Elk probleem efficiënt oplossen met 5 Whys (stapsgewijze handleiding)

Doe je er lang over om carrière- of bedrijfsproblemen op te lossen??

Misschien geloof je dat je 1000 technieken moet kennen om problemen sneller op te lossen. De waarheid is dat er geen enkele techniek is die al je problemen kan oplossen. Maar ondanks deze realiteit kun je de meeste van je problemen nog steeds op een effectieve manier oplossen.

Hoe? Door gebruik te maken van Sakichi's 5 Whys-techniek. Sakichi gebruikte deze techniek voor de assemblagelijn van Toyota, maar je kunt het toepassen op de meeste van je problemen.^[1]

Dus, stop met proberen tientallen technieken te onthouden en maak je klaar om slimmer te werken. Hier leest u hoe u de 5 Whys-techniek gebruikt om problemen op te lossen:

5 vragen voor de meeste problemen blootleggen

Met de 5 Why's-techniek moet je 5 vragen stellen.

Eenvoudig, toch? Wanneer u voor een probleem staat, vraag dan wat heeft bijgedragen tot de huidige resultaten. Vraag het vervolgens 5 keer of totdat je een oorzaak hebt gevonden.

Hoe weet je dat deze techniek werkt? Nou, Toyota heeft deze techniek met succes geïmplementeerd om hun assemblagelijn te verbeteren. Stel u nu eens voor wat het kan doen om u te helpen bij het oplossen van veelvoorkomende problemen.^[2]

De 5 Whys-techniek is niet complex, maar het zal even duren om te wennen. Als je de meeste mensen bent, ben je geneigd om oplossingen te vinden bij het oplossen van problemen. Begin in plaats daarvan eerst met het stellen van één vraag telkens als u voor een probleem staat.

Het kan voor alles zijn wat klein is, zoals vastzitten in het verkeer. In dit geval zou uw eerste vraag zijn waarom u het verkeer niet hebt vermeden. Stel een vraag voor al uw problemen en blijf doorgaan met toevoegen totdat u standaard 5 vraagt. Advertising

Uiteindelijk zul je weten wanneer je de 5 Whys moet vragen en een oorzaak vinden voor de meeste van je problemen. Maar je hoeft niet altijd alleen te werken. Wanneer u met onbekende onderwerpen werkt, werkt u samen met een team om te brainstormen over antwoorden.

Als u bijvoorbeeld een slechte marketingcampagne voor uw bedrijf probeert op te lossen, werkt u samen met uw marketingteam aan een oplossing. Als eigenaar van een bedrijf zult u veel hoeden dragen, maar zult u niet de oorzaak van de meeste van uw problemen alleen kunnen vinden.

Hoe u deze 5 vragen efficiënt kunt stellen

Voordat u de 5 Why's gaat stellen, moet u zich voorbereiden om de beste resultaten te krijgen. Dit is het stroomproces voor het oplossen van een probleem in de echte wereld:

1. Verkrijg de juiste bronnen

Je weet niet wat je niet weet. Dus verzamel informatie via boeken en online bronnen voordat u een probleem oplost. Je zult merken dat je vaker onderzoekt naar onderwerpen waar je niet bekend mee bent.

Als je niet voorbereidt, beperk je jezelf tot een ineffectieve oorzaak.

Je kunt jezelf ook omringen met mensen die gespecialiseerd zijn in bepaalde gebieden. Op deze manier kunt u samen met uw groep de beste oorzaak van een probleem vinden.

Je doel is om je op je gemak te voelen met de vragen waarmee je werkt. Vermijd het beantwoorden van vragen waar je niet zeker van bent, want je zult waarschijnlijk eindigen met een slechte oorzaak.

2. Begrijp het probleem

Voordat u een probleem oplost, is het belangrijk om te weten welk probleem u oplost. Hiermee kunt u voorkomen dat u een irrelevante oorzaak vindt.

Door je probleem te begrijpen, vermijd je ook verwarring bij het werken met teams. Wanneer u bijvoorbeeld in teams werkt, is het vaak gemakkelijk om aan te nemen dat iedereen aan hetzelfde probleem werkt. Maar dit is niet altijd het geval en kan ervoor zorgen dat teams twee verschillende problemen oplossen. Advertising

3. Stel uw eerste 5 vragen

Als je genoeg tijd hebt besteed aan de voorbereiding, stel je eerste vraag. In plaats van snelle antwoorden te geven, brainstorm welke antwoorden de meeste waarde zullen brengen. Elke vraag is afhankelijk van zijn voorganger, dus geef zinvolle antwoorden.

De vuistregel hier is om te blijven vragen totdat je een mogelijke oorzaak hebt gevonden. Typisch, 5 vragen of minder is genoeg om de meest voorkomende problemen op te lossen. Maar beperk uzelf niet tot 5 vragen.

Blijf in plaats daarvan vragen stellen totdat je niet meer kunt.

4. Zoek uw root-oorzaak

Het hoofddoel van het gebruik van het 5 Why's-raamwerk is om te eindigen met een oorzaak voor het probleem dat u ondervindt.

Het wordt ook gebruikt om problemen op hoog niveau aan te pakken, zodat u uw voortgang achteraf kunt volgen. Door problemen op hoog niveau aan te pakken, lost u problemen sneller op voordat u de oorzaak aanpakt.

De beproefde strategie in actie

Leren over het 5 Why's framework is geweldig, maar het is beter om voorbeelden uit de praktijk te hebben. Hier is een voorbeeld dat u als sjabloon kunt gebruiken voor het oplossen van problemen in de echte wereld:

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe alleen gelukkig te zijn en van het leven te genieten

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Probleem: Werkgevers hebben me de afgelopen drie maanden niet teruggebeld voor een interview

• Vraag 1: Waarom wordt mijn cv niet opgemerkt door werkgevers?
  Omdat het te generiek is en geen speciale vaardigheden vertoont voor de rollen waarvoor u solliciteert?
• Vraag 2: Waarom is mijn CV te algemeen?
  Omdat ik wil dat het een beroep doet op veel beroepen.
• Vraag 3: Waarom wil ik op veel beroepen van toepassing zijn??
  Omdat ik mijn kansen om aangenomen te worden wil vergroten.
• Question4: Waarom zou het toepassen van meerdere beroepen mijn kansen vergroten om te worden aangenomen?
  Omdat ik me niet zou beperken tot beschikbare vacatures bij een specifiek beroep.
• Vraag 5: Waarom zou ik mezelf beperken tot vacatures beschikbaar??
  Omdat er een grote vraag is naar mijn beroep.

In dit scenario stopt u bij vraag 5 omdat u een mogelijke oorzaak heeft gevonden.

Omdat er veel concurrentie is voor uw branche, moet uw CV opvallen. Wie denk je dat een werkgever zal inhuren, een manusje van alles of een expert in hun beroep? Advertising

Wanneer u met een probleem werkt, neem dan de tijd om te brainstormen over de beste vragen. Dat komt omdat het van invloed is op de kwaliteit van de oorzaak van de oorzaak.

Mogelijke nadelen aan het gebruik van deze techniek

Naast het oplossen van eenvoudige problemen, zijn er andere gebieden waar de 5 Whys tekort schiet:

1. Niet-reproduceerbare resultaten

U kunt dezelfde resultaten niet repliceren. Denk er eens over na, je creëert je eigen vragen en beantwoordt ze op een unieke manier. Niemand anders zou uw resultaten voor het grootste deel kunnen repliceren.

Dit betekent dat zelfs twee teams die in dezelfde omgeving werken, met 2 afzonderlijke antwoorden komen.

2. Beperkt door de beschikbare kennis

Zoals eerder vermeld, verzamel voldoende informatie bij het oplossen van een onbekend probleem. Het probleem is dat u niet altijd over de beste bronnen beschikt. Daarom beperkt u zich tot de kwaliteit van uw antwoorden.

Als u ooit een onbekend onderwerp tegenkomt, probeer dan een andere probleemoplossende techniek.

3. Focus op een enkele root-oorzaak

Het belangrijkste doel van het gebruik van de 5 Whys is om een ​​enkele oorzaak te vinden. Maar alle problemen hebben niet altijd een enkele oplossing. Een marketingcampagne kan bijvoorbeeld het beste, goede en slechtste scenario hebben.

Deze beperkingen maken de 5 Whys geen slechte techniek om te gebruiken. In plaats daarvan laten ze je weten hoe je deze techniek effectiever kunt gebruiken.

Vertrouw niet op één methode om problemen op te lossen

Zoals je hebt gezien is de 5 Whys niet ingewikkeld, maar het kost veel moeite om het correct uit te voeren. Als het goed is gedaan, kan het u helpen de boosdoener te vinden bij de meeste van uw veelvoorkomende problemen. Het probleem is dat deze techniek niet geschikt is voor elke situatie. Advertising

De 5 Whys werkt het beste voor het verbeteren van processen en het oplossen van eenvoudige problemen. Maar het schiet te kort bij het werken met complexe problemen. Dat is waarom je andere alternatieven moet kennen.

Het lage responspercentage van een bedrijf kan bijvoorbeeld te wijten zijn aan verschillende factoren. In dit geval kiest u een techniek die beter geschikt is om complexe problemen op te lossen. Bepaal welke problemen je het meest tegenkomt om te weten welke technieken je het meest zullen helpen.

Het goede nieuws is dat de 5 Whys werkt met de meest eenvoudige problemen waarmee iedereen te maken heeft. Dus, zorg ervoor dat je deze techniek onder de knie hebt voordat je anderen gaat gebruiken.

Wees een probleemoplossend apparaat

Stelt u zich eens de veroverende problemen voor waarvan de meeste mensen het opgeven.

Mensen zouden naar je kijken en aannemen dat je 1000 manieren kent om een ​​probleem op te lossen. De waarheid is niet veel veranderd sinds je worstelde met het oplossen van problemen.

Maar u gebruikt nu een beproefd systeem dat uw leven eenvoudiger heeft gemaakt.

Je bent een probleemoplossend apparaat.

Als je niet gelooft dat dit je realiteit kan zijn, heb je het mis. Je hebt wat nodig is om je problemen op te lossen, maar je zult moeten oefenen. Begin met het stellen van één vraag vandaag als u een probleem ondervindt.

Blijf hetzelfde doen totdat u verschillende vragen voor al uw problemen stelt. Je zult de 5 Whys-techniek niet van de ene op de andere dag meester zijn. Maar met voldoende oefening zal deze techniek natuurlijker aanvoelen.

Dus, wat houdt je nu tegen?

Uitgelicht fotomunt: Startaê Team via unsplash.com

Referentie

[1]	^	Harvard Business Review: The Unimportance of Practically Everything
[2]	^	Harvard Business Review: The Five Whys for Start-Ups