Hoe succesvolle e-mail effectief met e-mail omgaan

E-mails. Ze lijken nooit te stoppen, en het is gemakkelijk om erin te worden begraven. Maar er zijn enkele mensen die hun inbox onder controle hebben, wat er ook gebeurt. Hun geheim? Ze hebben zeven sleutelvaardigheden onder de knie om effectief hun dagelijkse e-mailvloed te beheren en meer gedaan te krijgen.

Hier is een kijkje achter de schermen over hoe succesvol mensen effectief omgaan met e-mail: adverteren

Ze reserveren dagelijks tijd om e-mails af te handelen.

Kies elke dag verschillende tijdvensters om je inbox aan te pakken en focus op reacties. Afhankelijk van hun baan, nemen sommige professionals elk uur vijf minuten de tijd om hun berichten af ​​te handelen of om elke ochtend en middag tijd vrij te maken om hun e-mails af te handelen. Blokkeer de tijd op uw elektronische agenda om dagelijks met e-mail om te gaan, zodat vergaderingen of andere afleidingen u ervan weerhouden om uw e-mail te verwerken. Door tijd te maken in hun dagelijkse agenda om e-mail te verwerken, verhogen ze hun algehele productiviteit omdat ze zich er geen zorgen over maken tijdens het schrijven van dat grote rapport.

Ze geven prioriteit aan reacties.

Neem snel een kijkje in je inbox en sommige berichten springen gewoon vanzelf naar je uit: e-mails van je baas, een belangrijke klant of verkoopvooruitzicht. Open ze en reageer meteen; raak het een keer aan en wees klaar. Wacht langer op de dag om de e-mails van je favoriete retailers te lezen. Advertising

Ze gebruiken standaardantwoorden.

Afhankelijk van je taak kunnen er vaak gebruikte uitspraken en zinsdelen zijn. Formatteer die en sluit hen in uw e-mail aan; het zal u tijd besparen. Als u bijvoorbeeld veel voorstellen ontvangt als onderdeel van uw taak, kunt u een bericht als dit maken: “Bedankt dat je contact met me hebt opgenomen en me je voorstel hebt gestuurd. Ik zal ernaar kijken en zo snel mogelijk contact met je opnemen.” Als u dit standaardantwoord gebruikt, vermindert u de tijd die u aan e-mail besteedt.

Ze proberen binnen 24 uur te reageren.

Dit klinkt misschien eenvoudig, maar naarmate er meer e-mails binnenkomen, worden berichten naar beneden gedrukt en kunnen ze gemakkelijk worden vergeten. Maak er een doel van om binnen één werkdag te reageren op alle berichten die binnenkomen. Adverteren

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Ze reageren niet op elke e-mail.

Ja, dat lees je goed. Niet elke e-mail heeft een antwoord nodig. Als de e-mail slechts informatief is en geen reactie vereist, stuur hem dan niet. Of als u een van die mensen bent die het gevoel heeft dat ze moeten reageren, stuur dan een antwoord van één zin zoals “Dank je. Ik heb de e-mail ontvangen.”

Ze verwijderen zichzelf van onnodige abonnementenlijsten.

Echt effectieve e-mailbeheerders melden zich niet aan voor dagelijkse nieuwsbrieven, blog-updates en waarschuwingen op hun sociale media-accounts. Ze gebruiken andere hulpmiddelen, zoals RSS-feeds of een blogreader om hun favoriete blogs en informatiebronnen bij te houden. En hoe zit het met e-mails van verkopers die hun waren inpluggen? Gebruik een afzonderlijke e-mail om al deze verzoeken af ​​te handelen en blader door wanneer u tijd heeft. Op die manier zult u niet worden afgeleid door de laatste verkoop in uw favoriete winkel wanneer u moet reageren op een verzoek van uw baas. Advertising

Ze laten e-mails achter met links naar artikelen en video's voor later.

Deze e-mails nemen meestal meer tijd in beslag en worden vaak verzonden voor uw informatie (of entertainment). Bespaar elke dag wat tijd - misschien halverwege de middag als u op zoek bent naar een korte pauze - om op deze e-mails te klikken en de artikelen te lezen of de video's te bekijken. Als u klaar bent met kijken, kunt u indien nodig reageren op de afzender of op Verwijderen klikken.

Door deze eenvoudige stappen te volgen, kunt u e-mail effectief verwerken en meer tijd besteden aan het voltooien van uw werk.