Verbetering van de productiviteit door effectief te communiceren

Onnodige productiviteitsuren gaan elke maand verloren als gevolg van eenvoudige misverstanden en communicatiestoringen. Om de een of andere reden lijken veel mensen het moeilijk te hebben om hun gedachten te ordenen en hun wensen over te brengen aan hun collega's en werknemers.

Ik ben constant verbaasd over het aantal mensen dat de basis van het samenstellen van een geschreven gedachte lijkt te zijn vergeten. Zelfs sommige studenten hebben geen idee hoe ze moeten spreken / schrijven op een manier die een project vooruit helpt.

Als u op zoek bent naar een manier om de productiviteit te verhogen en stress te verminderen, kan effectief leren communiceren de eerste stap zijn naar soepelere workflows, snellere doorlooptijden en dikkere bottom-lines. Hier zijn een handvol tips die je op weg helpen.

1. Gebruik duidelijke, beknopte zinnen.

Je doel, of je nu hardop spreekt of een e-mail schrijft, moet zijn dat je jezelf onmiddellijk en volledig begrijpt. Daartoe moet u voorkomen dat u grote woorden gebruikt, geen doorlopende zinnen gebruikt en onduidelijke fraseringen vermijdt. Advertising

Je hoeft geen fancy vocab, Latijnse uitdrukkingen, zakelijke modekreten of bedrijfsafkortingen te gebruiken om indruk te maken op je collega's ... en negen van de tien keer, met woorden als dat maak je geen vrienden. Als een kleiner, korter woord genoeg is, gebruik dan in plaats daarvan dat woord van $ 5 dat je zojuist in je thesaurus hebt opgezocht.

Vermijd lange zinnen met meerdere clausules en kuddes komma's. Hoe langer een zin is, hoe verwarder het wordt. Houd dat altijd in gedachten bij het schrijven van aanwijzingen of projectdetails voor een collega.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

En voor de liefde van God, zorg ervoor dat je frasering duidelijk is. Er is niets erger dan een e-mail van een collega te ontvangen die zo vaag is geformuleerd dat je geen idee hebt wat je ermee moet doen. Als u niet zeker weet of een e-mail duidelijk is geformuleerd, stapt u vijf minuten van uw computer af en bekijkt u deze vervolgens met een nieuw perspectief.

2. Houd een schriftelijke registratie bij

Soms betekent communiceren effectief dat mensen worden herinnerd aan wat ze je al hebben verteld en wanneer. Een schriftelijke registratie van alle gesprekken met betrekking tot een huidig ​​of oud account kan zeer nuttig zijn.

Dit is gemakkelijk met e-mail: zorg ervoor dat u nooit oude e-mails verwijdert en gebruik filters om moeiteloos te organiseren. Zorg er voor vergaderingen / oproepen voor dat u schoon en gemakkelijk te lezen notities bijhoudt die ook de tijd en datum bevatten. Audio-opname is ook een optie. Advertising

3. Maak elke opmerking uitvoerbaar

Het is onvermijdelijk dat er een tijd is in de carrière van elke persoon waarin ze samenkomen met een groep collega's om een ​​project of voorstel te bespreken en als groep feedback te geven. Het is belangrijk dat wanneer u feedback geeft op een project, u aanwijzingen geeft die kunnen worden gevolgd ... met name u staat bovenaan de voedselketen. Anders kan het project stagneren en kunnen mensen in uw team het momentum verliezen.

Het is het verschil tussen

“Iemand moet met ons ontwerpteam praten over het gebruik van een nieuw lettertype.”

en

“Marcy, kun jij contact opnemen met Jim in Design over onze lettertype-voorkeuren?”

Dit sluit aan bij mijn volgende punt ...

4. Maak alle kritiek constructief

“Constructieve kritiek” is een van die feel-good buzzwords die we leren verafschuwen na de Engelse les op de middelbare school. Niettemin, het leren geven van nuttige feedback aan een collega zal niet alleen je interpersoonlijke relaties verbeteren, maar ook helpen om de kwaliteit van je werk te verbeteren. Advertising

Constructieve kritiek is meer dan alleen maar een leukere manier om met mensen te praten. Door duidelijke, gerichte feedback te geven in plaats van vage, algemene opmerkingen, kunnen mensen met wie je spreekt echt leren hoe ze hun methoden en werkwijzen in de toekomst kunnen verbeteren..

Het is het verschil tussen:

“Deze website is een schande.”

en

“Ik zie hier een aantal problemen, waaronder de donkergroene achtergrond waardoor de tekst moeilijk te lezen is en interpunctieproblemen in de eerste twee alinea's.”

5. Zorg dat u het juiste woord gebruikt

Neem even de tijd en bekijk deze lijst met vaak gebruikte woorden en zinsdelen. Advertising

Zie je daar iets dat op jou betrekking heeft? Als dat zo is, ben je niet de enige.

Dus overweeg dit: als u de verkeerde woorden in uw persoonlijke en zakelijke communicatie gebruikt, hoe kunt u dan verwachten dat iemand weet wat u echt wilt? Spellingcontrole, grammaticacontrole en het woordenboek zijn uw vrienden.

Gebruik ze bij twijfel. Als je niet twijfelt, gebruik ze dan toch.

Conclusie

Communicatie kan ontmoedigend zijn. Veel mensen zijn bijvoorbeeld bang voor spreken in het openbaar, omdat ze een verband aantonen tussen angst voor spraak en ineffectieve communicatie. Als u echter een bewuste poging doet om een ​​aantal van deze basisprincipes in de praktijk om te zetten, weet ik zeker dat u de resultaten snel zult zien.

Dus als je de volgende keer een e-mail schrijft of je voorbereidt op een statusvergadering met je team, zorg er dan voor dat je je uiterste best doet om duidelijk en effectief te communiceren. Wanneer iedereen begrijpt wat u probeert te zeggen, zult u merken dat uw beroepsleven een stuk soepeler gaat.