Hoe effectief een zware werklast op het werk te beheren

We zijn allemaal druk, maar soms gaan we door perioden waarin het werk zich opstapelt en het lijkt alsof het misschien nooit eindigt.

Je hebt misschien zo'n zware werklast dat het te intimiderend lijkt om zelfs maar te beginnen.

Je hebt misschien wel ja gezegd tegen sommige of te veel projecten, en nu ben je bang dat je het niet zult kunnen waarmaken.

Dat is het moment waarop je een stap achteruit moet doen, diep moet ademen en moet kijken naar wat werkt en wat niet werkt.

Hier zijn 13 strategieën die u kunt gebruiken om eruit te komen onder uw overweldigende werklast:

1. Erken dat u het niet allemaal kunt

Velen van ons hebben de neiging om te denken dat we meer kunnen doen dan we eigenlijk kunnen. We nemen steeds meer projecten en verantwoordelijkheid op ons en dragen vele hoeden.

We hebben allemaal de mogelijkheid om meer werk te hebben en aan te nemen dan we redelijkerwijs kunnen verwachten. Helaas is onze werklast niet statisch. Zelfs nu, terwijl je dit artikel aan het lezen bent, vermoed ik dat je inbox vol staat met nieuwe nieuwe taken.

Om echte, effectieve vooruitgang te boeken, moet je zowel de moed als de vindingrijkheid hebben om te zeggen, “Dit werkt niet”. EENWeet dat je het niet allemaal kunt en op zoek bent naar betere oplossingen.

Op elk moment in je leven zijn er waarschijnlijk veel dingen die niet volgens plan verlopen. Je moet bereid zijn om eerlijk te zijn tegenover jezelf en de mensen om je heen over wat niet voor jou werkt, zowel persoonlijk als professioneel.

Hoe meer je je vermogen uitoefent om de waarheid te vertellen over wat werkt en wat niet werkt, hoe sneller je vooruitgang boekt.

2. Concentreer u op uw unieke sterke punten

Of je nu een ondernemer, een leider bent of in teamverband werkt, elk individu heeft unieke troeven die hij naar voren kan brengen.

De uitdaging is dat veel mensen dingen doen waar ze gewoon niet zo goed in zijn.

In het streven om je doelen te bereiken of een project te realiseren, doen mensen uiteindelijk alles zelf of nemen ze dingen die niet spelen op hun unieke sterke punten. Dit kan leiden tot frustratie, overweldiging en overwerk.

Het kan betekenen dat projecten veel langer duren om te voltooien vanwege kennislacunes, of simpelweg niet de unieke sterke punten gebruiken van andere mensen met wie u werkt.

Het gaat vaak niet over hoe om dit project effectiever te voltooien, maar wie kan helpen dit project te realiseren. Advertising

Wat zijn uw unieke sterke punten die ervoor zorgen dat uw werklast effectiever wordt opgeleverd? Hier zijn enkele vragen om u te helpen nadenken over:

• Ben je een geweldige strateeg?
• Ben je een effectieve planner??
• Is Project Management jouw sterkte?
• Is communicatie en mensen samenbrengen jouw kracht?
• Ben jij de persoon van het idee??
• Is implementatie jouw kracht??

Bedenk hoe u de grootste waarde kunt toevoegen aan uw werk en de projecten die u onderneemt.

3. Gebruik de sterke punten van uw team

Een van de eenvoudigste manieren om uw werkbelasting effectief te beheren, is door uw tijd vrij te maken, zodat u uw hoogste niveau van energie, focus en sterke punten aan elk project toevoegt.

Delegatie of beter teamwork is de oplossing.

Iedereen heeft unieke sterke punten. Het is essentieel om teamwork te denken in plaats van alleen te werken om ervoor te zorgen dat projecten effectief kunnen worden afgerond. Trouwens, elke keer dat je een taak of project weggeeft dat niet speelt voor je unieke sterke punten, maak je een kans om iets te doen waar je meer getalenteerd in bent. Dit zal zowel jezelf als de mensen om je heen kracht geven.

In plaats van alle verantwoordelijkheden zelf op zich te nemen, moet u kijken met wie u kunt samenwerken om de best mogelijke resultaten te behalen.

4. Neem tijd voor planning

“Geef me zes uur om een ​​boom om te hakken en ik zal de eerste vier slijpen die de bijl slijpen”. - Abraham Lincoln

Eén uur effectieve planning kan uren tijd besparen. In plaats van gewoon naar binnen te haasten en aan de slag te gaan met projecten, neem de tijd om alles in kaart te brengen.

U kunt de tijd nemen om na te denken over:

• Wat is het doel van het project?
• Hoe belangrijk is het?
• Wanneer moet het worden afgeleverd door?
• Wat is het beste resultaat en het slechtste resultaat voor dit project?
• Wat zijn de KPI's?
• Hoe ziet het projectplan en de belangrijkste mijlpalen eruit??
• Wie werkt er aan dit project?
• Wat is ieders verantwoordelijkheid?
• Welke toleranties kan ik toevoegen??
• Wat zijn de beoordelingsfasen?
• Wat zijn de uitdagingen waar we voor staan ​​en de oplossingen voor deze uitdagingen?

Door absolute duidelijkheid over het project kunnen de projectprestaties en het gewenste resultaat u veel tijd besparen. Het geeft u ook inzicht in de prioriteiten en tijdlijnen, zodat u de benodigde hoeveelheid tijd kunt blokkeren om u te concentreren en concentreren.

5. Focus op prioriteiten

Niet alles is een prioriteit, hoewel het op dit moment vaak kan voelen dat het dat wel is.

Waar je ook aan werkt, er zijn altijd de meest urgente, belangrijke of meest waardevolle projecten of taken.

Eén tool die u kunt gebruiken om uw productiviteit te maximaliseren en u te concentreren op uw grootste prioriteiten is het gebruik van de Eisenhower Matrix. Deze strategische tool om actie te ondernemen op de dingen die er het meest toe doen, is eenvoudig. Je scheidt je acties op basis van vier mogelijkheden:

1. Dringend en belangrijk (taken die u meteen zult uitvoeren).
2. Belangrijk, maar niet urgent (taken die u later wilt uitvoeren).
3. Dringend, maar niet belangrijk (taken die u aan iemand anders delegeert).
4. Noch urgent noch belangrijk (taken die je zult elimineren).

James Clear heeft een geweldige beschrijving over het gebruik van de Eisenhower Matrix: Hoe productiever te zijn door gebruik van de Eisenhower-doos

Advertising

De methode die ik gebruik bij mijn coachingklanten is om hen te vragen hun Top Vijf prioriteiten voor vandaag op te stellen. Om vervolgens eerst met de belangrijkste prioriteit te beginnen. Aan het eind van de dag bekijkt u de prestaties tegen deze prioriteiten.

Lees Volgende

Werk effectief delegeren (de definitieve handleiding voor leiders)

De ultieme gids voor het prioriteren van je werk en leven

Gemakkelijk afgeleid? Hier is uw oplossing

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Als je niet alles hebt bereikt, begin dan de volgende dag met je prioriteit nummer één.

Als u overdag extra taken / projecten krijgt, moet u het belang daarvan beoordelen V van de andere prioriteiten.

6. Neem Time Out

Om bovenop een zware werklast te blijven, is het belangrijk om de tijd te nemen om uit te rusten en te recupereren.

Als uw energieniveaus hoog zijn en uw lichaam en geest vernieuwd en alert zijn, bevindt u zich meer in een piektoestand om een ​​zware werkbelasting aan te kunnen..

Neem de tijd om te gaan wandelen of aan lichaamsbeweging te doen. Vertrek vroeg wanneer mogelijk en breng tijd door met mensen die je veel energie geven.

Op de achtergrond is het essentieel om een ​​goede nachtrust te hebben en gezond te eten om de geest te scherpen.

Bekijk dit artikel over het belang van downtime plannen.

7. Handhaaf een gezond evenwicht tussen werk en privéleven

Het handhaven van een gezonde balans tussen werk en privé kan moeilijk zijn. De balans waar we allemaal naar hunkeren is heel verschillend van elkaar.

Ik heb eerder 13 work life balance-tips geschreven voor een gelukkig en productief leven. Langer en harder werken betekent niet dat je meer moet bereiken, vooral als je geen tijd hebt om door te brengen met de mensen die er het meest toe doen. De kwaliteit van wie je bent als persoon, de relaties die je hebt, de tijd die je besteedt aan je werk, beslissen wat het belangrijkste is, is volledig onder controle.

De balans tussen werk en privé gaat over het vinden van vrede in jezelf om volledig aanwezig te zijn, waar je ook bent, of dat nu op kantoor is of thuis, op dit moment. Het gaat erom te kiezen wat het belangrijkst is en een eigen, evenwichtig leven te leiden.

Als je denkt dat er niet genoeg balans is, dan is het misschien tijd om Maak een verandering.

8. Stop met multitasking

Multi-tasking is een mythe. Je brein kan gewoon niet effectief werken door meer dan één ding tegelijk te doen - tenminste meer dan één ding dat gerichte aandacht vereist.

Dus pak je prioriteitenlijst (zie eerder punt), doe eerst het belangrijkste, ga naar het volgende item en werk je lijst af.

Wanneer u uw focus op een groot aantal verschillende gebieden splitst, kunt u niet altijd een hoge prestatie leveren. Je zult niet volledig aanwezig zijn bij de ene taak of project bij de hand. Advertising

Als u geblokkeerde tijd toewijst en vaste grenzen creëert voor specifieke activiteiten en verplichtingen, voelt u zich niet zo overweldigd of overwerkt met alles wat u moet doen.

9. Werk in Blocks of Time

Om je energie op peil te houden om je beste resultaten te bereiken, is het essentieel om regelmatig te pauzeren.

Ik gebruik de methode 60-60-30 zelf en geef deze aan mijn coachingklanten.

Werk aan een project voor een aanhoudende periode van 50 minuten.

Neem dan een pauze van 10 minuten. Dit kan een wandeling zijn, een gezonde snack hebben of gewoon een gesprek met iemand hebben.

Ga vervolgens nog 50 minuten aan het project werken.

Neem daarna nog een pauze van tien minuten.

Neem vervolgens een pauze van 30 minuten om de verbinding met het werk te verbreken. Dit kan tijd zijn voor een goede lunch, een snel beetje beweging, lezen of een wandeling maken.

Door simpelweg wat vrije tijd te nemen, blijft je energieniveau stijgen, verbetert de kwaliteit van je werk en verkleint je het risico om uitgebrand te raken.

10. Ontdoen van afleiding

Maak een schatting van het aantal keren dat u tijdens een gemiddelde werkdag wordt afgeleid. Neem nu dat aantal en vermenigvuldig het met 25. Volgens Gloria Mark in haar onderzoek naar De kosten van onderbroken werk, kost het ons gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om terug te keren naar de oorspronkelijke taak na een onderbreking.^[1]

“Ons onderzoek heeft aangetoond dat aandachtsafleiding kan leiden tot meer stress, een slecht humeur en een lagere productiviteit.”

Afleidingen nemen niet alleen je tijd op tijdens de afleiding, ze kunnen je mentale voortgang en focus gedurende bijna 25 minuten laten ontsporen. Dus als je 5 keer per dag wordt afgeleid, verlies je bijna 2 uur per dag aan productief werk en bijna 10 uur per week.

Als je een belangrijk project hebt om aan te werken, zoek dan een ruimte waar je niet wordt afgeleid, of probeer dit te doen.

11. Focus tijd gericht op kleinere taken

Weet je soms, je moet gewoon deze taken aanpakken en actie ondernemen. Maar er is altijd iets dringends.

Kleine taken kunnen uw belangrijkste projecten vaak in de weg zitten. Ze zitten daar op je dagelijkse takenlijst, maar worden vaak vergeten vanwege belangrijker prioriteiten of omdat ze geen interesse voor je hebben. Maar ze nemen mentale energie op. Ze rommel je geest. Advertising

Verbind je met een bepaalde periode door alle kleine taken die je hebt in je takenlijst af te ronden. Het geeft je gemoedsrust en de ruimte om je meer te concentreren op je grotere prioriteiten.

12. Neem een ​​tijdcontrole

Weet jij precies waar jouw tijd elke dag naartoe gaat? Besteed je te veel tijd aan bepaalde projecten en taken, ten koste van grotere kansen?

Besteed een beetje tijd om te analyseren waar u uw tijd doorbrengt. Dit inzicht zal je verbazen en je de helderheid geven om je aan te passen waar je je tijd op richt en op welke projecten.

U kunt beginnen door een stuk papier te nemen en drie kolommen te maken:

Kolom A is Prioritair werk. Kolom B is goed werk. Kolom C is werk met lage waarde ofzo.

Noteer elke dag het project of de taak en de tijd die aan elk project is besteed. Wijs die tijd toe aan een van de kolommen.

Noteer aan het eind van de week de totale tijd die in elke kolom is doorgebracht.

Als u veel te veel tijd besteedt aan bepaalde soorten werk, kunt u dingen veranderen, zodat uw gerichte tijd in kolom B en C ligt.

13. Bescherm uw vertrouwen

Het is essentieel om ons vertrouwen te beschermen om ervoor te zorgen dat we niet overweldigd raken, gestrest raken en ons vertrouwen verliezen.

Wanneer je vertrouwen hebt als een dagelijkse hulpbron, ben je in een betere positie om problemen op te lossen, sneller te leren, op wat dan ook te reageren, je aan alles aan te passen en je grootste kansen te bereiken.

Vertrouwen geeft je het vermogen om angst om te zetten in gericht en ontspannen denken, communiceren en actie. Dit is de sleutel om je geest in een productieve staat te brengen.

Wanneer het vertrouwen hoog is, kunt u duidelijk de beschikbare mogelijkheden zien en strategieën ontwikkelen om hiervan te profiteren, of om de uitdagingen op te lossen waarmee u elke dag te maken krijgt.

Laatste woorden

Een zware werkdruk kan moeilijk zijn om te behandelen en kan stress, burn-out en permanente frustratie veroorzaken.

De sleutel is om het aan te pakken, in plaats van het door te laten gaan en de langetermijneffecten te versterken. Hopelijk kunt u op ten minste een van deze tips actie ondernemen.

Als het te veel wordt en je fysieke en mentale gezondheid negatief worden beïnvloed, is het misschien tijd om met iemand te praten. In plaats van er alleen mee om te gaan en ongelukkiger te blijven, haatdragend en op een punt te komen waar je gewoon niet kunt omgaan, moet je een verandering maken voor je eigen gezond verstand.

Aanbevolen foto credit: Hannah Wei via unsplash.com

Referentie

[1]

^

Gloria Mark: De kosten van onderbroken werk: meer snelheid en stress