Hoe een project op de juiste manier af te sluiten

De nadruk op dingen gedaan krijgen (GTD) door middel van technologieën, hulpmiddelen en psychologische aanpassingen heeft ons geholpen nieuwe hoogten in productiviteit te bereiken. Dit is geweldig, want hoe meer dingen we kunnen afronden, hoe sneller we andere (vaak grotere en betere) dingen kunnen bereiken. Dat kan betekenen dat je meer geld, vakantietijd of nieuwe dingen ophaalt, wat dan ook belangrijk is. Maar loop niet te snel een bestand dicht of voltooi de laatste 10% van een taak. Er zijn enkele geweldige manieren om dingen af ​​te maken die belangrijke voordelen kunnen opleveren voor u en de mensen om u heen die erbij betrokken zijn. Deze voordelen kunnen zich vaak uitstrekken tot degenen die later op het toneel verschijnen. Advertising

Het sluiten van een project moet de volgende elementen bevatten:
Advertising

• Erkenning. McDonalds heeft zijn al lang bestaande programma voor de fotolijst Employee of the Month. Dell heeft een programma voor vrijwilligers van onderscheidingen voor zijn werknemers die betrokken raken bij vrijwilligersprojecten. Toastmasters International heeft verschillende onderscheidingen ontvangen voor haar leden die verschillende taken en mandaten hebben voltooid. De beste programma's hebben vijf aspecten:
• haalbare: De standaarden zijn hoog, maar niet zo hoog dat iedereen behalve de overachievers wordt ontmoedigd om ze te bereiken.
• Doelstelling: Mensen moeten weten wat ze kunnen verwachten en zien het toekennen van onderscheidingen als geen overdreven subjectief proces.
• praktisch: Neem beloningen op die verstandige motivators zijn. Vrije tijd en contant geld hebben geen zin als u een korte bemande en contant geld gebonden bent. Als de koffers echter vol zijn en u zich in een traag seizoen bevindt, zijn tijd en geld een betere motivator dan een sieraad voor een salontafel.
• Tijdig: Hoe dichter het toekennen van een prijs aan de voltooiing van de taak, hoe beter.
• Nuttig: Meet en beloon waar mogelijk wat de gewenste resultaten oplevert.
• Documentatie. De meeste bedrijven hebben de neiging behoorlijk goed werk te verrichten van het documenteren van voltooiingen, omdat het meestal gaat om financiële boekhoudkundige aspecten. Organisaties zonder winstoogmerk zijn vaak berucht voor het niet goed documenteren van voltooide projecten en problemen met adresoverdracht. Het goed doen van deze aspecten kan het leven veel gemakkelijker maken voor degenen die in de toekomst de kantoren overnemen. Als een organisatie bijvoorbeeld een jaarlijkse conferentie heeft, moet ze een elektronisch bestand voorbereiden met alle materialen die worden gebruikt om het evenement te plannen, promoten, bedienen en voltooien. Misschien een CD branden en aan de conferentiestoel van het volgende jaar geven.
• Herziening en heronderzoek. Dit is onderdeel van de sandwich - het spul in het midden. Tussen de herkennings- en vieringaspecten is dit een geweldige plek om een ​​evaluatie uit te voeren en constructieve feedback te geven zodat in toekomstige projecten verbeteringen kunnen worden aangebracht. Dergelijke feedback zou een aantal positieve dingen moeten bevatten (dingen die goed werkten), suggesties voor verbetering en een positieve overall. Een broodje in de sandwich. Deze beoordelingen kunnen enorme groeimogelijkheden bieden voor de betrokkenen, maar ook helpen om de kwaliteit van de projecten zelf te verbeteren.
• Sluiting & opruiming. Aspecten van afsluiting zijn normaal gesproken betaald worden en iedereen betalen, het invullen van openstaande documenten, het indienen van vereiste rapporten, een briefing geven aan iedereen die moet worden geïnformeerd, het vuilnis naar buiten gooien en de fabriek, het magazijn of de werkruimte opruimen. Als dit eenmaal is gebeurd, moet de lei in het algemeen duidelijk zijn en waar mogelijk mogen er geen overblijfselen zijn van oude projecten die toekomstige activiteiten verstoren..
• Viering. De Hollywood-mensen hebben dit onder de knie met feestjes en grote evenementen zoals de Academy Awards. Elke keer als een film is voltooid, vraagt ​​de traditie om een “feest verpakken” waar iedereen die betrokken is bij de productie samenkomt voor een feest, de productie inpakken. De Academy Awards zijn een extreem geval waarbij de industrie op een zeer openbare manier zijn eigen prijzen toekent voor verschillende dingen, terwijl de film- en televisie-industrie als geheel een grotere erkenning krijgt.

Bouw een evenement maar houd het in de juiste verhouding. Voor een kleinschalig project op het werk, zou bestellen in de lunch en het hebben van een lichte beoordeling en herziening van de wrap-up-sessie geweldig zijn. De teamleider kan de bijdrage van iedereen erkennen, misschien met een hogere leidinggevende die langskomt om een ​​paar woorden te zeggen en awards uit te reiken. De maaltijd zelf zou de prijs kunnen zijn, maar het is meestal beter om iets te hebben dat verder gaat dan het evenement. Contant geld en vrije tijd zijn geweldig, maar zoiets tastbaars dat kan worden getoond door de persoon die het heeft verdiend. Voor een groter project kan een grote plons in een hotel of conferentielocatie de beste resultaten opleveren. Hoe zo'n evenement eruit zou moeten zien en hoe groot het zou moeten zijn, hangt van een aantal factoren af. Het belangrijkste is om het op de juiste manier te schalen. Een evenement samenbrengen kan veel tijd, geld en moeite kosten, dus er moet goed worden nagedacht over het plannen en beheren van het evenement. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Overachievers pas op. Afwerken betekent niet starten. Er is niets mis met het gebruik van een slotevenement om iets nieuws aan te kondigen. In feite is dit vaak een geweldige manier om een ​​nieuw project te lanceren. Maar iets nieuws lanceren mag het zojuist voltooide ding niet ondermijnen. Richt de gebeurtenissen rondom de voltooiing op de voltooiing, niet op het nieuwe begin. Dit dient om de integriteit van de zojuist voltooide activiteit te behouden en om de betrokkenen in staat te stellen om te ademen, de prijzen te genieten, het papierwerk op te ruimen, na te denken, alle kansen op te lossen, en vrijelijk van het feest te genieten zonder voortijdig ingepakt te worden het volgende ding. Advertising

Deze bovenstaande elementen voor voltooiing lijken misschien voor de hand liggend voor iemand die ze leest, maar er is vaak geen formeel proces in een bedrijf of organisatie om deze effectief uit te voeren. Degenen die deze processen hebben, hebben de neiging om een ​​veel betere taak te vervullen door projecten met een grotere bloei af te werken dan projecten die dat niet doen. Grotere en succesvollere bedrijven en organisaties zijn meestal degenen met dergelijke processen.

Degenen die goed werk verrichten bij het afronden van projecten, laten collega-teamleden gemotiveerd om betrokken te raken en geweldige dingen te doen met toekomstige projecten. Een goed voltooide taak heeft ook voldoende, correct voltooide documentatie die eraan is gekoppeld, zodat iedereen die hiervan wil leren of de resultaten in de toekomst dupliceert, dit kan doen zonder het helemaal opnieuw te hoeven uitzoeken.
Als je tips of ideeën hebt om te delen wanneer je klaar bent, plaats een reactie.

Peter Paul Roosen en Tatsuya Nakagawa zijn medeoprichters van Atomica Creative Group, een gespecialiseerd strategisch productmarketingbedrijf. Via toonaangevend inzicht en onderzoek, degelijke strategische planning en effectief projectmanagement helpt Atomica bedrijven meer succes te behalen door nieuwe producten op de markt te brengen en hun bestaande activiteiten te verbeteren. Ze zijn co-auteur Overcoming Inventoritis: The Silent Killer of Innovation nu beschikbaar.