Time Striping Een andere aanpak van tijdmanagement

Als universitair docent heb ik vaak wekenlange onaangekondigde tijdspannes tussen de sessies door, die ik moet gebruiken om alle projecten bij te houden die ik heb laten glippen tijdens de hectische tweede helft van het semester. Als freelance schrijver heb ik altijd een stapel kleine projecten en voortdurende verplichtingen (zoals mijn driemaal-wekelijkse posts hier bij Lifehack) die gedaan moeten worden.

Het probleem met MIT's en Contexten

Hoewel ik het idee leuk vind “Belangrijkste taken” (MIT's) - waarin je de drie of vier dingen opsomt die je elke dag echt moet doen, en daar eerst aan werkt, en al het andere achterlaat voor de tijd die over is aan het einde - het is een feit dat veel van mijn beloftes zo behandeld. Ik heb meer dan drie lopende verplichtingen, die elk elke dag minstens een beetje aandacht nodig hebben. Advertising

Ik vind ook dat contexten in de GTD-zin niet echt voor me werken - ja, al deze taken kunnen hetzelfde zijn omdat ze op mijn computer gebeuren, maar ze vereisen een andere mindset. Ik probeer dingen als telefoontjes en e-mails te legen, als het kan, maar voor de rest van mijn werk werkt dat niet echt. Om bijvoorbeeld een schrijftaak te voltooien, moet ik misschien een beetje gaan zitten lezen, notities en gedachten met de hand op papier schrijven, en dan achter de computer zitten om te werken - voordat ik terug naar de bank ga voor wat meer lezen.

Time Striping: zoals Time Blocking, maar Stripier

Wat voor mij werkt, is een variatie op tijdblokkering die ik bel “time striping”. Bij time-blocking plant u ononderbroken “blokken” tijd voor verschillende projecten in uw schema. Aangezien a) veel van mijn projecten aan de gang zijn en b) sommige projecten nogal plotseling opduiken, heb ik iets meer flexibiliteit nodig dan dat.

Dus wat ik heb gedaan is een losse planning gemaakt waarbij elk uur gewijd is aan een generiek project, d.w.z.. “Project 1”, “Project # 2”, etc. Terwijl ik een project voltooi, plaats ik een nieuw project in zijn tijdslot; als Project # 5 maar een uur kost, dan zal het morgen iets anders zijn. Het is denkbaar dat een bepaald tijdsblok in de loop van de week wordt gebruikt voor 5 verschillende projecten. Advertising

Elke sleuf maakt dan een “streep” van tijd van maandag tot vrijdag. In sommige gevallen, als ik weet dat ik meer dan 1 uur nodig heb voor een project, blokkeer ik twee uur of meer en stroom ik de rest van mijn projecten eromheen. Bijvoorbeeld, elke andere donderdagochtend neem ik Lifehack Live op, en ik heb twee uur nodig om mijn aantekeningen voor te bereiden, op te nemen en op te schrijven. Dus dat is een blok, in plaats van een streep.

The Time Striping Form (met variaties)

Als je je afvraagt ​​hoe dit allemaal eruit ziet, heb ik een generieke versie van het formulier dat ik gebruik samengegooid, die je kunt downloaden. De eerste is een PDF die u kunt afdrukken met behulp van Adobe Reader of een andere PDF-lezer; de tweede is een RTF-bestand dat je met bijna elke tekstverwerker zou moeten kunnen openen en bewerken (hoewel in mijn tests de opmaak sterk verschilt van app tot app; ik heb goede resultaten behaald uit Word 2007 en WordPad en vreselijke resultaten van OpenOffice .org 2). Dit zijn de bestanden:

• Time Striping Form in bewerkbare RTF
• Time Striping Form in PDF

Aan de top is ruimte om vaste afspraken voor de week te maken. De onderste tabel is uw sleutel, met ruimte om maximaal 10 projecten te definiëren; wanneer je een project hebt voltooid, kruist u het en vult u het volgende vak in met het nieuwe project voor die ruimte. Het midden is een schema van een uur per week voor de week, met slots van één uur van 9-6. (Je kunt de werktijden wijzigen of de kalender op maandag starten door de RTF te bewerken.) Over het algemeen zul je zetten “Project 1” in om 9-10 uur en teken een lijn helemaal over (of vul het elke dag in); als je twee uur nodig hebt, herhaal je gewoon “Project 1” in het slot van 10-11 uur. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Zo ziet mijn schema eruit (klik voor een grotere weergave):

Omdat ik een langzame waker ben, heb ik de eerste drie uur gereserveerd om mijn e-mail te bekijken, feeds te bekijken, mijn sitestatistieken te bekijken, te ontbijten en me voor de dag te kleden. Op mijn negende begint mijn werkdag - Project # 1 is Lifehack, dus ik zal werken aan berichten, ideeën brainstormen, onderhoud van de site doen en alles wat ik nog moet doen. Om 10 uur ga ik verder met mijn volgende project, dat momenteel bezig is met het bewerken van een e-book dat ik deze zomer zal uitbrengen. Als ik daarmee klaar ben, vervang ik Project # 2 door iets anders. Project # 3 bereidt een online cursus voor die ik deze zomer geef. Enzovoorts. Advertising

Je zult merken dat het rond donderdag uit elkaar gaat; Ik heb twee uur nodig voor Lifehack Live, dus ik neem die tijd van Project # 2; op vrijdag heb ik tijd gepland om de was en ander huishoudelijk werk te doen, en mijn wekelijkse beoordeling. Aan het begin van de week was ik voorzichtig om slots toe te wijzen die geen 5 uur zouden krijgen voor kleinere projecten.

Merk ook op dat ik drie e-mailtijden per dag heb toegevoegd. Laat ik naar mijn eigen apparaten de hele dag door constant e-mailen; dit is mijn manier om mezelf eraan te herinneren dat ik me aan de taak moet houden en de e-mail moet controleren vlak voordat ik ontbijt en aan het einde van mijn werkdag voordat ik ga dineren.

Het voordeel van dit alles is dat ik in één oogopslag kan zien hoeveel tijd ik heb gereserveerd voor elk project in de loop van de week. Als er iets nieuws opkomt, kan ik gemakkelijk een projectgroef (of meer, indien nodig) ermee vervangen en zonodig opnieuw toewijzen. Ik heb daar maar 8 projecten; de laatste twee zijn voor familieprojecten en gaan in het weekend of in de avondtijd; op dit moment heb ik er geen.

Misschien werkt dit voor jou?

Time striping lijkt niet zo nieuw voor mensen die al tijdblokkades beoefenen - het enige verschil is dat ik elke dag dezelfde projecten op hetzelfde moment probeer te houden, en de flexibiliteit om slots te hebben voor generieke projecten in plaats van specifieke degenen. Dat is wat voor mij werkt, en ik denk dat het misschien goed werkt voor sommigen van jullie die moeite hebben om grip te krijgen op je schema.

Laat het me weten als dit nuttig is, of als u uw eigen beetje off-beat manier van werken hebt door uw verschillende projecten.