- Peter Atkinson
- 0
- 2141
- 53
Of je nu de nieuwe stagiair op het werk vertelt hoe je een nieuwe klantenmap moet indienen, of je zus een overzicht geeft van hoe Fido zijn avondmaal bereidde, je geeft instructies. Als algemene regel is het gemakkelijker om instructies in persoon te geven - de instructeur kan om opheldering vragen over alles wat hij niet begrijpt.
Wanneer u echter instructies opgeeft, kan het veel moeilijker zijn om elke stap uit te leggen die nodig is om de taak te voltooien. Denk na over het doen van uw eigen belastingen: de instructies van de IRS zijn genoeg om sommigen van ons naar het betalen van honderden dollars te brengen, alleen maar om te voorkomen dat ze omgaan met de opgeblazen dingen. Houd tijdens het schrijven van je instructies de volgende vragen in gedachten, zowel om ze te schrijven als om ze op zijn minst een beetje gemakkelijker te volgen. Advertising
Wat is het eindresultaat?
“Spoelen. Wassen. Herhaal.” De typische shampoo-instructies storen me op een fundamenteel niveau. Het is meestal dat ik niet zeker weet wanneer ik moet stoppen met herhalen. Hoe glanzend moet mijn haar uiteindelijk zijn? Hoe weet ik wanneer het schoon genoeg is om te stoppen met wassen? Ik probeer te voorkomen dat ik existentieel onder de douche sta, maar deze instructies geven het probleem aan met de helft van de richtingen die over mijn bureau gaan. Er is geen einde, geen doel, geen product dat het de naaste persoon thuis gemakkelijk maakt om te weten dat ze kan stoppen.
Bij het schrijven van een reeks instructies, is het eerste waar u op moet letten het eindresultaat. Zelfs een goede titel kan voor deze taak zorgen: een kok die de instructies volgt “Hoe een pot met water te koken” kan er waarschijnlijk achter komen dat hij kan stoppen als het water begint te koken. Wil je het punt bewijzen? Laat een reeks instructies zonder titel achter op het bureau van een kantoorassistent en ga op weg naar het weekend. Lang voordat je naar het strand gaat, krijg je een telefoontje om te vragen wat er op het bureau zit.
Lees Volgende
10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezenHeb je hetzelfde startpunt?
Ik raakte eens bijna vijfentwintig kilometer uit de weg en probeerde naar het huis van een vriend te gaan. Ik volgde zijn aanwijzingen naar de letter - dacht ik. Blijkbaar had hij me aanwijzingen gegeven vanaf een plek vlak bij zijn huis, ervan uitgaande dat ik er alleen kon komen. En ik had waarschijnlijk zo ver kunnen komen zonder aanwijzingen, als ik had geweten dat ik daar moest beginnen. Advertising
Maak je vertrekpunt duidelijk, of je nu een routebeschrijving geeft of iemand vertelt hoe hij zijn nieuwe televisie moet aansluiten. Het startpunt is misschien niet eens een adres; het kan een lijst zijn van ingrediënten of noodzakelijke apparatuur die uw gebruiker van tevoren moet hebben. Denk aan het runnen van een combinatie op de boerderij. Als je er een moest uitvoeren, zou je dat misschien kunnen doen, met goede instructies. Maar zou je de maaidorser in de eerste plaats herkennen??
Spreekt u dezelfde taal??
Mijn versie van de Engelse taal komt niet helemaal overeen met een van mijn klanten. Ik heb gezegd dat we misschien sociale netwerken moeten gebruiken om zijn bedrijf te promoten. Hij was op dat moment bij mij, maar toen ik een lijst met stappen opstelde voor hoe we verder moesten gaan, was hij niet bekend met een hele reeks termen: “Wat tweet het eigenlijk? Moet ik een vogel kopen?” Soms raken we zo gewend aan het jargon of het dialect van onze dagelijkse gesprekken dat we ons niet realiseren dat iemand die nieuw is in het concept - het exacte type persoon dat instructies nodig heeft - dezelfde woorden niet in dezelfde taal gebruikt. manier.
Je instructies hoeven niet binnen taken over te gaan in taken en proberen die nieuwe stagiair in één keer te introduceren in alle kantoordocumenten. Schrijf uw instructies op aan een minder goed geïnformeerd publiek - denk aan uw lieve oma die gewoon niet up-to-date is met jargon terwijl u aan het schrijven bent. Advertising
Deze vragen kunnen net zo goed van toepassing zijn op visuele instructies als schriftelijke aanwijzingen. Symbolen en iconen communiceren niet altijd goed, ondanks de bewering dat 'een foto meer zegt dan duizend woorden'. Een blijvend voorbeeld is het teken op de damestoiletdeur - die belangrijke instructie over alleen wie toegang heeft gekregen. In de VS hebben we dat funky stokfiguurtje met de vinnen aan beide kanten, bedoeld om een rok te vertegenwoordigen. In veel landen in het Midden-Oosten wordt de damestoilet aangegeven met een sluier. Pictogrammen kunnen ons net zo gemakkelijk laten struikelen als woorden.
Kun je het testen?
Een set instructies hoeft niet dezelfde gebruikerstest die het ontwerp van uw nieuwe website waarschijnlijk zou moeten ondergaan. Maar het overhandigen aan de man aan het volgende bureau en vragen “Is dit zinvol?” kan de tijd die iemand nodig heeft om uw aanwijzingen te volgen met uren te versnellen. Zelfs dertig seconden kleine correcties zijn niet al te veel moeite, vooral als je iemand per uur betaalt om deze taak te voltooien. In sommige situaties is testen uiteraard onmogelijk. Het is de moeite waard als je het kan regelen.
Als u van plan bent dezelfde set instructies meerdere keren te gebruiken, is het de moeite waard de persoon die de taak heeft uitgevoerd te vragen om u op de hoogte te stellen van specifieke problemen. Ruim ze nu op en je kunt onderweg problemen minimaliseren. Advertising
Laatste gedachten
En zelfs perfect geformuleerde instructies zijn geen garantie dat iedereen zal achterhalen wat u bedoelt. Maar ze doen de odds dat je nieuwe stagiaire haar eerste dag op kantoor zal overleven en dat het je lukt om al je haar te behouden. Dus schrijf je instructies, adem diep en ontspan met de wetenschap dat je een goede instructies hebt geschreven.