Is Google gereed om met uw bedrijf om te gaan? (Deel 1 van 2)

Als een grote fan van online Web 2.0-applicaties volgde ik al lang de steeds stabieler wordende webservices van Google, van Google Docs tot Google Voice tot Google Reader. Hun grote en groeiende verzameling online toepassingen en services maakt het steeds mogelijk om te overwegen om het grootste deel van uw bedrijf uit te voeren met behulp van gratis (of goedkope) Google-applicaties. Zelfs grote bedrijven zijn erin geslaagd, met mega-bedrijven als GE die de Google Apps for Business-suite van Google een werveling geven. En met de recente toevoegingen aan de Google-stal, zoals Postini, een e-mailbeveiligings- en vindbaarheidsservice, komen er eindelijk zorgen over beveiliging en compliance. Advertising

Hoewel ik niet echt een bedrijf runnen dat groter is dan ikzelf, heb ik onlangs gekeken naar het aanbod van Google en hoe deze kunnen worden gebruikt in een kleine tot middelgrote bedrijfsomgeving. Hier bespreken we enkele basistaken die bedrijven moeten uitvoeren: communicatie, productiviteit en promotie, en hoe de services van Google, zowel die in hun Google Apps-pakket als in hun standalone services, bedrijven kunnen helpen de klus te klaren - en waar Google gewoon niet lijkt te presteren.

Communicatie

Een van de kernfuncties van elk bedrijf is communicatie, zowel onder zijn werknemers als met klanten, verkopers en de media. Google Apps combineert e-mail, chat, agenda's, documenten maken en bewerken en samenwerkingstools in één suite. Andere diensten zijn Google Voice (voorheen Grand Central), een functie voor het doorsturen van telefoons en voicemail die ook goedkope uitgaande gesprekken biedt. Advertising

Onder deze diensten, Gmail is gemakkelijk de sterkste. Als onderdeel van Google Apps kunnen bedrijven snel @ yourdomain.com e-mailadressen instellen, elk met een eigen online mailbox. De integratie van Gmail met de krachtige zoektechnologie van Google maakt toegang tot gearchiveerde informatie eenvoudig en volledige POP- en IMAP-toegang betekent dat je toegang hebt tot e-mail via de desktopclient van je keuze, inclusief Outlook.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Online gebruikers van Gmail hebben ook toegang tot verschillende functies van Google Labs (toegankelijk via de rechterbovenhoek in Gmail), zoals de mogelijkheid om standaardtekst op te slaan en opnieuw te gebruiken. De online interface bevat ook een eenvoudige taakbeheerder, die wordt gedeeld met Google Agenda, waardoor gedateerde taken rechtstreeks in uw agenda kunnen worden geplaatst zonder Gmail te verlaten. Het contactbeheer van Gmail is vrij zwak, met niets als klantrelatiebeheer (hoewel Salesforce.com-gebruikers kunnen profiteren van Salesforce voor Google Apps, dat is geïntegreerd met Gmail, Google Agenda, Google Documenten en Google Talk.). Advertising

Postini, een nieuwere Google-acquisitie, biedt op regels gebaseerde beveiliging en e-mailarchivering en vindbaarheid voor bedrijven die moeten zorgen voor HIPAA- of Sarbanes-Oxley-compliance, of die eenvoudigweg een hoog beveiligingsniveau nodig hebben voor zowel inkomende als uitgaande berichten. Sommige services van Postini zijn geïntegreerd met Google Apps Premier; anderen moeten afzonderlijk worden gekocht. Alle functies van Postini zijn ook beschikbaar voor niet-Gmail-gebruikers door uw e-mail te routeren via de servers van Google.

Google Talk is niet het meest populaire IM-systeem dat er is, maar het biedt meer dan genoeg kracht voor communicatie tussen kantoren. De service is toegankelijk via een speciale client, een pop-upclient in Gmail of externe clients zoals Digsby of Pidgin. De spraak- en videomogelijkheden zijn behoorlijk, maar missen de mogelijkheid om over te schakelen naar standaardtelefoons zoals Skype of andere VoIP-systemen. Advertising

Google Voice vervangt traditionele voicemail- en doorstuurservices, waardoor gebruikers een enkel telefoonnummer krijgen dat kan worden doorgestuurd naar één, sommige of alle andere telefoonnummers van de gebruiker - of verschillende combinaties van telefoons op basis van door de gebruiker gemaakte regels. Berichten kunnen worden opgehaald via traditionele voicemail, of audiobestanden kunnen via e-mail worden verzonden. Helaas biedt Google Voice geen service op bedrijfsniveau waarmee een PBX-systeem kan worden vervangen. Ook is het momenteel nog niet volledig toegankelijk voor het publiek en is een uitnodiging vereist om in te schrijven.

Om op de hoogte te blijven van nieuws uit de industrie, internationale evenementen, blogs, Twitter-zoekopdrachten en zelfs informatie en updates binnen uw organisatie, de gratis Google lezer biedt misschien de beste RSS-lezer op de markt. Omdat de meeste apps in de Google-suite (evenals andere online applicaties en services) een stroom updates via RSS bieden, kan Reader gemakkelijk de “naaf” van uw bedrijf. Houd feeds bij om op de hoogte te houden hoe uw bedrijf op internet wordt besproken Google Alerts, waarmee u zoekopdrachten kunt maken met de web-, nieuws-, blog- of videozoekmachines van Google, evenals binnen Google Discussiegroepen of op alle vijf met een zoekopdracht “uitgebreid” zoeken. Allemaal laten ze je weten wanneer een bepaalde term voorkomt in de top 10 (top 20 voor web, top 50 voor Google Discussiegroepen) zoekresultaten op die term. Google-meldingen zijn ideaal om bij te houden hoe uw bedrijf of producten over het web worden geschreven - stel ze in voor uw bedrijfs- en merknamen, en voor algemene zoekopdrachten in uw vakgebied om uw concurrentie bij te houden. (Google Alerts kunnen ook per e-mail worden verzonden).

Voor communicatie tussen projectgroepen, probeer een privélijst aan te maken Google Discussiegroepen, een gratis beheersysteem voor e-maillijsten. Groepen kunnen openbaar zijn of alleen beschikbaar voor de mensen die u rechtstreeks toevoegt, waardoor communicatie zowel binnen uw organisatie als met uw publiek mogelijk is. Net als alle Google-producten is de mogelijkheid om uw archieven te doorzoeken met de zoekmachine van Google het sterkste punt van de service, dat overigens vergelijkbaar is met andere mailinglijstdiensten zoals Yahoo Groups.

In deel 2 van dit bericht zal ik het aanbod van Google bespreken voor productiviteit en promotie. Maar eerlijk gezegd is het aanbod van Google op het gebied van communicatie hun sterke punt; hun productiviteitstoepassingen, hoewel nuttig, zijn meestal veel beperkter dan vergelijkbare aanbiedingen, zelfs hun online concurrentie. Ik zal afsluiten met een korte beoordeling van waar de services van Google al dan niet geschikte keuzes zijn voor het midden- en kleinbedrijf. Zie je dan!