Hoe niet te vallen in een productiviteitsgat

Ugh ... dus ik zit hier weer en breng zondagmiddag door met proberen mijn productiviteit te bepalen - geloof ik - door nog eens een to-do-lijst door te nemen, proberend een greep te krijgen op de nieuwste “magie” app voor werkbeheer en zich in het algemeen afvragend waarom kan ik niet gewoon mijn werk gedaan krijgen.

Het is bijvoorbeeld moeilijk voor me om me voor te stellen dat een kapper elke dag naar zijn werk gaat en zich afvraagt ​​hoe hij zijn takenlijst moet bouwen op een manier die hem niet gek maakt als hij er een blik op werpt. Of een buschauffeur die via een stukje projectbeheersoftware zijn routes probeert op te sporen. Dat klinkt gewoon gek.

Dus waarom wel produktiviteit lijkt het alleen het probleem te zijn van mensen van wie het werk voornamelijk op een computer gebeurt ?! Ik bedoel, is er iets mis met ons? Hebben we echt vijf verschillende tools nodig om onze to-do-lijsten af ​​te handelen??

Zijn we allemaal in een soort productiviteitsgat??

We zijn misschien helaas, maar laat me u precies vertellen wat ik hier bedoel .

Kortom, u zit in een productiviteitsgat als u constant steeds meer tijd spendeert aan het beheren van uw productiviteit zelf en het negeren van de dingen die echt gedaan moeten worden gedurende uw dag - uw echte baan.

Klinkt als jou?

Maak je echter geen zorgen. Dit is fixeerbaar. Advertising

Zoals altijd is de eerste stap om het probleem te begrijpen, enige eerlijke zelfreflectietijd te nemen en erachter te komen of je eraan lijdt.

Nogmaals, de problemen beginnen meestal zodra we teveel tijd hebben besteed aan het beheer van onze productiviteitsinstellingen (verschillende tools en methoden) en daarom stellen we het daadwerkelijke werk uit dat moet worden gedaan.

Daarom is het beste uitgangspunt om je gemiddelde dag te doorlopen en aandacht te besteden aan hoe je het uitgeeft.

Over het algemeen is het een gezonde gewoonte om de dag vrij te maken met een of andere vorm van herziening - controleer de taken die u de vorige dag hebt uitgevoerd en stel de laatste lijst samen van dingen die u vandaag nog moet doen. Maar dit zou u niet meer dan 10-15 minuten moeten kosten. Daarna zou u zich niet langer moeten concentreren op microbeheer en uw werk in vraag stellen.

Laten we dat laatste deel benadrukken. Ons werk in vraag stellen is een veel voorkomend probleem. Hier is hoe het zich afspeelt. Je begint de dag vrij door je plan te bekijken, je taken te selecteren en vervolgens aan het werk te gaan. Na een uur of twee keert u echter terug naar het plan en begint u zich af te vragen of bepaalde taken wel echt op uw lijst moeten staan. Dus je doet wat afstemming en gaat weer aan het werk. Na een paar uur herhaalt het verhaal zichzelf.

Dit is niet goed. En zo'n gewoonte doodt echt je productiviteit. Het is veel effectiever om de taken van elke dag één keer in te stellen en ze vervolgens de rest van de dag uit te voeren, niets in vraag te stellen.

Hier leest u hoe u dit kunt bedenken om het gemakkelijker te maken. In de ochtend ben jij de CEO. Je neemt de beslissingen en plant dingen uit. Maar goed daarna ga je naar een werkmodus. In die modus heb je geen beslissingsbevoegdheid, je kunt alleen het werk afhandelen dat 's ochtends is gepland. Advertising

Ga door, geef het een kans, ik beloof dat het werkt als gangbusters.

Vereenvoudig het gebruik van uw productiviteitstool

We komen vaak in de verleiding om voortdurend te werken aan het verbeteren van onze productiviteit door steeds meer productiviteitstools of apps te introduceren. Ik bedoel, er wordt elke week iets nieuws uitgebracht, en het is beloofd elke keer de magische oplossing te zijn.

We springen er dus vanzelf in, beginnen met het testen van de tool, spenderen er een week aan, spelen de volgende week af en gaan experimenteren met iets anders.

Terwijl ik hier net zo veel mee worstelt, merk ik dat het veel gemakkelijker is om met dit probleem om te gaan als ik me deze wijze woorden herinner:

“Perfect is de vijand van het goede.” -Voltaire

Hier is hoe te denken over dit in relatie tot wat we hier bespreken. Als een oplossing voor u prima werkt en u productief wordt, ga dan niet op zoek naar vervanging.

In mijn geval is bijvoorbeeld het gebruik van standaard papieren facturen voor mijn takenlijst de koning. Advertising

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Laten we dit ding op zijn kop zetten en erover praten wanneer het perfect in orde is om nieuwe oplossingen te introduceren ...

Doe niet het werk dat je niet hoeft te doen

Naast voortdurend vragen stellen bij jezelf, heen en weer gaan tussen werken en plannen en experimenteren met te veel productiviteitstools, is een ander erg populair probleem dingen doen die je simpelweg niet hoeft te doen. Ofwel omdat ze helemaal kunnen worden overgeslagen of omdat iemand anders of iets anders ze veel efficiënter kan verwerken dan jij.

Ik zal je een paar voorbeelden geven in een ogenblik, maar wat hier belangrijk is, zijn niet per se de specifieke voorbeelden, maar het algemene idee - het idee om te zoeken naar hulpmiddelen en oplossingen die eerder tijdrovende taken minder tijdrovend kunnen maken.

Het eerste voorbeeld is dus het toewijzen van klanten en het sturen van voorstellen aan hen. Als u als zelfstandige werkt of op een afdeling van uw bedrijf werkt waarbij de klant wordt bereikt, besteedt u veel tijd aan het beheren van dingen, het doornemen van e-mails, dubbele controle of u misschien iets hebt gemist, enzovoort.

Dit is niet productief. Wat je in plaats daarvan moet doen, is focus op de kern van de taak - de dingen die echt belangrijk zijn. Als we het hebben over pitching-clients, is het belangrijk om de juiste potentiële klant te vinden en hen iets te bieden dat hen waarschijnlijk zal helpen. Het beheren van het veld zelf is niet iets dat op uw bord zou moeten staan ​​als u productief wilt zijn.

Een tool als Bidsketch kan u helpen met dit soort dingen en volledig omgaan met het managementgedeelte. Het stuurt uw voorstel naar buiten, volgt het en laat u zelfs weten of de klant het heeft bekeken. Het resultaat is dat u zich kunt concentreren op het doen van de kern van uw werk.

Doorgaan naar het volgende voorbeeld - producten of services online verkopen. Normaal gesproken vergt dit veel werk om met de technische zaken om te gaan. Als u een aangepaste online winkel hebt gebouwd, dat is het aantal kleine bedrijven, moet u het voortdurend beheren en ervoor zorgen dat elk technisch detail correct werkt. Advertising

Maar dit is een verspilling van je kostbare tijd. Met een tool als Shopify, kun je binnen enkele minuten een winkel bouwen en Shopify het zware werk laten afhandelen, zodat je je kunt concentreren op selling, in plaats van op verkoop beheren.

Tot slot, het laatste voorbeeld dat ik voor u heb, is het beheren van uw gegevens - de bestanden op uw laptop, uw desktop of uw mobiele telefoon en ervoor zorgen dat alles veilig is en een back-up wordt gemaakt. Jaren geleden werd dit gedaan via USB-pen-drives, maar tegenwoordig hebben we Dropbox, Box, SugarSync en nog veel meer. Al deze hulpmiddelen zijn zo gebouwd dat uw bestanden veilig zijn, zodat u ze niet actief hoeft te back-uppen.

De voorbeelden zijn voldoende, dus wat ik wil dat je hieruit haalt, is het volgende proces. Het is bedoeld om de productiviteitsgaten in uw actielijsten te identificeren en u te helpen deze op te lossen:

1. Kijk door de taken waarvoor u zorgt en kies degenen die het grootste deel van uw tijd verbruiken.
2. Noem de belangrijkste (belangrijkste) activiteiten als onderdeel van die taken. Zoals ik bijvoorbeeld zei bij pitching-klanten, is de kernactiviteit het vinden van de juiste klanten en het aanbieden van de juiste oplossing.
3. Maak een lijst van alle nevenactiviteiten die nodig zijn om deze taken uit te voeren (maar zijn niet de kernactiviteiten). Nogmaals, voor het plaatsen van clients, bijvoorbeeld, sturen we de pitches, voorstellen, trackingreacties enzovoort.
4. Probeer een tool te vinden die deze niet-kernactiviteiten voor u optimaliseert.

Ik garandeer dat als je dit doet voor alleen de top drie van je meest tijdrovende taken, je enorme verbeteringen in je productiviteit zult zien. En als je dit combineert met de eerste techniek die ik hier deelde - een CEO in de ochtend en een werknemer de rest van de dag - zul je je resultaten voor altijd vermenigvuldigen.

Wat denk je hiervan? Zit je nu in een productiviteitsgat waar je liever uitkomt??