- Robert Barton
- 0
- 4395
- 803
Vergaderingen zijn een noodzaak om goede communicatie in elk bedrijf te bevorderen. Goed geleide, gerichte en georganiseerde vergaderingen bieden de mogelijkheid om te verzekeren dat alle deelnemers zich in een samenwerkingsverband bezighouden. Aan de andere kant - ongeordende vergaderingen zonder duidelijk omschreven doelen remmen positieve communicatie en leiden de deelnemers ertoe zich af te vragen of de organisatoren van de vergadering echt weten wat ze doen. We hebben waarschijnlijk allemaal dat gevoel ervaren! Laten we een paar essentiële zaken bekijken voor een goed georganiseerde vergadering die positieve communicatie zal bevorderen en ervoor zorgt dat deelnemers met hernieuwd enthousiasme en vastberadenheid vertrekken. De meeste mensen zijn goed op de hoogte van de eerste drie items, hoewel ze te vaak worden genegeerd. Zelfs de meest efficiënte vergadering is echter vaak niet effectief omdat deze is beëindigd zonder de ervaring af te ronden.
1. Identificeer het doel van de vergadering. Het is van cruciaal belang om vast te stellen welke informatie wordt gedeeld of welke beslissingen er zullen worden genomen. Het is ook belangrijk om na te denken over welke kennis de deelnemers zullen hebben verworven nadat ze zijn vertrokken. De communicatie moet vóór de vergadering beginnen.
2. Stel een agenda op. De tijd instellen. Het is net zo belangrijk om een eindtijd in te stellen als het de starttijd is. Anders verandert de vergadering in een sessie die zijn doel verliest. Identificeer de leider en de deelnemers en iedereen zou moeten weten wat van hen verwacht wordt dat ze naar de vergadering brengen. Communicatie-inspanningen die vooraf niet goed zijn gepland, zullen alleen de communicatie die plaatsvindt tijdens de vergadering belemmeren. Advertising
3. Houd de focus van de vergadering. Het is niet ongewoon dat vergaderingen langdurig en meanderend zijn omdat deelnemers informatie of meningen mogen injecteren die niet in de lijn liggen van het doel van communicatie dat voor deze specifieke vergadering werd geïdentificeerd. Een sterke en vastberaden leider is noodzakelijk voor de meest effectieve communicatie-uitkomst. Advertising
Lees Volgende
10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen4. Finaliseer de ervaring! Vat de resultaten van de vergadering samen voordat de deelnemers vertrekken. Het is de taak van de leider om deze meest cruciale stap naar succesvolle communicatie te voltooien. Markeer de informatie die is gedeeld. Bedank de deelnemers voor hun inspanningen en wijs op wat de aanwezigen nu met deze informatie te maken hebben. Herhaal duidelijk welke beslissingen zijn genomen. Dit is geen rehash van de vergadering maar de identificatie van eventuele nieuwe verantwoordelijkheden of deadlines die mogelijk zijn opgelegd. Stel specifieke vragen om vast te stellen dat alle deelnemers hun specifieke doelen en de tijdschema's voor voltooiing of naleving begrijpen. Wijs erop wat de coördinatie tussen personen of afdelingen kan zijn. Als er belangrijke beslissingen zijn genomen, stelt u de tijd in voor de volgende vergadering en maakt u duidelijk wat naar verwachting in de tussenliggende periode zal worden bereikt. Verduidelijk eventuele vragen die zijn gesteld. Advertising