GTD Refresh, Deel 5 Het bouwen van de wekelijkse beoordelingsgewoonte

Helemaal aan het begin van de opgenomen lezing van David Allen, Dingen snel gedaan krijgen, hij vertelt zijn publiek dat het belangrijkste maar enige moeilijkste onderdeel van steeds productiever worden is om elke week tijd vrij te maken voor een wekelijkse beoordeling. Het belangrijkste omdat deze paar uur van “time-out” een keer per week is waar vrijwel alle GTD-magie gebeurt - daar zorgen we ervoor dat alles uit ons hoofd en ons vertrouwde systeem komt, zodat we onze hersens kunnen gebruiken voor het doen van Good Stuff in plaats van ons te zeuren over de goede dingen die we zouden moeten doen. Het moeilijkste omdat ... nou, ik heb mijn theorieën.

Allereerst zijn wekelijkse recensies moeilijk, omdat het in praktische zin eenvoudigweg moeilijk is om een ​​uur of twee vrij te nemen en je op het grotere geheel te concentreren. Deze moeilijkheid wordt nog verergerd door psychologische factoren - in de eerste plaats zijn de meesten van ons van mening dat onze moment-tot-moment betrokkenheid bij ons werk essentieel is, en als we niet echt aan het werk werken - zelfs druk werk - we vrezen dat dingen uit elkaar vallen . Voor een ander ding, het besteden van een paar uur na te denken over ons werk voelt niet als werk - het kan enige tijd duren om dit in ons op te nemen “meta-werk” is een belangrijk onderdeel van ons werk als geheel. Advertising

Er zijn ook emotionele redenen. Om te beginnen denk ik dat de meesten van ons op een bepaald niveau gewoon bang zijn om zoveel tijd met onszelf door te brengen. Wat voor soort dingen gaan we ontdekken? Zelfreflectie kan eng zijn! Ook zijn de meesten van ons opgevoed om dergelijke zelfreflectie als een soort van zelfzucht te zien - wie zijn wij om dat soort onderzoek te verdienen? Dat brengt ons ertoe onszelf niet te vertrouwen, wat leidt tot een gebrek aan eerlijkheid die de wekelijkse beoordelingsgewoonte ondermijnt - je kunt geen vertrouwd systeem bouwen zonder jezelf te vertrouwen!

Voor mij is er altijd een combinatie van deze factoren geweest. Mijn planning is nogal chaotisch - niet alleen vanwege desorganisatie, maar omdat het als een academisch onderdeel van mijn baan is om te reageren op wat mijn 150 studenten in een bepaald semester naar me gooien, en dat vrij snel te doen. In mijn andere leven als schrijver, terwijl ik de tijd om te werken kan blokkeren, sta ik enigszins in de gril van redacteuren, klanten en natuurlijk mijn publiek - wie weet welke noodsituatie volgende week zal brengen?

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Al die chaos heeft het voor mij moeilijk gemaakt om consequent een wekelijkse beoordeling te houden - elke inspanning heeft een paar weken geduurd en daarna de weg versperd terwijl de rest van mijn leven zich ophoopte (een teken dat ik misschien niet aan het doen was het is sowieso erg goed). Daar komt nog bij dat teveel van wat ik doe in wekelijkse recensies later wordt belemmerd als ik mijn plannen in de praktijk breng, waardoor ik het steeds moeilijker heb om mezelf te vertrouwen, wat opnieuw slecht is voor mijn vertrouwde systeem. Advertising

Een terugkeer naar vertrouwen

Ik weet dit allemaal, dus toen ik begon met het proces om mezelf opnieuw te verbinden aan het bouwen van een systeem zo dicht mogelijk bij GTD, wist ik dat ik het moest afhandelen.

Gelukkig heb ik een paar dingen die in mijn voordeel werken, en ik denk dat ik een paar dingen goed heb gedaan door deze keer de basis te leggen.

Hoewel ik niet altijd zo goed ben geweest met de wekelijkse beoordeling, ben ik er over het algemeen goed in geweest om mijn lijsten up-to-date te houden en te doen “mini-reviews” - om de paar dagen door mijn lijst met projecten bladeren om te zien of er iets is dat ik zou kunnen toevoegen als volgende acties. Dit is een van de kernoefeningen die deel uitmaken van de wekelijkse beoordeling, dus ik heb die rol weggelegd en kan erop voortbouwen. Advertising

Wat mij deze keer meer hoop geeft, is dat Ik heb een lijst met aandachtsgebieden toegevoegd aan mijn opstelling, met het idee dat ik niet alleen taken uit mijn lijst met projecten genereer, maar ook projecten en taken genereer uit mijn Focus of Focus-lijst. Dit zou me moeten helpen op het goede spoor te blijven, aangezien a) ik het ben niet doen doe het in mijn “mini-reviews”, en b) het leidt naar de “ergens naar uitkijken” onderdeel van de wekelijkse review, waarvan ik denk dat het me (en anderen) bang maakt.

Dat laat natuurlijk de praktische zorg over het inplannen van de tijd binnen. Vrijdag is voor mij een natuurlijke, aangezien ik zelden op vrijdag werk - maar hoewel ik de afgelopen paar weken wekelijkse recensies op vrijdag heb gedaan, denk ik dat maandag beter kan zijn, omdat ze me plaatsen “dichter bij de actie” - Ik heb een beter idee van wat er aan het begin van de week om me heen gebeurt dan dat ik vermoed wat macht aan het einde van de vorige week.

Het krijgen van wekelijkse beoordelingen gedaan

Zoals ik aan het begin van dit bericht al zei, zijn wekelijkse recensies belangrijk - in plaats van een verlies van uw beschikbare werktijd, goed gedaan, zou de wekelijkse beoordeling moeten zijn toevoegen niet alleen voor je werktijd, maar ook voor je zelfvertrouwen en kalmte om dat werk te doen. Om een ​​idee te krijgen van hoe een wekelijkse beoordeling eruit moet zien, bekijk mijn Back to Basics-post van vorig jaar. Advertising

Maar meer dan wat dan ook, een wekelijkse beoordeling is een verbindingspunt tussen u en uw werk. We leven in een go-go-go-maatschappij waar werk is - ieder werk - wordt van ons allemaal de hele tijd verwacht. Amerikanen werken vooral harder dan wie dan ook - niet noodzakelijkerwijs efficiënter of belangrijker, maar meer uren en met minder pauzes. Het is maar al te gemakkelijk in al deze drukte om het werk uit het oog te verliezen, waarom we het doen en wat het met ons te maken heeft als mensen.

Een wekelijkse beoordeling gaat over taakbeheer en planning, maar het gaat ook om het opnieuw verbinden met ons werk op een persoonlijke manier, het evalueren van ons werk in termen van doelen voor een hoger doel en levensdoelen, het afstemmen van het werk dat we vandaag doen met de dromen die we van morgen hebben. We krijgen niet zoveel momenten in het leven, dus het is belangrijk dat we ze voor onszelf maken.