Fundamentele theorie van productiviteit Less is More

  • David Thornton
  • 0
  • 2223
  • 231

De kunst en wetenschap van productiviteit verbetert uw resultaten en uw leven. Een van de basistheorieën over productiviteit kan worden samengevat als: “minder is meer.” Laten we de verschillende manieren verkennen waarop u uw productiviteit kunt laten groeien met minder. We kunnen de uren op de dag niet verhogen, maar we kunnen onze focus en onze creativiteit vergroten.

1. Wanneer u minder prioriteiten noteert, bereikt u meer

Een van mijn favoriete inzichten uit het boek van Tim Ferriss De 4-Hour Workweek gaat over de impact van het stellen van minder prioriteiten. Zoals Ferriss schrijft:

“Kom nooit op kantoor of voor uw computer zonder een duidelijke lijst met prioriteiten ... Ik raad het gebruik van Outlook of geautomatiseerde takenlijsten af, omdat het mogelijk is een oneindig aantal items toe te voegen ... Er mag nooit meer dan twee missiekritieke items zijn om elke dag te voltooien. Nooit.”

Ik vond deze aanbeveling waardevol en absoluut de moeite waard om te implementeren. Trouwens, het schrijven van een takenlijst met honderd artikelen die op één dag moeten worden gedaan, zal u eenvoudig ontmoedigen.

2. Als je jezelf beperkt tot 7-10 jaarlijkse doelen, zul je eerder geneigd zijn om je doelen te bereiken

Ondernemer en auteur Micheal Hyatt is voorstander van het instellen van ongeveer zeven tot tien jaarlijkse doelen die je hele leven bestrijken (carrière, gezondheid, intellectueel, financieel enzovoort). Het instellen van uitdagende doelen is van vitaal belang om een ​​leven te leiden waar je trots op bent, in plaats van gewoon taken af ​​te vinken. In mijn ervaring, 7-10 doelen is het “Goldilocks-zone” voor belangrijke jaarlijkse doelen.

3. Als u werkmails thuis vermijdt, zult u gelukkiger en productiever zijn

Een studie gepubliceerd in de Academy of Management Journal toonde aan dat professionals vaak boos worden wanneer ze e-mails en sms-berichten ontvangen van hun bedrijf na normale werktijden. Als je erover nadenkt, is dat heel logisch. Er is immers vaak weinig dat u kunt doen om 's avonds een werkprobleem op te lossen wanneer u niet in de buurt bent van uw bestanden en de mogelijkheid hebt om input van anderen te zoeken. Als je e-mail blijft beantwoorden en geobsedeerd blijft door problemen, zul je het moeilijker vinden om te ontspannen en te rusten. Advertising

4. Wanneer u aandringt op vergaderingen met schriftelijke agenda's, verspilt u minder tijd.

Het volgen van een geschreven agenda is een belangrijke gewoonte voor effectieve vergaderingen. Sterker nog, erop aandringen dat alle vergaderingen agenda's hebben, vermindert het aantal vergaderingen dat u bijwoont. U kunt in eerste instantie moeilijk worden aangepast. Elke maand genereert u uren productieve tijd. Als je weerstand tegen een geschreven agenda hebt, vertel het dan gewoon aan de persoon “Voordat ik naar vergaderingen ga, probeer ik me altijd voor te bereiden zodat ik het meeste uit de tijd kan halen.”

5. Wanneer u 's morgens vroeg e-mail en sociale media vermijdt, zult u productiever zijn

Zoals Henry Ward Beecher zei, “Het eerste uur is het roer van de dag.” Het maakt uit hoe je de dag begint. Veel succesvolle mensen volgen een vaste ochtendroutine en nemen de tijd om een ​​boek te oefenen of te lezen. Door de dag met e-mail te beginnen, sta je in een reactieve gemoedstoestand. Die benadering betekent dat je je doelen en prioriteiten verwaarloost.

6. Wanneer u werktijden beperkt, zal uw focus verbeteren

In de public accounting-industrie is er een “druk seizoen” aan het begin van het jaar terwijl duizenden professionals aan audits werken. De tijdsdruk van het seizoen betekent veel stress. Helaas raken sommige mensen in de sector de rest van hun leven verwaarloosd. Erger nog, als je aanneemt dat je twaalf uur op kantoor bent, denk je er niets van om een ​​uur of twee 's morgens te verspillen.

7. Als u dutjes doet, beheert u uw stressniveaus

Het uitharden van twintig tot dertig minuten tijdens een drukke werkdag is een manier om uw productiviteit te verbeteren. Vincent Walsh, hoogleraar menselijk hersenonderzoek aan het University College London, merkte op dat dutjes de creativiteit verbeteren. Gewoon doorgaan met het wegmoffelen van een zwaar werkprobleem is niet altijd de juiste strategie. Natuurlijk heeft niet elk bedrijf een verlicht beleid voor middagdutjes, dus gebruik uw oordeel.

8. Wanneer u al uw vakantiedagen neemt, zult u gelukkiger en productiever zijn.

Wist je dat de wet van Nieuw-Zeeland vereist dat medewerkers 30 vakantiedagen per jaar hebben? Die hoge toewijding aan vakantie doet niets om de economie van Nieuw-Zeeland schade te berokkenen volgens een recente OECD-bevindingen gerapporteerd in USA Today. Door tijd weg te nemen van kantoor kun je je interesses uitbreiden, nieuwe ervaringen opdoen en de broodnodige rust krijgen.

Zit je vast aan ideeën voor het gebruik van je vakantie? Krijg een paar nieuwe ideeën uit de volgende bronnen: Adverteren

35 meest exotische bestemmingen voor uw volgende vakantie

8 redenen waarom het nemen van een vakantie je op het werk beter maakt

9. Wanneer u e-mailmeldingen verkleint, stelt u meer in

Meldingen - piepjes, zoemende apparaten en geluiden - waren ooit een leuk idee. Het is echter tijd om meldingen te verminderen om uw productiviteit te verbeteren. Als je werk of focus verbroken is om e-mail om de paar minuten te controleren, kost het je tijd om je opnieuw te concentreren op je werk. Neem daarom de tijd om meldingen uit te schakelen (bijvoorbeeld e-mailmeldingen op de iPhone en Android-telefoons uitschakelen) of verlaag de frequentie (controleer bijvoorbeeld elk uur per e-mail in plaats van elke 5 minuten).

10. Als je je agenda blokkeert, ontvang je minder afleiding

In veel grote organisaties is het een gebruikelijke gewoonte om een ​​gedeelde agenda te hebben. Dit type systeem maakt het gemakkelijk om vergaderingen te plannen omdat de organisator van de vergadering een tijdstip kan vinden waarop iedereen die nodig is voor de vergadering gratis is. Helaas beginnen sommige mensen hun dagelijkse kantooragenda op een reactieve manier te bekijken: een plaats om vergaderverzoeken op te slaan. Zorg er in plaats daarvan voor dat u blokkeert (d.w.z. schema “een ontmoeting met jezelf”) ten minste 2 uur per dag om u te laten concentreren op uw activiteiten met hoge prioriteit.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

De podcast Manager Tools raadt bijvoorbeeld aan om vergaderingen op maandagochtend te vermijden.

11. Wanneer u het tv-verbruik verlaagt, hebt u meer tijd om uzelf op bevredigende activiteiten toe te leggen.

Volgens onderzoeksbureau Nielsen bewaakt de gemiddelde Amerikaan dagelijks meer dan 3 uur televisie. Wat als u uw inname met een uur verlaagde? Dat zou je tijd geven om jezelf toe te leggen op andere activiteiten. U kunt bijvoorbeeld eindelijk leren hoe u moet coderen, één dag per week een nachtschool bijwonen of gewoon eerder naar bed gaan. Dit idee is vooral waardevol als u urenlang televisie (of video) kijkt, ongeacht het programma. Advertising

12. Als je minder goed naar het nieuws kijkt, word je gelukkiger en minder angstig.

Het tijdschrift Psychology Today heeft onlangs gemeld dat het bekijken van tv-nieuws en actualiteitenprogramma's mensen angstiger kan maken. In de afgelopen 20 jaar is het aantal sensationele negatieve berichtgeving toegenomen. Volgens het onderzoek: “Niet alleen zijn negatief uitgebalanceerde nieuwsuitzendingen je waarschijnlijk verdrietiger en angstiger maken, ze zullen waarschijnlijk ook je eigen persoonlijke zorgen en angsten verergeren..”

13. Als u vermoeide beslissingen neemt, maakt u minder fouten.

Je energieniveau heeft invloed op je vermogen om goede beslissingen te nemen. Het is bijvoorbeeld vaak moeilijk om je humeur onder controle te houden na een stressvolle dag op kantoor. In feite hebben economen gemeld dat je meer geneigd bent om impulsaankopen te doen (bijvoorbeeld junkfood) als je moe bent.

Gewapend met deze informatie, kunt u besluiten om “slaap er een nachtje over” wanneer u wordt gevraagd om een ​​belangrijke beslissing later op de dag te nemen.

14. Wanneer u eerder naar bed gaat, zult u beter uitgerust en effectief zijn

Als u gewend bent om door uw dagen moe en versleten te zijn, zal het een uur eerder naar bed gaan uw productiviteit verbeteren. Meer rust krijgen, verbetert uw vermogen om gefocust te blijven en u te helpen betere beslissingen te nemen, ook onderweg. National Highway Traffic Safety Administration meldt dat meer dan 200.000 Amerikaanse auto-ongelukken worden veroorzaakt door slaperige bestuurders.

15. Als u rommel in uw werkruimte elimineert, verspilt u minder tijd

Rommel is een veelvoorkomend probleem voor velen van ons. Wanneer uw werkruimte vol is met rommel - oude tijdschriften, ontvangsten voor declaraties, stapels oude Post-It-aantekeningen - heeft uw productiviteit te lijden. Concreet breng je meerdere keren per dag tijd op zoek naar belangrijke materialen. Volgens de Daily Mail kost het zoeken naar kwijtgeraakte items minstens 10 minuten per dag (dat staat gelijk aan meer dan $ 1100 per jaar aan het uitzoeken van items als uw jaarsalaris $ 70.000 is).

16. Wanneer u de niet-productieve reistijd vermindert, kunt u meer bereiken

Pendelen van en naar het kantoor kost veel tijd die productief kan worden gebruikt. De gemiddelde Amerikaan besteedt 50 minuten per dag aan woon-werkverkeer, een activiteit die velen vermoeiend of frustrerend vinden. Gelukkig kun je de woon-werktijd transformeren in een opleidingstijd! Als u met een auto naar het werk rijdt, luister dan naar podcasts of koop een abonnement bij Audible (een service met 100.000 audioboeken). Daarnaast kun je ook per trein of metro naar het woon-werkverkeer kijken, je kunt lezen, studeren of zelfs een voorsprong op je werk krijgen. Advertising

17. Wanneer u uw ochtendroutine stroomlijnt, wordt u ochtendmeester

Uw benadering van uw ochtend heeft een aanzienlijke invloed op uw productiviteit. Als je ongeorganiseerd bent en uitslaapt, zal een gekke worsteling om de deur op tijd te onderscheiden je dagelijkse realiteit zijn. In plaats daarvan kun je het ochtendritueel volgen van succesvolle mensen die vroeg opstaan, zodat ze kunnen lezen, oefenen en voor andere belangrijke activiteiten kunnen zorgen.

Om uw ochtend te stroomlijnen, zoekt u naar terugkerende taken die u kunt optimaliseren. Overweeg bijvoorbeeld om uw sleutels en mobiele telefoon elke nacht op exact dezelfde plaats te plaatsen, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden wanneer u vertrekt. Plaats in de winter al je kleding voor koud weer (hoed, handschoenen, laarzen, enz.) Zodat je ze kunt uitdrogen en klaar bent voor nog een dag.

18. Wanneer u een timer instelt op uw werk, verbeteren uw acties

In de meeste professionele werkomgevingen hebben individuen een hoge mate van autonomie in de manier waarop zij hun dagen organiseren. Over het algemeen is deze vrijheid een zegen. Het is ook gemakkelijk om in slechte gewoonten te vervallen - artikelen lezen op het web, gekke video's bekijken of gewoon een dagje dromen. Stel in plaats daarvan een timer in voor 25 minuten om de productiviteit te verbeteren. Zodra u de routine van het werken volgens een schema onder de knie hebt, kunt u de duur van uw focusperioden geleidelijk verhogen.

19. Wanneer u de pictogrammen op het bureaublad van uw computer verkleint, zult u productiever zijn

De bureaublad van je computer is geen effectief bestandssysteem. Voor de beste resultaten raad ik aan maximaal één kolom met pictogrammen te gebruiken voor uw meest gebruikte toepassingen. Ik stel voor om uw belangrijkste productiviteitstoepassingen (bijvoorbeeld Microsoft Word en Excel) en webbrowsers (bijvoorbeeld Firefox en Chrome) op te nemen. De rest van je bureaublad is dan gratis en vrij.

Zodra je je computer hebt opgeruimd, zoek dan naar een inspirerende achtergrondafbeelding die je in een goed humeur brengt. Verken deze zeven websites voor achtergrondafbeeldingen om uw verbeelding te laten beginnen.

20. Als u uw alcoholgebruik matigt, verbetert uw gezondheid

Op cruiseschepen en andere vakantiebestemmingen worden gratis bier, wijn en andere drankjes geserveerd aan de gasten. Hoewel het plezierig is, doet het verlagen van te veel alcohol afbreuk aan je productiviteit. Zwaar drinken veroorzaakt gezondheidsproblemen die tijd vergen van andere bezigheden. Weet je niet zeker of je drinkgewoonten te groot zijn? Maak een afspraak met uw arts om zijn of haar advies te vragen.

Aanbevolen foto credit: Pocket Watch Classic / Tentes via pixabay.com




Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.

Hulp, advies en aanbevelingen die alle aspecten van uw leven kunnen verbeteren.
Een enorme bron van praktische kennis over het verbeteren van de gezondheid, het vinden van geluk, het verbeteren van iemands prestaties, het oplossen van problemen in zijn persoonlijke leven, en nog veel meer.