Zes belangrijke fouten bij het maken van PowerPoint-presentaties

Een van de redacteuren hier bij Lifehack, Chris Smith, schrijft regelmatig over technologie. Toen ik enkele van zijn recente artikelen aan het lezen was, werd ik beïnvloed om zelf een tech-artikel te schrijven, dus hier is het.

U zit dus in een bedrijfsvergadering en de presentator zet de eerste dia op. Je denkt waarschijnlijk aan jezelf, Reclame

“Oh nee, niet een andere Powerpoint-presentatie - BORING!”

Helaas maken de meeste mensen die Powerpoint, Keynote of andere soortgelijke software gebruiken voor het maken van diavoorstellingen de technologie volledig misbruik. In plaats van deze programma's te gebruiken om hun presentaties te verbeteren, brengen ze uiteindelijk hun publiek in slaap.

Ik heb mezelf schuldig gemaakt aan misbruik van deze technologie toen ik Powerpoint voor het eerst ging gebruiken als productmarketingmanager. Oorspronkelijk was het de bedoeling om het gebruik van omslachtige overheadslides te vervangen en toen ik me realiseerde hoe gemakkelijk het was om nieuwe dia's te maken met een computerprogramma, zoals iedereen, ben ik er gewoon gek van geworden. Advertising

Ik gebruik Powerpoint tegenwoordig nog steeds in mijn besprekingen en seminars, maar gelukkig heb ik, nadat ik vele anderen dezelfde fouten heb gemaakt die ik met hun presentaties heb gemaakt, het op mij genomen om een ​​training te krijgen over hoe deze tool het best kan worden gebruikt. Om u te helpen met uw eigen presentaties, heb ik zes grote fouten geïdentificeerd die de meeste Powerpoint-gebruikers maken en hoe u ze kunt vermijden.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

1 - Tekst te klein

Heel vaak is de tekst op dia's veel te klein om te lezen als ze op een scherm wordt geprojecteerd. Een goede test om te gebruiken is naar de achterkant van de kamer te gaan waar het verste publiekslid zou zitten voordat je je presentatie doet. Zet op de dia met de kleinste tekst. Als je de tekst niet gemakkelijk kunt vinden, zal geen van de kijkers achter in de kamer zitten. Je zult je tekst groter moeten maken (ik zou minimaal 35-40 lettergrootte aanraden). Het is ook een goed idee om sans-serif-lettertypen zoals Arial (in plaats van serif-lettertypen zoals Times Roman) op dia's te gebruiken, omdat deze gemakkelijker op het scherm te zien zijn.

2 - Te veel tekst

Een andere grote fout die veel mensen maken, is proberen te veel tekst in te passen op een enkele dia. Het is een nachtmerrie voor doelgroepen wanneer ze een dia vol tekst zien liggen. Als leden van het publiek beginnen met het lezen van alle tekst op zo'n dia, kunnen ze niet tegelijkertijd naar u luisteren als spreker. Een goede vuistregel om te gebruiken is niet meer dan vier tot vijf opsommingstekens per dia (ik gebruik vaak slechts drie punten) en niet meer dan vijf woorden per punt. Als u meer opsommingstekens hebt, scheidt u ze op afzonderlijke dia's. Advertising

3 - Elk woord uitlezen

Een zeker teken van een ineffectieve presentator is wanneer hij of zij naar het scherm kijkt en elk laatste woord op de dia's leest. Vanuit het oogpunt van presentatievaardigheden is dit slecht omdat de presentator oogcontact met het publiek verliest. Je wilt ook niet dat het publiek de hele tijd naar je achterkant moet kijken. Nogmaals, beperk het aantal woorden op elk opsommingsteken zodat u op een natuurlijkere manier kunt spreken door uit te breiden wat er werkelijk op elke dia staat.

4 - Misbruik van de bellen en fluitjes

Een andere indicator van een onervaren Powerpoint-gebruiker is wanneer te veel van de fraaie functies van het programma in de presentatie worden gebruikt. Dit zou het gebruik van te veel verschillende dia-overgangen, animaties, geluidseffecten, enz. Omvatten. Je bent er niet om indruk op het publiek te maken met je enorme kennis van de verschillende toeters en bellen die Powerpoint heeft. Deze kunnen behoorlijk vermoeiend zijn voor het publiek. Houd dingen eenvoudig en onthoud dat de dia's er zijn om uw mondelinge presentatie te verbeteren, en niet andersom.

5 - Ondoeltreffend gebruik van afbeeldingen

Het is waar dat een foto meer dan duizend woorden waard is en dat afbeeldingen uw presentatie zeker kunnen verbeteren. De sleutel is om ze te gebruiken om belangrijke punten die u aan het maken bent te illustreren. Heb niet te veel afbeeldingen op één dia. Ik gebruik meestal slechts één afbeelding per dia. Zorg ervoor dat het beeld goed genoeg is door het eerst aan de muur of op het scherm te testen. Soms zien afbeeldingen die er goed uitzien op uw computerscherm er slecht uit als ze tegen een muur worden opgeblazen. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen die u gebruikt, relevant zijn voor de punten die u tijdens uw presentatie maakt. Zet niet alleen afbeeldingen op voor het maken van foto's daarboven. Er moet een duidelijk verband zijn tussen de afbeeldingen die u gebruikt en de punten die u probeert te maken. Advertising

6 - Geen back-ups hebben

Technologie is technologie. Dit betekent dat het kan falen wanneer het het minst verwacht wordt. Ik moest mijn toevlucht nemen tot het gebruik van de laptop van iemand anders toen de mijne faalde. Het was maar goed dat ik een reservekopie had van mijn Powerpoint-bestand op een flashstation. Vanuit een luidsprekerstandpunt is het ook een goed idee om uw presentatie zonder de dia's te kunnen leveren, in het geval van een defect van de projector. Ik breng vaak wat props mee om te gebruiken voor het geval ik een plotselinge versie van mijn lezing zonder dia's moet doen en ja, ik moest dit in één of twee gevallen doen.

Dus daar heb je het. Als je alleen deze zes grote fouten kunt vermijden die veel presentatoren daar tegenkomen, zal de effectiviteit van je presentaties dramatisch toenemen. Nadat u ze hebt gemaakt, oefent u uw presentaties vooraf met de dia's, omdat uw inspanningen ervoor zorgen dat u een professionelere presentator voor het publiek lijkt te zijn.