Hoe Productiviteitssystemen niet op anderen in te zetten

Mijn babyzus heeft me dit weekend bezocht en een stapel huiswerk meegenomen waarvan ik dacht dat het ongelooflijk was: ze is een junior op de middelbare school en haar takenlijst had iets voor elke klas - en projecten in de meeste van hen. Ze houdt het bij in een planner die zulke kleine ruimtes heeft voor het opnemen van afspraken of taken waarvan ik dacht dat mijn ogen uit mijn hoofd zouden vallen door zo hard te turen.

Dus deed ik wat elke goede grote zus die geïnteresseerd was in productiviteit zou doen: ik bood aan om haar klaar te stomen met iets dat iets gemakkelijker te gebruiken was. Niets bijzonders natuurlijk: ik dacht eraan haar aan Remember the Milk voor te stellen. Ik hou van RTM om verschillende redenen, hoewel ik weet dat veel andere mensen hun voorkeuren hebben - het feit dat ik plug-ins kan gebruiken om RTM te integreren met zowel Google Agenda als GMail, doet veel voor mijn productiviteit.

Het antwoord van mijn zus? Een onmiddellijk nee. Ze vertrouwt op papier, niet op een of andere fancy online gizmo. Ze legde uit dat ze maar om de paar dagen online gaat, meestal om haar Hotmail-e-mailaccount te checken. Het was als een pijl recht naar mijn Web 2.0-liefhebbende hart. Op de een of andere manier overleefde ik en stelde ik voor dat misschien een nieuwe planner - een grotere - misschien in orde zou zijn. Ik heb zelfs een reis naar de boekhandel aangeboden. Ik werd opnieuw neergeschoten, met een hele lijst van tegenargumenten: ze zou alles over moeten dragen, ze is gewend aan deze specifieke planner en deze planner was gratis, terwijl een nieuwe geld zou kosten. Advertising

Ik beschouw mezelf niet als een soort productiviteitsevangelisator; Ik denk gewoon dat haar systeem verbeterd zou kunnen worden, al was het maar om haar gezichtsvermogen te beschermen. Het is haar schoolwerk: ze is meer dan welkom om het te organiseren, hoe ze het ook wenst. Ik slaagde erin mijn advies te houden op een korte, voorgestelde leeslijst en haar te beloven dit hele nieuwe internet-ding te overwegen.

Lees Volgende

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Ik begon echter te denken aan andere situaties waarin een persoon gedwongen kan worden om een ​​productiviteitssysteem aan te nemen dat helemaal niet werkt voor haar, en hoe je er misschien omheen kunt werken. Het is me eerder overkomen en ik vond het zeker niet leuk. Een van mijn vorige werkgevers vereiste van ons dat we een aangepast systeem gebruiken op basis van Excel-spreadsheets die toegankelijk zijn via het netwerk om niet alleen onze lopende taken te volgen, maar ook onze tijdkaarten, prestaties en een heleboel andere informatie. Ik was de medewerker die constant vergat de spreadsheets bij te werken en moest er regelmatig aan worden herinnerd waar hij moest zoeken naar een gegeven stukje informatie. Het ging er niet om dat ik niet over de nodige gegevens beschikte - ik had alles wat mijn manager op elk gewenst moment wilde - maar ik vertaalde het niet heel goed naar het systeem van het bedrijf. We zijn er eindelijk in geslaagd om een ​​afspraak te maken waarbij ik mijn eigen methoden gebruikte om mijn werk bij te houden en vervolgens mijn spreadsheets eenmaal per week of zo vulde. Advertising

Ik heb veel horrorverhalen gehoord over kalenders, takenlijsten en andere opgedrongen tijdregistratie- en productiviteitssystemen (een verrassend aantal daarvan omvat het vereiste gebruik van Outlook, vaak op manieren waarop het niet bedoeld was om te worden gebruikt). De meeste lijken neer te komen op het feit dat een werknemer het 'productiviteitssysteem' ziet als het creëren van uren meer werk dan hij anders zou kunnen tegenkomen. Een slecht tijdvolgsysteem kan snel net zo vervelend worden als een salarisstoring.

Ik heb ook veel work-arounds gehoord: er was de man die zichzelf een stukje software schreef om te vertalen tussen het taakbeheersysteem van zijn werkgever en het zijne, het meisje dat gewoon weigerde mee te spelen op een systeem dat dat niet deed niet werken voor haar en de man die zijn manager overtuigde om het hele bedrijf te veranderen om aan zijn behoeften te voldoen. Er waren wisselend succes - het meisje dat niet onderhandelde met haar taakmanager, rende heel snel op een nieuwe werkplek. Advertising

Het lijkt ons het beste wat de meesten van ons kunnen doen met een opgelegd productiviteitssysteem is om ons best te doen om het voor ons te laten werken - en vaak kunnen we niet veel beter doen dan doen alsof we het nuttig vinden. Mijn persoonlijke ervaring leert dat de meeste mensen hun eigen manier moeten vinden om tijdmanagement te implementeren - door GTD aan hun leven aan te passen of door hun eigen handboek te schrijven. Het is een kwestie van weten welke oplossing werkt voor uw specifieke situatie. Niemand anders zal te maken krijgen met precies dezelfde problemen met tijdbeheer die u doet, waardoor uw persoonlijke benadering een noodzaak is bij het implementeren van een soort van productiviteitssysteem.

Voor bedrijven of organisaties die een soort van tijdmanagementsysteem willen creëren, is er echter nog steeds hoop. Door de mensen die het systeem gebruiken mee te laten nemen, kan een hele lijst van veelvoorkomende problemen worden vermeden: micromanagement interfereert met werk, vereisten voor het opnemen van minutia in het systeem neemt tijd in beslag die beter kan worden besteed aan projecten of slecht geïntegreerde systemen die vereisen tijd om te schakelen tussen. Of u nu de productiviteit bijhoudt, of gewoon probeert het werknemers gemakkelijker te maken hun werk gedaan te krijgen, de werknemers zijn de enige mensen die u kunnen vertellen of uw systeem hen zal helpen of pijn doen. Advertising

En mijn zus? Ik heb haar weten over te halen om GMail uit te proberen, omdat we het erover eens waren dat haar hotkey-adres van 2cute4words misschien niet indruk maakt op de kantoren van de universiteit..