- John Carter
- 0
- 3290
- 282
In de afgelopen paar weken ben ik op zoek geweest naar een online service om me te helpen georganiseerd te blijven. Mijn systeem is op dit moment een lappendeken van papier, desktop-apps en wilskracht dat in het verleden goed genoeg heeft gewerkt, maar nu begint uit elkaar te vallen als ik een groeiend aantal verantwoordelijkheden op me neem. Omdat ik op verschillende locaties werk, moet ik toegang hebben tot een enkele bron waar ik toegang heb tot taken, bestanden en referentie-informatie - waar ik ook ben. Advertising
Ik moet nog steeds het systeem vinden dat voor mij het beste werkt, hoewel er veel gelikte apps zijn die er veelbelovend uitzien totdat ik er echt in slaag werkend met hen. Na een paar dagen van opwinding, sta ik tegenover productiviteitsbelemmeringen - sommige vanwege een slecht ontwerp, sommige vanwege verschillen in filosofie tussen mezelf en de programmeurs, vooral omdat ik gewoon niet de doelklant ben - en vinden ikzelf heb tijd besteed aan het zoeken naar oplossingen om het systeem te laten werken in plaats van dingen gedaan te krijgen. Advertising
Als ik al deze toepassingen bekijk en evalueer, moet ik overwegen wat ik precies zoek in een ideale GTD-app. Hier zijn enkele functies waarvan ik denk dat ze belangrijk zijn: adverteren
- Ondersteunende materialen moeten aan projecten gebonden zijn: De meeste van mijn projecten omvatten het maken van documenten, en veel van hen hebben ook bijbehorend referentiemateriaal. Ik zou graag een project of een taak onder een project kunnen bekijken en met een klik een bijbehorend document kunnen maken of openen. Ik werk bijvoorbeeld aan een lang academisch artikel voor een boek; Ik zou graag al mijn notities, PDF's van onderzoeksmateriaal, concepten en ander materiaal beschikbaar hebben wanneer ik dat project open. Foldera doet dit op een bepaalde manier, maar ik vind het moeilijk om mee te werken en het is meer gericht op zakelijke samenwerking dan op individueel taakbeheer..
- Documentbewerking: Ik wil documenten kunnen maken en bewerken vanuit dezelfde interface die ik gebruik om naar mijn projecten en taken te kijken. Of dit een interne documenteditor of een koppeling naar een externe service zoals Google Docs of Zoho is, doet er niet toe, zolang het document wordt bewaard in het project waartoe het behoort. Dus als ik het bovenstaande voorbeeld gebruik, als ik aan een concept van mijn artikel werk, wil ik in staat zijn om het document te openen, het document te schrijven en op te slaan in het project waar het deel van uitmaakt.
- Massa upload: Waarom zijn er zoveel online-apps toegestaan om documenten slechts één tegelijk te uploaden? Wat ik echt zou willen zien is een desktop-app waarmee ik bestanden kan synchroniseren, misschien door ze op de een of andere manier op de desktop te markeren en ze vervolgens op de achtergrond te uploaden - maar ik zou genoegen nemen met een bestandsbeheerder die ofwel stond me toe om meerdere bestanden te slepen en neer te zetten of Ctrl-selecteer ze om alles tegelijk te uploaden.
- Integratie met bureaubladtools zoals Outlook: Ik zou graag in Outlook of andere desktop-apps kunnen werken en het werk in mijn online ruimte laten verschijnen - en omgekeerd. Dus als ik een actueel lijstitem bekijk “gedaan” online, het is ook gemarkeerd “gedaan” in Outlook. Verschillende onlineapps doen eenrichtingsimport vanuit Outlook en een paar doen handmatige synchronisaties. Ik zie niet in waarom dit niet geautomatiseerd kon worden.
- Integratie met mobiele tools: Voor mij, zoals vele anderen, is een pc niet de enige tool waarmee ik werk. Ik gebruik een Treo en anderen gebruiken iPhones, Blackberries en zelfs Windows Mobile-apparaten (het is waar!) Wanneer een pc niet handig is. Toch proberen maar weinig online-apps heel hard om met hen te integreren. Zelfs als toegang niet kan zijn “leven”, het zou leuk zijn om werk te laten zien als het apparaat is gesynchroniseerd. Wat ik echter heel graag zou willen is integratie met de apps van mijn smartphone of apps van derden zoals Google - Google heeft laten zien dat het mogelijk is om geavanceerde online-apps te maken die op verschillende mobiele apparaten werken.
- Automatische promotie van toekomstige taken: Wanneer ik een projectoverzicht maak, noteer ik over het algemeen een lijst met taken die moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien. Maar als ik naar mijn takenlijst kijk, wil ik gewoon weten wat ik moet doen nu. De meeste apps die ik heb gezien, dumpen alle todos van al mijn projecten in één hoofdlijst, wat voor mij nutteloos is - hoe kan ik de eerste versie van een artikel herzien als ik niet eens in de bibliotheek geweest ben om uit te checken de boeken die ik nog moet onderzoeken? Ik wil dat mijn GTD-app de eerstvolgende actie promoot naar mijn takenlijst wanneer ik het item markeer vlak voordat het als voltooid is.
- Links naar andere services: Ik zou echt graag een manier zien om data heen en weer te sturen tussen online services, maar behoudens dat ik op zijn minst links in de interface zou willen toevoegen aan andere online services. Het is verrassend voor mij hoeveel GTD-apps nergens voor nodig zijn om links te plaatsen.
- Geen zeurtaken: Ik hou ervan tijd te plannen of herinneringen in te stellen voor dingen waar ik maar één keer aan moet denken. Bijvoorbeeld rijtijd - ik plan mijn normale woon-werkverkeer in mijn kalender en soms heb ik een herinnering nodig (“hey, je moet gaan, maatje!”) maar als ik de herinnering mis, komt dat omdat ik waarschijnlijk al aan het rijden ben. Ik wil graag een categorie herinneringen maken die een keer wordt weergegeven en als ik er niet ben om op hen te reageren, verdwijnen ze gewoon.
- Een exit-strategie Hoe ik mijn gegevens krijg uit van een online app is minstens zo belangrijk als hoe ik het ontvang in. Mijn behoeften zullen in de toekomst waarschijnlijk veranderen, of de programmeurs kunnen besluiten iets te veranderen op een manier die niet meer voldoet aan mijn onveranderde behoeften - of het bedrijf dat de service host, kan failliet gaan of de service annuleren. Als mijn gegevens vast zitten in hun systeem, ben ik genaaid. Ik heb een manier nodig om alles te downloaden in hun oorspronkelijke formaten (voor documenten, bestanden, enz.) Of in gedocumenteerde webstandaarden (xml, RSS) die naar een nieuw systeem kunnen worden geporteerd, of op zijn minst geopend op mijn bureaublad, zodat ik kan informatie handmatig overbrengen.
En jij dan? Naar welke functies ben je op zoek in een GTD-app? Welke diensten gebruikt u en wat zou u veranderen om ze beter op uw behoeften af te stemmen? Is er een geweldige out-of-the-box-service die ik mis? Als u uw eigen perfecte online service zou kunnen ontwerpen, wat zou het dan doen? Advertising
Lees Volgende
10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezenLaat ons je mening weten in de reacties.