Werk effectief delegeren (de definitieve handleiding voor leiders)

Alle managers en leiders moeten de kunst van het delegeren beheersen. Inzicht in hoe en wanneer de verantwoordelijkheid aan anderen toe te wijzen is essentieel voor het handhaven van een hoog niveau van productiviteit, zowel op persoonlijk als organisatorisch niveau. Weten hoe te delegeren is ook essentieel voor een effectief leiderschap.

Als u wilt leren delegeren, bouwt u een samenhangend en effectief team dat deadlines kan halen. Als u weet wanneer en hoe u werk delegeert, neemt uw werklast af, waardoor uw welzijn op het werk verbetert en uw werkplezier wordt verhoogd. Helaas weten veel leiders niet goed hoe ze moeten delegeren of aarzelen ze om dat te doen.

In deze gids ontdekt u welke delegatie echt inhoudt, hoe uw team hiervan profiteert en hoe u effectief werk kunt delegeren.

Inhoudsopgave

1. Het belang van delegatie
2. De angst om taken te delegeren
3. Delegatie versus toewijzing
4. Werk effectief delegeren (een stapsgewijze handleiding)
5. Samenvattend
6. Meer over delegatie

Het belang van delegatie

Een effectieve leider weet hoe hij moet delegeren. Wanneer u een deel van uw werk delegeert, maakt u uw tijd vrij en bereikt u dagelijks meer. Effectieve delegatie bevordert ook de productiviteit binnen een team door gebruik te maken van de bestaande vaardigheden van zijn leden en hen in staat te stellen om onderweg nieuwe kennis en competenties te ontwikkelen. Het resultaat is een flexibeler team dat rollen kan delen wanneer dat nodig is.^[1]

Wanneer u bereid bent te delegeren, bevordert u een sfeer van vertrouwen en vertrouwen. Je acties verzenden een duidelijk signaal: als leider vertrouw je erop dat je ondergeschikten de gewenste resultaten bereiken. Als gevolg hiervan zullen ze je gaan beschouwen als een sympathieke en efficiënte leider die hun vaardigheden en behoeften respecteert.

Delegatie gaat niet over het geblaf van bestellingen en de hoop dat uw personeel in de rij valt. De taak van een manager is om haal het beste uit diegenen onder hun supervisie en daarbij de productiviteit en winst maximaliseren.^[2]

Hier is een voorbeeld van slechte delegatie: adverteren

Zorgvuldige delegatie helpt bij het identificeren en verzilveren van de unieke sterke en zwakke punten van de teamleden. Delegatie verhoogt ook de betrokkenheid van werknemers, omdat het bewijst dat de managers geïnteresseerd zijn in het gebruik van hun talenten.^[3]

De angst om taken te delegeren

Delegatie verhoogt de productiviteit, maar niet alle managers zijn bereid of in staat om te delegeren.^[4] Waarom? Dit zijn enkele veelvoorkomende redenen:^[5]

• Ze kunnen het idee dat iemand anders de eer krijgt voor een project, kwalijk nemen.
• Ze zijn misschien bereid om in principe te delegeren, maar zijn bang dat hun team niet in staat zal zijn om een ​​grotere mate van verantwoordelijkheid op te nemen.
• Ze vermoeden mogelijk dat hun personeel al overwerkt is en voelen zich terughoudend om hun lasten te verlichten.
• Ze vermoeden mogelijk dat het eenvoudiger en sneller is om zelf een taak te doen.
• Ze houden niet van het idee om taken die ze graag doen los te laten.
• Ze zijn bang dat als ze verantwoordelijkheid delegeren, hun eigen manager zal concluderen dat ze hun werklast niet aankunnen.

Delegatie versus toewijzing

De meeste mensen denken dat delegatie en toewijzing synoniem zijn, maar er is een belangrijk onderscheid tussen beide.^[6]

Wanneer u een taak toewijst, instrueert u alleen een ondergeschikte om een ​​specifieke actie uit te voeren. Je vertelt hen wat ze moeten doen, en zij doen het - zo eenvoudig is het. Anderzijds houdt delegatie in dat je een deel van je eigen werk overdraagt ​​aan een andere persoon. Ze ontvangen niet alleen een reeks instructies. In plaats daarvan worden ze geplaatst in een rol die vereist dat ze beslissingen nemen en verantwoordelijk worden gehouden voor uitkomsten.^[7]

Werk effectief delegeren (een stapsgewijze handleiding)

Dus wat is de beste manier om werk te delegeren zodat je de angst voor delegatie kunt bestrijden, een efficiënt team kunt opbouwen en sneller kunt werken? Hier is een stap-voor-stap handleiding:

1. Weet wanneer je moet delegeren

Als u begrijpt hoeveel controle u over een situatie moet behouden, kunt u de beste strategie bepalen om werknemers te helpen. Er zijn 7 delegatieniveaus die werknemers een verschillende mate van verantwoordelijkheid bieden. Advertising

Lees Volgende

Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg

Beheers deze 10 managementvaardigheden om een ​​sterke leider te worden

10 manieren om teammanagementvaardigheden te verbeteren en de prestaties te verbeteren

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Deze korte video legt deze niveaus uit en biedt voorbeelden van wanneer het geschikt is om ze allemaal te gebruiken:

Delegatie vindt plaats langs een spectrum. Het laagste niveau van overdracht vindt plaats wanneer u andere mensen vertelt wat ze moeten doen. Het biedt de werknemers weinig gelegenheid om nieuwe benaderingen uit te proberen. De meest krachtige vorm van overdracht vindt plaats wanneer u het grootste deel van uw zeggenschap over het project aan de werknemer kunt opgeven.

Als u weet hoe u werk moet delegeren, begrijpt u hoe u mensen kunt verbinden met taken die hun talenten optimaal benutten. Als het goed wordt gedaan, zorgt het ervoor dat u het beste eindresultaat krijgt.^[8]

Wanneer u besluit hoe u werk delegeert, stelt u de volgende vragen:

• Moet u de leiding hebben over deze taak, of kan iemand anders het doen?
• Vereist dit uw aandacht om succesvol te zijn?
• Zal dit werk een medewerker helpen zijn vaardigheden te ontwikkelen?
• Heb je tijd om iemand te leren hoe je dit moet doen??
• Verwacht u dat taken van deze aard in de toekomst zullen terugkeren?

2. Identificeer de beste persoon voor de taak

Je moet de fakkel doorgeven aan het juiste teamlid voor delegatie naar je werk. Uw doel is om een ​​situatie te creëren waarin u, uw bedrijf en de werknemer een positieve ervaring hebben.

Denk aan de vaardigheden van teamleden, de bereidheid om te leren en hun werkstijlen en interesses. Ze zullen het werk effectiever kunnen uitvoeren als ze capabel, coachbaar en geïnteresseerd zijn. Geef indien mogelijk een medewerker de kans om te spelen op hun sterke punten. Advertising

Onervaren werknemers hebben misschien meer begeleiding nodig dan ervaren veteranen. Als u niet de tijd heeft om de nieuwe werknemer in te zetten voor succes, is het niet eerlijk om deze aan hem te delegeren.

U moet ook overwegen hoe druk uw werknemers zijn. Het laatste dat u wilt doen, is iemand overweldigen door hen te veel verantwoordelijkheden te geven.

3. Vertel en verkoop om de buy-in voor leden te krijgen

Nadat je de perfecte persoon voor de klus hebt gevonden, moet je hem nog steeds de nieuwe verantwoordelijkheid laten opnemen. Laat ze weten waarom je ze voor de baan hebt gekozen. ^[9] Wanneer je anderen laat zien dat je hun groei ondersteunt, bouwt het een cultuur van vertrouwen op. Medewerkers die gedelegeerde taken als kansen zien, zullen eerder in de uitkomst worden geïnvesteerd.

Als u met nieuwere werknemers werkt, moet u aangeven dat u bereid bent om voortdurende ondersteuning en feedback te geven. Houd voor ervaren medewerkers rekening met hun gedachten en ervaringen.

4. Wees duidelijk en specifiek over het werk

Het is van cruciaal belang om aan werknemers uit te leggen waarom het project nodig is, wat u van hen verwacht en wanneer het moet komen.^[10] Als ze weten wat u verwacht, zullen ze waarschijnlijk sneller leveren.

Door duidelijke verwachtingen te formuleren, help je ze om de taak uit te voeren. Stel projectmijlpalen in zodat u de voortgang kunt controleren zonder micromanaging. Als uw medewerker moeite heeft om een ​​mijlpaal te halen, hebben ze nog steeds tijd om te corrigeren voordat het eindproduct moet worden betaald.

Dit type verantwoordelijkheid wordt vaak gebruikt in universiteiten. Als studenten alleen de vervaldatum en basisvereisten kennen voor het invullen van belangrijke onderzoeksrapporten, kunnen ze het werk uitstellen tot het elfde uur. Veel programma's vereisen dat studenten wekelijks een ontmoeting hebben met adviseurs voor begeleiding, adresstructuur en knelpunten in hun methoden voorafgaand aan deadlines. Deze maatregelen stellen studenten in staat om te slagen en geven hen de ruimte om geweldig werk te produceren. Advertising

5. Ondersteun uw werknemers

Om de best mogelijke resultaten van delegeren te zien, hebben uw ondergeschikten middelen en ondersteuning van u nodig. Verbind ze met training en materialen om vaardigheden te ontwikkelen die ze nog niet hebben.^[11] Het kan langer duren voordat bronnen beschikbaar zijn, maar u bespaart tijd doordat het werk correct wordt uitgevoerd. Voor terugkerende taken loont deze training herhaaldelijk.

Soms hebben medewerkers hulp nodig om te zien wat ze goed doen en hoe ze kunnen verbeteren. Feedback geven en ontvangen is een essentieel onderdeel van delegatie. Dit is ook een goede manier om de gedelegeerde taken als leider te controleren. Hoewel u de voortgang van de taken kunt bijhouden, beheert u de medewerkers niet op micro-niveau.

Vraag uw medewerkers tijdens het project periodiek of ze ondersteuning of opheldering nodig hebben. Maak duidelijk dat u hen vertrouwt om het werk te doen, en u wilt een ruimte creëren zodat zij vragen kunnen stellen en feedback kunnen geven. Met deze feedback kunt u de manier waarop u werk delegeert, verfijnen.

6. Toon uw waardering

Controleer tijdens periodieke check-ins alle overwinningen die je tot nu toe in het project hebt gezien. Erken dat uw medewerkers vooruitgang boeken in de richting van het doel. Het voortgangsbeginsel legt uit hoe belangrijk het is om kleine overwinningen te vieren om werknemers gemotiveerd te houden.^[12] Werknemers zullen effectiever en toegewijd zijn als ze weten dat u hun inspanningen opmerkt.

Het herkennen van werknemers wanneer ze het goed doen, helpt hen de kwaliteit van het werk dat u verwacht te begrijpen. Het maakt ze waarschijnlijk eerder met je willen werken bij toekomstige projecten.

Samenvattend

Nu u precies weet wat delegatie betekent en de technieken om werk efficiënt te delegeren, bent u in een uitstekende positie om uw taken te stroomlijnen en de productiviteit in uw team te verhogen.

Delegeren betekent autonomie en autoriteit verlenen aan iemand anders, waardoor uw eigen werklast wordt verlicht en een goed afgerond, goed gebruikt team wordt opgebouwd.

Delegatie lijkt ingewikkeld of eng, maar wordt na verloop van tijd veel eenvoudiger. Begin klein door een paar beslissingen te delegeren aan leden van je team in de komende twee weken.

Meer over delegatie

• Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg
• Beheers deze 10 managementvaardigheden om een ​​sterke leider te worden
• 10 manieren om teammanagementvaardigheden te verbeteren en de prestaties te verbeteren
• Leiderschap versus management: is beter dan de ander?

Aanbevolen foto credit: Freepik via freepik.com

Referentie

[1]	^	BOS Staffing: 5 Voordelen van Delegation - Empower Your Team
[2]	^	Brian Tracy International: De juiste taken delegeren aan de juiste mensen: effectieve managementvaardigheden voor leiderschapssucces
[3]	^	MindTools: succesvolle delegatie: de macht van de hulp van andere mensen gebruiken
[4]	^	Fast Company: The Three Common Angels About Delegation: Debunked
[5]	^	Leadership Skills Training: Delegatie
[6]	^	Abhinav Jain: Delegatie van werk versus toewijzing van werk
[7]	^	Anthony Donovan: Managementtraining: effectief delegeren
[8]	^	Management 3.0: praktijk: delegatiebestuur
[9]	^	Focus: de blog over creativiteit en productiviteit: een gids voor effectieve delegatie van taken
[10]	^	Inc .: 6 manieren om effectiever te delegeren
[11]	^	The Muse: The 10 Rules of Succesful Delegation
[12]	^	Teresa Amabile en Steven Kramer: The Progress Principle