Neem een ​​vakantie vanaf uw e-mail!

Gezien hoe nuttig - revolutionair, zelfs - e-mail als een communicatiemiddel is, kan het ook een ongelofelijke productiviteitsdaling zijn. Als je op mij lijkt, heb je altijd discussielijstservers, nieuwsbrieven, Google-meldingen, Facebook-updates, blogcommentaren, advertenties, geautomatiseerde back-ups, herinneringen en allerlei andere dingen die in je inbox binnenstromen - allemaal naast e-mails van echte mensen die daadwerkelijk met u proberen te communiceren.

Natuurlijk weet u deze ingangen te minimaliseren, om updates te beperken tot alleen die die u het meest nodig heeft, om elke nieuwsbrief te evalueren om er zeker van te zijn dat deze waarde biedt (in informatie of entertainment), om u alleen te abonneren op de listservs die de meeste bieden gebruik, om waar mogelijk uit te schrijven van advertenties, enzovoort. En je weet natuurlijk dat je filters moet instellen om essentiële maar niet-dringende dingen om te zetten in een “Lees later” map of het equivalent daarvan. Advertising

Maar toch komt het. En terwijl je diep in de schuilhoeken van je hoofd weet dat je je e-mail op gezette tijden gedurende de dag alleen maar moet controleren, lijkt het alsof er altijd iets het is de moeite waard om te controleren tussen die o-zo-redelijke tijden - een antwoord op een persoonlijke e-mail die de avond ervoor is verzonden, een belangrijk stuk informatie dat je niet verder kunt brengen met een belangrijk project zonder, een listserv-thread waar je diep mee bezig bent, of wat dan ook.

En zo glijdt de tijd weg. Je controleert dat ene belangrijke item en het is er niet, maar er is nog een andere belangrijke e-mail die je aandacht trekt. En tegen de tijd dat je daarmee bezig bent, nog een andere. Dan komt degene waar je naar op zoek bent doorheen, en dat moet behandeld worden, en dan een onverwacht dringende e-mail, en dan en dan en dan ...

En voordat je het weet, zijn de uren verstreken. Advertising

Lees Volgende

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Tenzij je een discipline van staal en een hart van steen hebt, kan het moeilijk, zo niet onmogelijk, zijn om lang genoeg van de e-mailcyclus te breken om serieus werk gedaan te krijgen. Ik ben niet anders - ik weet dat ik de hele dag heb verspild met het verwerken van de e-mail die binnenkwam terwijl ik wachtte op iets dat cruciaal was. En zelfs als je een paar uur weg kunt komen, kan het moeilijk zijn om je gedachten af ​​te leiden van die verwachte boodschap, vooral als je slecht nieuws verwacht of het cruciale stuk informatie dat nodig is om door te breken op een belangrijk project.

Laten we de hele dag vrij nemen!

Ik wou dat ik meer op Tim Ferriss kon lijken. Door een slim systeem van automatisering, uitstel van routinetaken aan werknemers, en - laten we eerlijk zijn - gall, kan Ferriss zijn e-mail controleren beperken tot een keer per week of minder. Helaas, ik heb geen ondergeschikten om mijn e-mail te delegeren naar - en ik weet niet zeker of ik dat wel zou doen, ook al deed ik dat. En ik definitief heb niet het lef om een ​​autoresponder te stellen aan iedereen die mij e-mailt dat ik de komende 10 dagen in hun e-mail terecht zal komen! Terwijl het bij Ferriss gaat om het leren van anderen om zijn tijd te respecteren, kan ik niet anders dan voelen dat het zo is oneerbiedig van de persoon die een e-mail heeft gestuurd om aan te nemen dat zijn communicatie niet belangrijk genoeg is om meteen te bekijken.

Maar wie weet? Het werkt voor Ferriss, en als ik echt op zulke dingen lette, zou ik waarschijnlijk merken dat niets wat ik ooit zou vragen een onmiddellijke reactie vereist, of zelfs een “binnen-de-week” respons. Lord weet dat mijn eigen back-up van e-mail mij ervan heeft weerhouden langer dan dat te antwoorden, zelfs op e-mails die waarschijnlijk vrij belangrijk zijn. Advertising

Toch is dat een enorme sprong, en niet iedereen van ons heeft Ferriss 'smaak voor het nemen van grote sprongen. Laat me in plaats daarvan een bescheidener voorstel doen: een dag per week een e-mailvrije dag maken. Heel wat bedrijven hebben geadopteerd “e-mailvrij vrijdag” als een beleid in de afgelopen jaren, tot verschillende mate van succes.

Het concept is eenvoudig genoeg: voor één dag van de week opent u gewoon uw e-mailprogramma niet (of webmail). Schakel meldingen op uw Blackberry of Droid-telefoon uit, sluit uw Gmail-melding af - doe wat u moet doen om e-mail voor die ene dag te vermijden.

Het concept is eenvoudig, maar de uitvoering kan een beetje ingewikkeld zijn! Hier zijn een paar extra punten om het gemakkelijker te maken: adverteren

• Om het te vermijden “anticipatie angst”, probeer geen e-mails te sturen die de middag of avond ervoor moeten worden beantwoord.
• Houd een “emailen” lijst de hele dag bij de hand om herinneringen op te nemen aan e-mails die u de volgende dag moet verzenden.
• Vrijdag lijkt een natuurlijke dag, omdat de werkstroom (en werkgerelateerde e-mail) geleidelijk afneemt, maar ik denk dat een midweekdag waarschijnlijk een grotere uitbetaling zal hebben. De natuurlijke vrijdagafgifte op het werk kan de winst opslokken die je krijgt als je e-mailvrij bent!
• Stel een autoresponder voor die dag in, inclusief een telefoonnummer of een andere manier om contact met u op te nemen voor het geval er iets dringends aan de hand is. Het is niet nodig om ingewikkeld te worden: “Ik ben momenteel bezig met ander werk en kan vandaag niet reageren op uw e-mail. Als u absoluut met mij wilt praten, kunt u bellen naar (888) 555-5555.” (Er zijn een paar goede voorbeelden van dit bericht door Tim Ferriss.)
• Als je niet zeker weet of je een hele dag zonder e-mail kunt beheren, sta jezelf dan toe om alleen aan het einde van de dag e-mail te checken, bijvoorbeeld na 16.00 uur. NIET DOEN check in de ochtend - dat is hoe ze je krijgen! Let echter op tijdens die late controle op uw e-mail op een dag - u zult merken dat u nooit iets krijgt dat niet kan wachten tot de volgende ochtend van de volgende maandag.

Laten we dit allemaal een maand of zo proberen en kijken of we niet productiever zijn. Als u tips hebt over hoe u dit kunt doen, laat het ons weten in de opmerkingen!