Hoe een kalender te gebruiken om tijd en ruimte te creëren

Er is veel discussie online en offline geweest over hoe een kalender past in iemands productiviteitssysteem. De algemene vuistregel is dat geplande afspraken in uw agenda moeten staan, terwijl taken en dergelijke moeten gaan naar welk taakbeheersysteem u ook gebruikt.

Wat vaak verloren gaat in de discussie is wat afspraken in je agenda moeten zetten om je tijd zo goed mogelijk te maximaliseren en ervoor te zorgen dat je vooruitgang boekt met de dingen die je echt wilt doen. Een van de beste manieren om dit te doen, is door de definitie van afspraken wat gedetailleerder in te stellen, zodat u uw agenda effectiever kunt gebruiken als onderdeel van uw algehele productiviteitssysteem. Advertising

Typen afspraken

1. Algemene afspraken

Dit zijn afspraken in de meest traditionele zin. Dit kunnen doktersafspraken zijn of zakelijke lunches. Hoe dan ook, ze zijn redelijk algemeen in termen van wat we als afspraken definiëren, dus moeten ze als zodanig worden behandeld. Dit type afspraken kan naar verschillende datums worden verplaatst als dit voldoende wordt aangegeven en beide partijen kunnen het laten gebeuren, hoewel je moet proberen ze te behouden “reéel” in de meeste gevallen. Advertising

2. Zelfbenoemingen

Dit zijn afspraken die u met uzelf maakt. Het kunnen tijdsblokken zijn die u plant, zodat u zonder onderbreking kunt werken aan taken of projecten - door uzelf of anderen door afleiding. Dit soort afspraken zijn ook overdraagbaar, maar ik zou aanraden dat u probeert een raamwerk te maken zodat ze zo statisch mogelijk blijven. Kies een moment waarop je met regelmatige tussenpozen van 90 minuten zelf kunt werken, zodat je een gewoonte kunt creëren en de productiviteit kunt verbeteren. Breek deze tijden met pauzes waar niets in steen gebeiteld is. Je kunt zelfs de grotere blokken nemen en ze opsplitsen in kleinere stukken met behulp van The Pomodoro Technique als je dat wilt, zodat je van taak naar taak kunt gaan. Advertising

Lees Volgende

10 Waarschuwingsborden met een laag zelfrespect en een gebrek aan vertrouwen

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Houd deze hoeveelheid tijd heilig, maar wees lenig genoeg dat je die hoeveelheid tijd naar andere uren van de dag kunt verplaatsen.

3. Teamafspraken Advertising

Dit zijn afspraken waarbij een team nodig is om samen te komen. De beste manier om deze in te plannen is nadat de andere twee soorten afspraken zijn vergrendeld in uw agenda. Hoewel het misschien moeilijk is om deze in te plannen nadat je dit hebt gedaan, zijn er tools zoals Doodle, Tungle.me en zelfs Google Agenda die kunnen helpen bij het kiezen van optimale tijden waar de meeste aanwezig kunnen zijn. Als het gaat om dit soort afspraken, moeten de behoeften van de vele opwegen tegen de behoeften van de weinigen, dus misschien moeten algemene en eigen afspraken worden aangepast om ze te laten werken. Maar pas die alleen als laatste redmiddel aan - je tijd is belangrijk en je teamgenoten moeten dat beseffen.

Conclusie

Ik heb gehoord dat sommige productiviteitstypen zeggen dat het plannen van tijdsblokken tegen je werkt - dat het tegen de stroom in gaat en bijna onmogelijk is om te doen. Maar John Cleese heeft het argument naar voren gebracht dat mensen twee dingen nodig hebben om te creëren: tijd en ruimte. Ik ben het niet meer met die beoordeling eens.

Als je rekening houdt met de soorten afspraken die je tot je beschikking hebt, wordt je kalender een geweldig hulpmiddel waarmee je deze tijd en ruimte voor jezelf kunt creëren.

(Foto credit: Close Up van een agendapagina via Shutterstock)