Hoe een thuispersoneelmap te maken - en waarom moeite doen

Bewaart u kopieën van uw medische dossiers? Hoe zit het met uw belastingaangifte? De meeste mensen doen dit, omdat de informatie in die documenten belangrijk genoeg is dat het niet uitmaakt of uw arts of de IRS een kopie heeft - u wilt ook een kopie hebben. Hetzelfde geldt voor een breed scala aan arbeidsdocumenten die veel mensen op kantoor houden, als ze ze houden. Maar er zijn veel argumenten tegen het houden van uw personeelsinformatie op het werk. In plaats daarvan is het de moeite waard om thuis kopieën te houden en een map voor thuispersoneel te maken.

Er zijn tal van redenen die u misschien nodig heeft om uw kopieën van uw arbeidsinformatie te controleren, zelfs als u niet op het werk bent: als u griep heeft, zal die memo met ziekteverlof u niet veel goed doen in uw kantoor. Hetzelfde geldt als u een betere jobaanbieding krijgt en u uw huidige contract wilt controleren. En als het ergste gebeurt en u uw baan verliest, kunt u mogelijk geen kopieën van alle bestanden op uw bureau krijgen. Advertising

Documenten die bij uw thuispersoneel horen

Arbeidscontracten: hoewel niet alle werkgevers schriftelijke contracten vereisen, doen velen dat wel. Ze kunnen de vorm aannemen van formele aanbiedingen van werk, akkoordbrieven of andere documenten - maar het maakt niet uit in welke vorm het gaat, u zou thuis een kopie moeten hebben. Hoewel veel mensen zich prettig voelen bij het vernietigen van hun contracten zodra hun dienstverband eindigt, is het de moeite waard om je contract nog een tijdje langer te houden. U moet ten minste een contract behouden door het vervallen van clausules (dat wil zeggen niet-concurrentiebedingen), hoewel het in de meeste gevallen redelijk is om kopieën van uw contracten voor onbepaalde tijd te bewaren.

Voordelen: van uw parkeerplaats tot uw tandartsverzekering, uw voordelenpakket zit vol met belangrijke informatie. Aangezien uw voordelen technisch een deel van uw compensatie uitmaken, is het de moeite waard om een ​​kopie bij de hand te houden - en ervoor te zorgen dat u ten volle profiteert van wat uw werkgever u biedt. Bovendien, omdat uw voordelen uw huisleven kunnen beïnvloeden - een ziekteverzekering, iemand? - de mogelijkheid om die informatie thuis te raadplegen kan cruciaal zijn.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Prestatiebeoordelingen: in theorie zijn prestatiebeoordelingen de manier waarop uw werkgever u vertelt waar u goed werk verricht en waar u kunt verbeteren. In werkelijkheid behandelen de meeste bedrijven prestatiebeoordelingen als een gemakkelijke manier om promoties en verhogingen te bepalen. Als u dergelijke informatie bijhoudt, kunt u een paar kansen bij uw werkgever vinden. Advertising

Salarisadministratie: als de zaken in uw bedrijf naar het zuiden gaan en u zich in een positie bevindt om een ​​werkloosheidsverzekering in te dienen, wordt u waarschijnlijk om bepaalde loonlijsten gevraagd. Als er een probleem is met het verwerken van uw claim, kunt u om documentatie van meerdere jaren worden gevraagd. Ze willen ook ten minste een deel van uw belastingaangifte - in de Verenigde Staten hebben de meeste staten op zijn minst een kopie van uw W-2-formulier nodig. De vereisten kunnen in andere landen dramatisch verschillen.

Updates: al die memo's en updates die door het kantoor worden doorgegeven met betrekking tot uw ziektekostenverzekering, rapportagetijden en al het andere waar uw leidinggevende of human resources-manager mee komt, lijkt een geweldige prullebak. Maar een verrassend aantal van hen is het waard om te houden, althans op korte termijn. Het vereist discretie om te bepalen welke updates de moeite van het invullen waard zijn, maar over het algemeen zijn de wijzigingen die van invloed zijn op uw compensatie of uw verantwoordelijkheden de moeite waard om bijgehouden te worden.

Functieomschrijving: uw functiebeschrijving kan veranderen tijdens uw tijd bij uw werkgever, maar het is belangrijk om een ​​kopie van elke versie te bewaren. Het is niet zo dat u tegen het doen van een taak kunt argumenteren omdat het niet in uw taakomschrijving staat - maar als u routinematig taken uitvoert die hoger zijn dan uw salaris, kan het brengen van een kopie van uw taakomschrijving naar uw supervisor u helpen een te verhogen. Indien mogelijk is het de moeite waard om een ​​kopie van je CV te bewaren op het moment dat je elke taakomschrijving ontvangt, zodat je je voortgang kunt laten zien in termen van vaardigheden en ervaring. Advertising

Documentatie van problemen: er zijn problemen in elke kantoorsituatie en sommige daarvan kunnen documentatie vereisen. Als een medewerker zich bijvoorbeeld ongepast gedraagt, is het misschien nodig om de kwestie bij te houden. Bewaar een kopie van die gegevens thuis. In sommige gevallen is het misschien de moeite waard om de enige kopie thuis te bewaren. Dergelijke records kunnen problemen veroorzaken als ze zich in het kantoor bevinden.

Uw werkelijke personeelsdossier: op de meeste plaatsen hebt u het wettelijke recht om uw personeelsbestand te bekijken wanneer u naar de personeelsafdeling wilt gaan. Je zou kunnen overwegen om dat te doen - kader je vraag op zo'n manier dat die HR-mensen je niet in de rug van de la leggen als je klaar bent..

Op de hoogte blijven van al het papierwerk

Al deze records kunnen oplopen tot een mooie stapel papier. In het ideale geval ga je een stapel mappen en een archiefkast kopen - maar dat is misschien geen realistische optie. In plaats daarvan werkt een netjes organisatiesysteem waarmee je eenvoudig toegang hebt tot de papieren die je zoekt, prima. Mappen met tabbladen en een doos zijn misschien de beste oplossing voor u (zolang u deze ergens opdroogt). Advertising

Je zult de meeste van dit papierwerk een tijdje willen vasthouden. Als er een probleem is met uw werkgever (of voormalige werkgever), wordt u mogelijk gevraagd om documentatie te verstrekken die enkele jaren teruggaat. Als u na vier jaar nog steeds geen problemen ondervindt, wordt u over het algemeen als duidelijk beschouwd. Dat is dezelfde tijd dat uw werkgever documentatie moet bijhouden.

Als u nog andere suggesties heeft voor documenten die in een persoonlijke personeelsmap moeten worden geplaatst, deel deze dan in de opmerkingen.