Vastbesloten om papierloos te gaan, maar het op een slimme manier willen doen? In dit artikel bespreken we 4 grote fouten die je zou kunnen maken in je zoektocht om papierloos te worden.

Te vermijden fouten wanneer u papierloos gaat

Fout # 1 - Niet stoppen van de stroom van papier naar u

• Ontvangt u nog steeds papieren tijdschriften? Annuleer nu die abonnementen: hoe vaak gaan ze gewoon zitten en stapelen zich op voordat je de kans krijgt om ze te lezen?
  • Als u van uw tijdschriften houdt en een digitaal alternatief nodig hebt, probeert u de app Next Issue.
• Meld u aan voor papierloze facturering en vermijd dat er een hoop papieren items naar uw postvak worden verzonden.
• Afmelden voor ongewenste mailings op de eenvoudige manier: gebruik een app zoals Paper Karma om een ​​foto te maken van de naar en van adressen op de mailings en zij zorgen voor de rest.

Fout # 2 - Papier ophopen

Om succesvol te zijn wanneer u papierloos gaat werken, moet u voorkomen dat het papier zich om u heen ophoopt. Advertising

• Behandel papier als je het mee naar huis neemt:
  • Recycle of gooi mails of kennisgevingen weg die u niet nodig hebt. Zorg ervoor dat je Paper Karma gebruikt om het volgende item van dat bedrijf te stoppen dat zelfs aan je deur verschijnt.
  • Kies een plek voor al het papier dat moet worden verwerkt, bijvoorbeeld Als u een factuur heeft die u moet betalen, kunt u deze als betaalmiddel gebruiken voor facturen.
    • Vergeet niet aan te melden voor papierloze facturering voor terugkerende facturen.
  • Alle papieren die moeten worden gearchiveerd, moeten onmiddellijk worden gescand en vervolgens worden versnipperd of gerecycled.
  • Als u het originele document om een ​​of andere reden moet bewaren, scan het dan eerst en archiveer het op een veilige plek.
    • Ik bewaar in het algemeen ontvangsten die mogelijk nodig zijn voor het retourneren van een bestand voor het lopende belastingjaar.
    • Kleine artikelontvangsten worden na een paar maanden versnipperd, tenzij ze voor belastingdoeleinden nodig zijn.
    • Grote ticketontvangsten moeten worden bewaard totdat je het artikel niet meer hebt.
• Meer bedrijven en verkopers maken nu papierloze ontvangst mogelijk, wat ons echt zal helpen papierloos te worden.
  • Verzend alle bonnen die u hebt naar uw Evernote-ontvangstmap en tag met de datum, het bedrijf en het artikel (indien van toepassing).
• Vraag familie en vrienden om e-mails of eCards te verzenden in plaats van papieren kaarten. Bekijk AmericanGreetings.com of Apps zoals Red Stamp om mooie digitale kaarten te sturen.

Fout # 3 - Onjuist scannen als u Paperless probeert te gebruiken

Ik ken een heer die urenlang bezig was al zijn documenten te scannen in zijn poging papierloos te worden. Ik vond dit geweldig totdat zijn vrouw me de details vertelde van hoe hij ze scande. Herhaal deze fouten alstublieft niet in uw papierloze zoektocht: adverteren

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

• Niet-gerelateerde documenten scannen in één grote klomp. Natuurlijk kan dit het scannen sneller maken, maar dan heb je grote .pdf-bestanden van documenten die geen verband houden en niet op een zinvolle manier elektronisch kunnen worden gearchiveerd.
• Uw gescande documenten opslaan op een oude plek op uw harde schijf.
• Geen systeem hebben om de documenten die u scant te kunnen vinden.

De vrouw van deze heer had geen idee waar hij iets kon vinden dat hij had gescand. Ze zei dat het nu veel moeilijker was om iets te vinden en moest hem altijd vragen om een ​​document te zoeken. Er waren geen productiviteitsverbeteringen die voortkwamen uit dit project. Advertising

Vermijd deze scanfouten door samen hetzelfde soort papier te scannen en een goed elektronisch archiefsysteem bij te houden om documenten die u opslaat te kunnen vinden. Ik gebruik Evernote om dit laatste te bereiken en repliceer mijn bestandssysteem in Evernote via notebooks en tags. De zoekopdracht binnen Evernote is voorbeeldig en stelt de gebruiker in staat om gemakkelijk in een document te zoeken naar de sleutelwoorden die ze nodig hebben om het te identificeren. Vooral nuttig is de Evernote Pro PDF-zoekfunctie, die een must is voor iedereen die papierloos wil gaan.

Fout # 4 Geen back-upsysteem op zijn plaats

Of uw gescande documenten zich op uw harde schijf bevinden of in de cloud zijn, zorg ervoor dat u een back-up hebt. Ik raad minimaal één set lokaal en één in de cloud aan.

Ben je al begonnen met je papierloze zoektocht? Zo ja, deel je beste tips om papierloos te gaan in de reacties hieronder. Laat ons ook weten hoe deze tips u helpen tijdens uw reis.

Advertising