GTD-vernieuwing, deel 4 wordt gesorteerd

Vorige week sprak ik over het eindelijk op orde krijgen van mijn projecten. Dat is natuurlijk geen eenmalig iets, maar ik ben nog niet helemaal klaar om te praten over het proces om nieuwe projecten in mijn lijsten te brengen, nog niet “on-the-fly” of als onderdeel van mijn wekelijkse beoordeling.

Maar grip krijgen op mijn projecten, beide groot (er is een boekvoorstel dat ik wil schrijven) en klein (ik moet een fatsoenlijke tandarts vinden) is een proces in twee stappen. De eerste is wat ik vorige week heb beschreven: het identificeren van al mijn actieve projecten en het krijgen van een aantal volgende acties toegewezen aan elk van hen. Het andere deel van het proces is mezelf aan het instellen do hen. Advertising

In sommige gevallen kan ik natuurlijk uitvinden wat er moet gebeuren en doe ik het. Maar voor de grotere projecten heb ik materialen nodig, en dat betekent bestanden.

Het bewaren van bestanden is voor mij een zwak punt, niet omdat ik, net als elke andere volwaardige productiviteitsgeek, geen gezonde, wellustige waardering heb voor bestandsmappen en mijn standaard-uitgave GTD-labelmaker, maar omdat het het minst interessant is en lastigste deel van alles te doen. Maar ik ben 1800 mijl van huis - als ik iets gedaan krijg in dit verblijf van vijf weken, heb ik geen ruimte om iets belangrijks te vergeten, of om ongeorganiseerd te zijn.

Ik kan niets minder interessant bedenken dan praten over het plaatsen van papier in mappen (behalve misschien eigenlijk zetten papier in mappen) en ik heb eerder gepost over archiveren, dus ik zal hier niet ingaan op de mechanica van dit alles, behalve dat elk project een map krijgt (of soms een hard gebonden notebook, als het zich zal ontvouwen over een lange periode) en elke map is netjes gelabeld. Terwijl een project actief is, let ik erop dat elk stukje papier hiermee samenhangt - Ik heb liever een beetje extra schoonmaakwerk in de buurt van een project dan mezelf vinden zonder iets waarvan ik niet wist dat het belangrijk zou zijn. Advertising

Lees Volgende

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Waar ik hier over wil praten, is de eeuwige kastanje van persoonlijke productiviteitsliteratuur: papier versus technologie.

Nu, ik ben een grote oude nerd, daar kom ik niet omheen. Ik ben het soort man wiens net zo waarschijnlijke neus in zijn Blackberry zit als niet, die fantaseert over nieuwe configuraties van het thuisnetwerk (ik heb twee oude pc's onder mijn keukentafel klaar om te worden hergebruikt ...), en wie reist met niet één maar twee laptops. Ik hou van goed ontworpen software die goed werkt, en hou van de doorzoekbaarheid en veiligheid van het bewaren van belangrijke informatie in elektronische vorm, bij voorkeur op meerdere plaatsen ondersteund.

Dat gezegd hebbende, ben ik zo ver van papierloos als mogelijk. Mijn productiviteitssysteem, inderdaad mijn kantoor als geheel, is dat wel “paper-full”. Voor alle argumenten daartegen - en geloof me, de milieubelasting alleen al doet me pijn, hoewel ik probeer gerecycled papier te gebruiken wanneer ik het kan krijgen - ik vind papier belangrijk. Geen papier, geen productiviteit. Advertising

Om te beginnen ben ik een schrijver. En hoewel ik redelijk comfortabel ben om woorden van mijn vingers door het toetsenbord naar het scherm te laten stromen, kan ik dat niet bewerken. Ik ben gewoon niet comfortabel genoeg met het scherm om er enige tijd aan te lezen, en vooral niet om het soort pietluttige heroverweging te doen dat te maken heeft met een revisie voor publicatie.

Maar dat is alleen maar voor schrijven. Mijn voorkeur voor papier gaat veel verder dan alleen bewerken en reviseren. En hier is waar ik hoop dat het overal voor GTD'ers interessant wordt.

Er is iets heel fysiek over GTD, of misschien over werken in het algemeen. Iets over het schrijven van dingen met pen of potlood op echt papier, over het vasthouden van dingen in uw handen, dat fungeert als een trigger voor actie. E-mail, Evernote-notities, taken op online Todo-lijsten - Ik vind het heel gemakkelijk om er doorheen te bladeren, ze te bekijken en te denken “ja, dat is iets dat moet worden gedaan” en niet echt do het. Advertising

Maar papier, iets wat ik in handen houd, iets wat ik fysiek manipuleer ... Het is alsof fysiek contact maken met mijn werk op een materiële manier dat dierlijke deel van mij triggert dat de zon door de lucht beweegt en dat weet er moet werk worden gedaan, en zo niet nu, zal het te laat zijn.

Dus terwijl ik allerlei virtuele technologische hulpmiddelen gebruik om dingen gedaan te krijgen, gaan de meeste dingen uiteindelijk naar een papieren bestand - een mooie, zware map gevuld met papieren. Ik koop decoratieve bestandsmappen om twee redenen: a) ze zijn meestal gemaakt van een steviger papier dan gewone mappen, waardoor ze beter kunnen worden gebruikt, en b) ze zijn gemakkelijk te onderscheiden van elkaar, waardoor mijn werk net iets eenvoudiger is te bereiken.

Als ik klaar ben om aan het werk te gaan, komt de map tevoorschijn, wordt de inhoud gescand en op de een of andere manier, bijna als bij toverslag, ga ik aan de slag. En dingen worden gedaan.