Ontvang 'Er gedaan en verhoog de productiviteit met Google Docs

Heb je moeite met meerdere werkstations, laptops, mobiele apparaten en toegang tot een bepaald document? Deelt u documenten en spreadsheets met teams van mensen? Vraag je om feedback over projecten van mensen over de hele wereld?

Als je dat doet, heb ik een oplossing voor je die niet eens een dubbeltje kost om te gebruiken. Advertising

Google documenten

Oké, oké, ik hoorde het gekreun zelfs op internet. Google Documenten heeft geen goede reputatie genoten als vervanging voor Microsoft Office of zelfs Open Office. Ik heb het niet over het gebruik van Google Documenten als uw tekstverwerkingssoftware. Ik gebruik zowel MS Office als Open Office om documenten, spreadsheets en presentaties te maken en te bewerken. Als u een zware gebruiker van kantoortype-applicaties bent, moet u echt een soort desktopsoftware hebben.

Waar ik het over heb is Google Docs gebruiken als aanvulling op je desktop-applicaties. Op de juiste manier gebruikt, kan Google Documenten uw documenten beoordelen terwijl u thuis bent, op kantoor, op reis, overal met een internetverbinding. Het is ook een geweldige manier om samen te werken met mensen, items te delen, feedback te krijgen.

Er zijn andere samenwerkingshulpmiddelen die er zijn. Dropbox, Syncplicity zijn enkele. Ze zijn goed voor techneuten die begrijpen wat van hen wordt verwacht. Ik heb ontdekt dat wanneer ik iets wil delen met niet-techneuten, ze in de problemen komen met deze tools. Ze hebben ook een gratis en professionele versies. Als u ze gebruikt voor iets met betrekking tot een bedrijf, zou u moeten overwegen om ervoor te betalen om niet in strijd te zijn met de algemene voorwaarden. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Ermee beginnen

Je hebt natuurlijk een Google-account nodig om Google Docs te gebruiken. Als u er nog geen heeft, gaat u naar google.com en meldt u zich aan. Zodra u uw account hebt, kunt u Documenten openen door op het tabblad bovenaan het scherm te klikken. Hiermee gaat u naar uw startscherm.

collecties

De sleutel tot het gebruik van Google Documenten voor het begrijpen van collecties. Collecties zijn hetzelfde als bestandsmappen in Google Documenten. Elke verzameling bevat een aantal andere dingen. Een verzameling kan meerdere documenten, spreadsheets, presentaties of zelfs andere collecties bevatten. Een verzameling kan meerdere soorten items bevatten, een paar documenten, een spreadsheet en een paar andere collecties. Dit is net als bestandsmappen in een besturingssysteem.

Ik gebruik collecties om items op dezelfde manier bij elkaar te houden zodat ze kunnen worden gegroepeerd en ik kan ze delen met iedereen die ik wil. U zult collecties op uw Google Documenten-scherm aan de linkerkant. Er wordt een lijst weergegeven met uw collecties en collecties die met u zijn gedeeld. Advertising

Krijg 'er klaar gemakkelijk'

Ik ontdekte dat de beste manier om uw documenten in Google Documenten te krijgen, is om mappen op uw werkstation te maken, de items in te voeren waartoe u toegang wilt hebben en ze vervolgens als verzamelingen naar Google Documenten te uploaden. Ik heb lang geprobeerd om de documenten één voor één te uploaden, de verzamelingen in Google Documenten te maken en de items vervolgens in de collecties te plaatsen. Doe dat niet. Het is echt onhandig. U kunt het allemaal binnen een paar minuten op uw werkstation doen, het uploaden en er vervolgens overal toegang toe hebben.

Delen en feedback

Het andere leuke gebruik voor Google Documenten is om dingen met mensen te delen. U kunt collecties of afzonderlijke items delen. De gemakkelijke manier om te delen is door met de rechtermuisknop op het item te klikken. Hiermee kunt u Delen selecteren en vervolgens nogmaals op Delen klikken. Dit opent het dialoogvenster Instellingen voor delen. Op dit punt heb je een aantal keuzes. U kunt rechtstreeks delen met mensen die hun e-mailadres gebruiken. Typ gewoon het adres in het vak “Mensen toevoegen”. Ze krijgen een e-mail met toegang tot het item. Een andere manier is om een ​​link te gebruiken. Klik bovenaan het vak Instellingen voor delen op Wijzigen om het toegangstype te wijzigen. Selecteer iemand met de link om toegang te krijgen tot een link die iemand naar je item brengt. Je hebt ook de keuze om ze de mogelijkheid te geven om het document te bewerken.

Door een link met bewerkingsrechten te gebruiken, kunt u een document op Facebook, Twitter, enz. Delen en om commentaar vragen over alles waar u aan werkt. Wat een geweldige manier om feedback te krijgen! Mensen kunnen de functie voor het toevoegen van opmerkingen gebruiken om u alle gewenste feedback te geven. Zorg ervoor dat u een reservekopie hebt voor het geval iemand het document onherkenbaar wijzigt. Advertising

huishouden

Tot slot, gebruik collecties om ervoor te zorgen dat afzonderlijke items uw startpagina niet verstoppen in Google Documenten. Selecteer de afzonderlijke items en klik vervolgens bovenaan op Meer. Selecteer Niet tonen in startpagina om ze van uw startpagina te verbergen. U zult de items in de collecties nog steeds vinden en het houdt uw startpagina veel beter beheersbaar.

Eenvoudig, snel, gratis

Het gebruik van Google Documenten op de manier die ik heb beschreven, voldoet aan mijn vereisten voor een eersteklas productiviteitstool - eenvoudig, snel en goedkoop (gratis). Het is een geweldig hulpmiddel om in je gereedschapstas te hebben. Ik zie alleen het gebruik van Gmail en Google Docs groeien.

Waarom niet beginnen met het gebruik en profiteren van de verhoogde productiviteit?

(Photo credit: Electonic News op internet via Shutterstock)