De verloren kunst van e-mailen hoe e-mailen ons weer productiever en efficiënter kan maken

Ben jij een van die mensen die e-mail zien als een ergernis en geen productiviteitstool? Zie je e-mail als een belemmering om dingen gedaan te krijgen? Dan ben je zeker niet de enige. Miljoenen mensen zijn gegroeid om e-mail te haten omdat het zich opstapelt in een eindeloze stroom van berichten, piepjes en waarschuwingen. Ik zie zoveel mensen met de waarschuwingsbel op hun e-mailapp met vier cijfers. Deze mensen hebben simpelweg hun e-mail opgegeven en reageren alleen op de e-mails die ze van hun baas of de belangrijkste klanten ontvangen. In plaats daarvan wenden ze zich tot andere communicatiemiddelen zoals Slack en Twist en ontdekken snel dat deze apps hun problemen niet alleen oplossen, maar gewoon de

Waarom mensen stoppen met het gebruik van e-mail

Het probleem voor de meeste mensen is dat ze niet hebben geleerd hoe ze hun e-mail moeten beheren, of dat ze wel weten hoe ze hun e-mail moeten beheren, ze oefenen deze managementmethoden niet dagelijks uit. En net als al het andere, als je het niet beheert, daalt het al snel in een onhandelbare puinhoop. Advertising

Toch zou e-mail nooit op deze manier moeten worden gezien. E-mail is gewoon de beste communicatietechnologie die in de afgelopen veertig jaar is gemaakt. Het stelt ons in staat om moeiteloos te communiceren met mensen aan de andere kant van de wereld, het is realtime en heeft ons de mogelijkheid geboden om overal en op elk moment te kunnen werken. E-mail is misschien wel de beste productiviteitstool die er is.

Hoe e-mails te gebruiken om opnieuw productiever te worden

Dus, in de geest van het terugbrengen van e-mail naar uw leven als een fundamentele productiviteitstool die u graag gebruikt, zijn hier vijf tips om e-mail voor u te laten werken. Advertising

1. Behandel je inbox als verzamelpunt

Je inbox is geen opslagbox. Uw inbox is een plaats waar nieuwe e-mail wordt verzameld en vervolgens wordt verwerkt. In de dagen vóór e-mail, toen we e-mail ontvingen, hebben we niet alleen naar de envelop gekeken, besloten dat het niet belangrijk was en dingen achter in de mailbox. We hebben het ergens verplaatst. Ons bureau, de vuilnisbak of op het mantelstuk om later te behandelen. Als je de post in je mailbox had gestopt, zou de postbode je nogal raar vinden. Dus doe dat niet met e-mail. Wanneer een e-mail binnenkomt, bepaal dan wat er moet worden gedaan en verplaats het naar de juiste plaats. In de loop van de tijd zul je beter worden in het nemen van deze beslissingen en zal het snel omgaan met e-mail een makkie worden.

2. Stel een paar basismappen in

De e-mails die we dagelijks ontvangen, vallen in een paar zeer duidelijke categorieën. Er zijn e-mails waarin u iets moet doen, e-mails met informatie, die geen actie van uzelf vereist, behalve dat u ze een keer leest, en e-mails bijwerkt die informatie bevatten die u moet weten, maar waarvoor u niets hoeft te doen. Dus de enige mappen die u nodig hebt, zijn: “Actie vandaag”, “Referentie” en “Archief”. Dat is het. Slechts drie mappen en je hebt een plek om al je e-mail op te slaan en je inbox schoon te houden. Advertising

3. Verwerk ze in plaats van alleen maar te controleren

Problemen met e-mailpostvakken komen omhoog wanneer u de e-mail 'checkt' en niet verwerkt. Het controleren van e-mail is waar de meeste problemen zich ophopen. Als je naar een e-mail in je inbox kijkt en er niets mee doet, zullen je e-mailproblemen snel toenemen. In plaats daarvan, wanneer u naar uw inbox gaat, neemt u een beslissing op elke e-mail over wat het is en verplaatst u het naar de juiste map. Als je er iets mee moet doen, doe het dan meteen en archiveer de e-mail of als je geen tijd hebt, verplaats je het naar je Action Today-map. Het kost slechts een paar of twee om een ​​e-mail te verplaatsen, dus maak er nu meteen gebruik van. Als u e-mail controleert, betekent dit dat u naar een e-mail kijkt en geen beslissingen neemt over die e-mail. Dat is zo'n verspilling van tijd. Kijk één keer naar de e-mail en beslis wat er moet gebeuren met de e-mail om hem uit je inbox te verwijderen en doe het.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

4. Stel een aparte e-mailaccount in voor online aankopen en promoties

Een deel van de reden dat we zoveel e-mails ontvangen, is dat we graag ons e-mailadres doorgeven aan iedereen die erom vraagt. Je zou je geen privéadres geven aan een onbekende die daarom vraagt, dus waarom geven zoveel mensen hun e-mailadressen zo gemakkelijk uit? Stel in plaats daarvan een webmailaccount in met Gmail, Outlook of een ander bedrijf en gebruik dat voor uw online aankopen, abonnementen en andere zaken waarvoor een e-mailadres vereist is. Advertising

Plaats dit e-mailadres niet in uw e-mailapp. Ik heb een e-mailadres dat ik alleen via internet kan openen. Het is niet verbonden met de e-mailapp van mijn telefoon en is ook niet verbonden met de e-mailapp van mijn computer. Als ik wil zien wat er in zit, log ik in via internet en controleer het. De enige keer dat ik het echt controleer, is wanneer ik wacht op een bezorging en een keer per week de nieuwsbrieven lees waarop ik me abonneer. Voor veel mensen verwijdert deze enkele truc elke dag 50% van de e-mail die in hun inbox komt.

5. Schrijf voor de lezer, niet voor jezelf

Eén reden waarom zoveel mensen voortdurend e-mails controleren, is dat ze wachten op een antwoord op een e-mail. Als u snel antwoord wilt, moet u het de ontvanger gemakkelijk maken om te reageren met de juiste informatie. De structuur voor het snel verkrijgen van informatie is “wat en waarom”. Bij het schrijven van uw e-mail begint u met wat u wilt - “Hallo Nicola, kunt u mij een kopie sturen van de verkoopcijfers van het afgelopen kwartaal??” - en, indien nodig, in de volgende alinea, waarom - “we moeten de accounts van Q3 voor het einde van de maand voltooien ... ” - Wat dit doet, stelt de ontvanger in staat om precies te zien wat u wilt van hun meldingsscherm en kan snel een beslissing nemen over het reageren op u. Als u uw e-mail begint met een inleiding over hoe goed een weekend u had, en wanneer u hoopt de ontvanger te zien, staat uw e-mail onderaan de prioriteitenlijst van de ontvanger. Onthoud: wat wil je? En waarom wil je het hebben??

Door deze vijf eenvoudige tips toe te passen, zal uw relatie met e-mail voor altijd veranderen. Je stopt snel met het haten van e-mail en je liefdesrelatie zal opnieuw bloeien. E-mail wordt een bron van productiviteit en energie. U zult weten wat er moet gebeuren en u zult nooit meer een belangrijke e-mail missen.

E-mail is niet het probleem, het is hoe we e-mail beheren die het probleem is. Door een paar eenvoudige stappen te nemen om onze e-mail te ordenen, kunnen we ons minder concentreren op het maken van een e-mailberg en meer op de geneugten en het wonder van e-mail..