillende teams kan worden gebruikt om een ​​kennisbeheersite te onderhouden, moet expliciet worden vermeld dat u de catalogus met gegevens niet zult BEVOLGEN als dit niet binnen de reikwijdte van het project.

Andere verwachtingen zijn rond de methode voor het overbrengen van informatie (een lijst en een beoordeling, hieronder vermeld), voor escalatie, voor het verwerken van uitglijden van data, enz..

Set Exit Strategies

Sommigen van jullie zeggen, Chris - we zijn nog niet eens begonnen met praten over de lef van het project en je hebt het over hoe je eruit kunt komen, en hoe je ervoor kunt zorgen dat je niet meer bent. Er zijn talloze militaire geschiedenissen die suggereren dat een slecht geplande exit de ondergang is van menig gevecht. Voor mij is het begrip van het einde van het verhaal een grote drijvende kracht achter het verhaal van het begin en het midden van het verhaal. Het is hetzelfde met projecten.

Een goede exitstrategie zal het volgende beantwoorden: adverteren

  • Hoe zal iedereen weten dat dingen zijn voltooid?
  • Wie “BEZIT” de nieuwe situatie zodra het project is voltooid?
  • Wie ondertekent dat de dingen compleet zijn, en hoe?
  • Wat, indien van toepassing, vervolgactiviteiten zullen in een nieuw project worden uitgevoerd?

Een lijst en een recensie

Als je mijn huidige VP vraagt ​​naar projectbeheer, zegt hij dat het uit twee dingen bestaat: een lijst en een vergadering om de lijst te bekijken. Hij is degene die me de gewoonte heeft gegeven om projecten op te zetten om zo te lopen:

  • Creëer projectdocumenten - De antwoorden op al het bovenstaande, plus de standaard takenlijst op hoog niveau en contactinformatie.
  • Maak een mijlpalenlijst met datums en eigenaren - Eerste uitvoering is slechts het maken van de algehele planning. Ren rond en zorg ervoor dat de eigenaren akkoord gaan met de mijlpalen en de datums.
  • Plan een beoordelingsvergadering - We zullen hier later over praten.

De lijst met mijlpalen moet worden bewaard in een bestandsindeling die eenvoudig kan worden gedeeld met alle bronnen. Ik ben geen grote fan van het distribueren van Gantt-diagrammen in Microsoft Project. Als dat zo is, is dat deining. Een andere eenvoudige oplossing hiervoor is gewoon een eenvoudige tabel met 4 kolommen in Word of PowerPoint of Excel, met een kolom Datum, een kolom Milestone, een kolom Eigenaar en een kolom Status. De eerste drie zijn eenvoudig. Status kan een van de vijf dingen zijn: NIEUW, OP DOEL, ACHTERSCHEMA, GEVAARLIJKHEID, of GESLOTEN.

De lijst wordt het documentendocument voor alle partijen in het project, inclusief de sponsor. Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om de lijst buiten de beoordelingsvergadering te beheren. Dit betekent een-op-een check-ins met de eigenaren van de verschillende mijlpalen en een heldere status voor de beoordelingsvergadering.

Als alles goed gaat, zou de evaluatievergadering een eenvoudige uitlezing moeten zijn van de huidige status in de lijst. En door te lezen bedoel ik dat de projectmanager het woord heeft. Dit is een “knikkende hoofden” vergadering en bij het vaststellen van grondregels, is het belangrijk om mensen het inzicht te geven dat deze vergadering niet ter discussie staat. Het is een snelle, 15 minuten of minder, 'in en uit' vergadering, om de status in real time te geven, en om ALLEEN van constituenten te horen of er een nieuwe show-stop is die zich voordeed voordat u als projectmanager de laatste keer de basis raakte met de mijlpaalbezitters.

Mijlpalen en de lef van een project

U zult opmerken dat ik alleen mijlpalenlijsten noemde. Ik heb ooit gewerkt aan een vrij complex project, met miljoenen dollars aan computerhardware en -software, upgrades naar een besturingssysteem, firmware, stuurprogramma's, de primaire databasesoftware en de opslagomgeving, allemaal in hetzelfde onderhoudsvenster van twee stappen. We hadden een externe consultant hulp bij de projectplanning. Hij schreef een 390-taakproject op dat enkele weken van revisies en bewerkingen en vergaderingen duurde om de nieuwe revisies van de bewerkingen van vorige week te bespreken ... NAAR HET PLAN. Het is een hulpmiddel, mensen. Hier is een andere benadering. Advertising

Lees Volgende

10 Waarschuwingsborden met een laag zelfrespect en een gebrek aan vertrouwen
10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen
The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Mijn nu-VP kwam met mij mee in dat project. We hebben de consultant ontslagen en toen gooide mijn collega het plan in de lucht. Hij schreef de 10 belangrijkste mijlpalen van het evenement op, we gaven ze eigenaars en het project voelde plotseling VEEL beter beheersbaar.

Stel dat uw team is opgebouwd met professionals die hun expertisegebied goed genoeg kennen om al het kleine te verwerken “Ik's en T's” stukken. Werk in plaats daarvan samen met de eigenaren om de taken in grotere clusters op te bouwen en wijs die een enkele mijlpaal toe. Dus als de glasvezelkabels niet op dinsdag worden gebruikt, maar woensdag binnenkomen, betekent dit niet echt dat het “Netwerk naar systemen installeren” mijlpaal ligt buiten het doel. Misschien waren er andere details op het maaiveld die ervoor hebben gezorgd dat deze taak weer goed was.

Wees niet bang om de eigenaren over de details te vragen als onderdeel van je rondlopen om ervoor te zorgen dat de status nog steeds accuraat is in de loop van een week, maar zet niet al die kleine dingen op de mijlpalenlijst. In mijn supergrote systeemproject bijvoorbeeld, hebben we dat enorme projectplan opgeknapt tot 10 items. We spraken met de mijlpaal eigenaren en vertelden hen, “Wij geloven dat JIJ de expert bent en dat JIJ alle details kent om deze taak uit te voeren.” We gaven ze de plicht om elke kaart te plaatsen “ik.” En het werkte. Ze waren eigenlijk meer verantwoordelijk, en enigszins dankbaar dat we niet rondrenden ze lastig te vallen met elk klein micro-detail.

Notulen

Houd deze eenvoudig, kort en to the point. Publiceer een kopie van de mijlpalenlijst met eventuele wijzigingen in de status. Schrijf snel een paar opmerkingen over eventuele wijzigingen in het schema, eventuele problemen om te bekijken. Het punt is: kortheid is beter bij het oplossen van problemen of zorgen. Als je 2000 woorden schrijft om grondig te zijn over de dingen die tijdens de vergadering zijn gebeurd, zul je uiteindelijk BURYING worden van de belangrijke dingen die anderen misschien nodig hebben om beslissingen te nemen.

Bovendien moeten vergadernotities niet nodig zijn als al het voetenwerk dat u hebt gedaan om ervoor te zorgen dat de lijst in orde is, werd gevolgd door een korte statusvergadering. Er valt niet veel te bespreken.

Bewaar in plaats daarvan de ingewanden en details van projecten in een projectlogboek. Dit logboek is meer voor lessen die geleerd zijn, en voor reflectie na het feit. Het is belangrijk dat de projectmanager tijdens het project in het logboek investeert en dat niet alleen achteraf op schrijft. Onthoud dat het gebruik van iets dat doorzoekbaar is, beter is dan het schrijven van geleerde lessen in een notitieblok en ze voor altijd opslaat. Gebruik pads voor het verzamelen, maar gebruik iets dat elektronisch en doorzoekbaar is (probeer een wiki!) Voor het bedrijf om deze informatie bruikbaar te maken voor vervolgprojecten. Advertising

Menselijke interactie

Meer dan wat dan ook, wat een project doet bezinken of een project maken, is jij, de projectmanager en je vermogen om de motivaties van de mensen in je team te begrijpen. Wat zijn hun prikkels? Welke andere druk hebben ze die tegengesteld zijn aan het werk dat je van ze vraagt? Wat zijn de personeelsbezetting van hun groep? Hoe is hun thuisleven??

Het succes van een project, vooral rond het altijd belangrijke en ongrijpbare doel om deadlines te halen, hangt meestal af van mensen. Stemt u overeen met de mensen in uw project? Weet je wat hen dwars zit in het project? Heb je hen geprezen op belangrijke punten in het project? Heb je het belang van het ene deel van het project en de andere benadrukt??

Vergeet het oude stukje over publiekelijk loven en privé bekritiseren niet. Het is niet de juiste plaats en tijd om te klagen over iemands prestaties op een statusvergadering omringd door alle leeftijdsgenoten. (Tenzij, natuurlijk, dit is echt de enige motiverende stimulans achtergelaten in je arsenaal). Projectmanagement gaat niet over manipulatie, maar het gaat zeker over het beïnvloeden van mensen om uw perspectief voor de behoeften van het project te zien en ze in te richten voor succes door hen dienovereenkomstig te begeleiden naar paden die zullen leiden naar uw wederzijds succes.

En soms (PMI-mensen staan ​​op het punt flauw te vallen), is het belangrijk voor u, de projectmanager, om te beseffen dat de mensenwerkprojecten andere taken hebben om andere projecten te voltooien, en zij hebben levens en dat er andere dingen aan de hand zijn in het leven van uw bronnen dan alleen dit project. Als er soms (zelden) gebieden zijn waar de persoon een enkele pauze kan worden gegeven als iets dat klein is, wordt vermist (terwijl de algemene projectcursus blijft), ontspan je en wees een mens.

Follow-up van het artikel

Er was veel te verteren in dit stuk, en ik weet zeker dat de projectmanagers in het publiek het een beetje oneens zouden willen zijn. Ik verwelkom opmerkingen en meningsverschillen. Hoe krijg je dingen gedaan? Verder, als je meer informatie of opheldering wilt over alles wat ik misschien heb overwogen, neem dan gerust contact met me op via de opmerkingen en we zullen proberen alle vragen te beantwoorden.

- Chris Brogan schrijft over zelfverbetering en creativiteit bij [chrisbrogan.com]. Hij zal in mei een podcast lanceren. Blijf op de hoogte voor details.




Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.

Hulp, advies en aanbevelingen die alle aspecten van uw leven kunnen verbeteren.
Een enorme bron van praktische kennis over het verbeteren van de gezondheid, het vinden van geluk, het verbeteren van iemands prestaties, het oplossen van problemen in zijn persoonlijke leven, en nog veel meer.