Hoe maak je een takenlijst die je doet glimlachen

Het is 6:00 uur. Je bent net wakker geworden en bent klaar om te douchen. Na het douchen is het tijd om te ontbijten, het nieuws te lezen door het ochtendkrant te lezen en vervolgens met je werk te beginnen.

Je voelt je geweldig, ontspannen en gelukkig. Je hebt hele hoge verwachtingen van de dag en je wilt zo productief mogelijk zijn.

Fast forward naar 14.00 uur op dezelfde dag. Je werkt in een haast en je hebt nauwelijks de kans gehad om een ​​lunchpauze te nemen.

Je begint je een beetje gestresst en moe te voelen vanwege het drukke schema. Bovendien lijkt het erop dat je terug moet gaan naar bepaalde taken en ze moet repareren, omdat je geen tijd had om je er goed op te concentreren.

De dag die zo goed is begonnen is een stressvolle dag geworden. Je springt gewoon van de ene taak naar de andere - zo snel mogelijk - zonder iets goed te doen.

Je zou willen dat je een reset-knop zou vinden, zodat je je dag helemaal opnieuw zou kunnen beginnen - met een andere strategie. Advertising

Te optimistisch zijn kan een last zijn

Wat je waarschijnlijk hebt meegemaakt, was dit: je hebt de dag ervoor je dag gepland en je voelde dat je aan je taken voldeed.

Het begon echter mis te lopen als je taken na elkaar aan je lijst bleef toevoegen en uiteindelijk was je takenlijst vele mijlen lang. Je lijst bevatte ook taken die vrijwel onmogelijk in één dag te voltooien waren.

Het andere punt dat heeft bijgedragen aan je hectische en stressvolle dag was niet begrijpen hoeveel tijd het voltooien van een bepaalde taak zou duren en wanneer de taak uit te voeren. Als u over deze informatie zou beschikken, zou het gemakkelijker zijn geweest om de juiste timing te vinden voor het uitvoeren van de taak.

Eindelijk was er geen enkele flexibiliteit in uw plannen. Je bent vergeten om een ​​buffer toe te voegen tussen taken en te begrijpen dat bepaalde taken veel groter zijn dan wat ze buiten lijken.

Maar weet je wat - deze redenen alleen waren niet de belangrijkste reden voor je stress en drukte ...

Weet je echt wat je moet doen??

Hoeveel tijd heb je eigenlijk besteed aan het plannen van je dag - was het maar 5 minuten terwijl de televisie je afleidde? Advertising

Als dat zo is, dan was dit waarschijnlijk de grootste reden waarom je dag zo stressvol werd.

Wanneer u uw dagen plant, moet u de taken die u gaat doen echt begrijpen - en wat ervoor nodig is om ze te volbrengen. Dit is vooral nodig bij belangrijke taken, omdat je vooruitgang kunt boeken met de taken die er het meest toe doen.

Het gebrek aan tijd besteed aan planning zal ook worden getoond als te veel grote taken gevuld met je dagelijkse lijst. Als je de taak niet hebt opgesplitst in kleinere stukjes, is het waarschijnlijk dat je ze overdag niet zult laten doen. Dit zorgt er weer voor dat je jezelf verslaat omdat je je takenlijst niet hebt ingevuld.

Tot slot, behandel niet het creëren van een takenlijst, net als een tweede ding dat je zo snel mogelijk probeert te doen. Als u meer aandacht besteedt aan de takenlijst van uw volgende dag, is de kans groter dat de lijst realistisch en minder belastend voor u zal zijn.

Onderdelen van een goede takenlijst

Wanneer ik praat over een goede takenlijst; Ik beschouw deze kenmerken om er deel van uit te maken:

• Balanced: de takenlijst bevat zowel belangrijke als minder belangrijke taken. Laten we eerlijk zijn: hoewel we allemaal zouden willen werken aan alleen belangrijke taken (bijv. Doelgerelateerde taken), moeten we ook zorgen voor de minder belangrijke taken (zoals boodschappen doen, zorgen voor je huishouden of andere dagelijkse dingen).
• Genoeg flexibiliteit: Wat gebeurt er als je een taak hebt gepland, maar je kunt er niet voor zorgen? Heeft u een plan B op zijn plaats? Als dit niet het geval is, probeer dan uit te vinden welke alternatieve actie u in deze scenario's kunt nemen.
• Tijd voor overgangen: Begrijp dat overgangstijden ook je tijd opslokken. Zorg ervoor dat wanneer u uw takenlijst plant, deze tijd ook in uw plannen is inbegrepen. Door extra buffer tussen taken toe te voegen, wordt uw lijst flexibeler en realistischer.
• Niet te veel taken voor één dag: Je een exact cijfer geven over hoeveel taken je op je dagelijkse lijst zou moeten hebben, is moeilijk. Het hangt af van je situatie, maar ik ben bereid om te zeggen dat alles tussen de 5-10 taken genoeg moet zijn voor een dag. Begrijp dat bepaalde taken heel snel afgehandeld kunnen worden, dus het is gemakkelijker om op bepaalde dagen meer taken op te nemen. Zorg ervoor dat er ook belangrijke taken op de lijst staan ​​zodat u verder kunt met uw grotere projecten.
• Schild van bescherming: Bouw een schild van bescherming rond uw takenlijst, zodat zo weinig mogelijk taken naar uw lijst kunnen landen en dat het aantal items op uw lijst gedurende de dag niet zal toenemen. Probeer in het eerste geval de bronnen voor uw taken te verwijderen. Dit gebeurt door uw verplichtingen te verminderen en de projecten die u heeft te beperken. Het is een feit dat hoe meer verplichtingen (of projecten) je hebt, des te groter de kans is dat ze als taken voor je dagelijkse lijst zullen eindigen. Maak in het tweede geval uw lijst gesloten. Ik heb dit concept geleerd door een boek van Mark Forster te lezen. Om een ​​gesloten takenlijst te maken, hoeft u alleen maar een lijn te tekenen onder de laatste taak in de lijst. Wanneer u dit hebt gedaan, mag u overdag geen nieuwe taken aan uw lijst toevoegen. Dit zorgt ervoor dat het aantal taken daadwerkelijk afneemt naarmate de dag vordert.

Laten we nu een takenlijst maken die je aan het lachen maakt

Om een ​​lijst te maken die u de volgende dag daadwerkelijk kunt uitvoeren, doet u het volgende: Adverteren

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

1. Elimineer de taken. Neem je verplichtingen door en beslis of je die echt nodig hebt. Ik was bijvoorbeeld een actief lid van onze lokale computerclub in mijn woonplaats, maar toen besefte ik dat ik niet genoeg tijd meer heb voor die activiteit. Hoewel ik nog steeds lid ben van de club, neem ik niet meer deel aan de activiteiten. Hierdoor zijn de taken met betrekking tot die toewijzing geëlimineerd.
2. Neem de tijd om de lijst te plannen. Haast u niet om uw takenlijst te maken - besteed wat tijd aan de planningsfase. Indien nodig, “isoleer jezelf” voor het planningsgedeelte door naar een aparte kamer in uw huis te gaan (of zelfs naar buiten te gaan). Op deze manier kunt u de taken echt grondig bedenken voordat u ze op uw lijst invoert. Probeer ten minste 15 minuten door te brengen met uw lijst wanneer u deze plant.
3. Verplaats belangrijke taken naar het begin. Zorg er bij het plannen van uw dag voor dat de belangrijke taken aan het begin van uw lijst staan. Dit zorgt ervoor dat u die taken zo snel mogelijk krijgt. Als blogger zorg ik er bijvoorbeeld voor dat ik de contentcreatie-taken aan het begin van mijn lijst heb staan. Zodra ik wakker word, val ik die taken meteen aan en worden ze gedaan voordat ik aan het werk ga.
4. Volg de terugkerende taken. Misschien heb je terugkerende taken op je lijst staan, maar weet je hoeveel tijd ze nodig hebben om te voltooien? Als je dat niet doet, zorg dan dat je wat tijd volgt om het te achterhalen. Dit helpt je om je dag beter te plannen, omdat je weet hoeveel tijd een taak inneemt en als er een bepaald tijdslot is in je dagelijkse schema, wanneer de taak kan worden uitgevoerd.
5. Batch de vergelijkbare taken. Kijk naar je lijst en realiseer je of er soortgelijke taken zijn die je in batch kunt verwerken. Op deze manier kunt u bepaalde taken sneller en gemakkelijker uit uw lijst halen.
6. Definieer de taken in meer detail. Voeg niet alleen een taak als toe “Bouw een website” op je lijst; zorg ervoor dat je de taak hebt opgesplitst in kleinere stukjes. Hoe kleiner de taken, hoe gemakkelijker het is om ze te volbrengen.
7. Werk vooraf op voorhand. Zorg ervoor dat u zich van tevoren op bepaalde taken voorbereidt. Ik schrijf bijvoorbeeld de contouren voor mijn gasten op zondagen, zodat het makkelijker (en sneller) is voor mij om te beginnen met het schrijven van de eigenlijke berichten wanneer ik wakker word. Met een beetje voorbereidend werk versnellen we dingen en zorgen we ervoor dat taken worden uitgevoerd wanneer de juiste dag komt.
8. Automatiseer het onderhoud. Natuurlijk kunt u een pen- en papieraanpak gebruiken voor uw takenlijst, maar ook proberen om van de technologie te profiteren. Probeer in feite een hulpmiddel te vinden dat zorgt voor het onderhoud van uw takenlijst voor u. Mijn favoriete tool is Nozbe, maar er zijn ook andere applicaties voor taakbeheer die je kunt proberen.

Ken uw taaktypen en uw planning

Eindelijk, wanneer je je dag plant, stel jezelf deze vragen:

• Wat heb ik nog meer op de planning staan??
• Is de taak een poortwachter?
• Heb ik ijsbergen op mijn lijst?
• Is de taak afleidingbestendig?

De eerste vragen hebben betrekking op uw persoonlijke schema. Als u bijvoorbeeld op reis bent, moet u ervoor zorgen dat uw lijst dit feit weerspiegelt. Probeer het niet “overstuff” uw lijst met te veel taken, aangezien het waarschijnlijker is dat u slechts een fractie van hen klaar krijgt.

De tweede vraag vraagt ​​of de taak andere uit te voeren taken blokkeert. Af en toe hebben we misschien een taak, die eerst moet worden afgehandeld. Nadat je dat hebt gedaan, pas dan kun je voor de sequentiële taken zorgen. Wanneer u zich concentreert op het gericht maken van uw takenlijst, kunt u de poortwachters gemakkelijk vinden.

De derde vraag vraagt ​​of je taak eigenlijk veel groter is dan wat het lijkt. Soms, wanneer je aan een taak begint te werken, zul je snel beseffen dat het veel groter is dan je aanvankelijk dacht (vergelijk ze met ijsbergen, waar alleen het topje van de ijsberg boven de zeespiegel is, maar het grootste deel van het ijs is onder het water).

Nogmaals, wanneer je genoeg focus op je takenlijst houdt tijdens de creatiefase, is het gemakkelijker om deze te herkennen “ijsbergen” en de taken opsplitsen in kleinere, veel beter hanteerbare brokken.

De laatste vraag stelt de vraag of de taak afleidingsveilig is. Het is een feit dat niet alle taken op dezelfde manier worden gecreëerd: sommige tolereren meer afleiding, terwijl anderen uw volledige aandacht vereisen. Advertising

Ik kan bijvoorbeeld mijn Twitter-stream controleren of eenvoudig blogonderhoud doen, zelfs als ik in de buurt van mijn familie ben. Deze taken zijn afleidingsveilig en ik kan er voor zorgen - zelfs als ik er mijn volledige aandacht niet op heb.

Tot slot

Als je nog steeds moeite hebt om je dagelijkse taken te voltooien, zorg dan dat je de redenen analyseert waarom dit is gebeurd. Raak jezelf in ieder geval niet voor het niet afmaken van je takenlijst.

Niemand is perfect en we kunnen leren van onze fouten.

Het kost wat oefening om een “glimlachen” takenlijst. Zodra je echter leert om alle stukjes bij elkaar te voegen, zullen de dingen er veel beter uitzien :)

Aan jou: hoe creëer je een effectieve takenlijst?

Aanbevolen foto credit: jonge vrouw via Gettyimages