Michael Waters
0 
5011
1151
Kent u iemand die het niet druk heeft??
De meesten van ons worden elke ochtend wakker met volgeproportioneerde kalenders en mijlenlange takenlijsten. Als een advocaat / vrouw / moeder / schrijver weet ik dat ik dat zeker doe.
Uit nerdy fascinatie en puur overlevingsinstinct, heb ik een levenslange studie gemaakt van productiviteit en tijdmanagement. Hier zijn de top 10 productiviteitstips die me helpen de dingen te doen die ik moet of wil doen zonder mijn verstand te verliezen:
1. Schrijf het op
Elke taak, elke toewijzing moet worden opgeschreven. Dit bevrijdt je geest van de energie- en aandachtzuigende taak van proberen te onthouden.
In zijn baanbrekende boek over productiviteit, Dingen gedaan krijgen, David Allen wijst erop dat onvoltooide verplichtingen psychische energie in beslag nemen, die je allemaal het kleinste beetje meer moe, meer afgeleid en dus minder productief maken.
Hij benadrukt dat de eerste stap naar het managen van je leven en tijd elke toewijding, groot en klein, uit je hoofd krijgt en een vertrouwd systeem is..
Ik gebruik OmniFocus om deze verplichtingen vast te leggen, maar je kunt beginnen met een eenvoudige pen en papier.
2. Krijg een voorsprong
De beste manier om hard te lopen is om de avond ervoor te beginnen.
Voordat u uw werkruimte verlaat of voordat u naar bed gaat, moet u tien minuten nemen om de toezeggingen van de volgende dag te bekijken.
Welke afspraken mogen niet worden gemist? Wat heb je nodig om bij je te hebben voor die afspraken? (Zorg ervoor dat je die materialen hebt verzameld en klaar hebt om te gaan.) Welke drie tot vijf taken moeten worden uitgevoerd?
Bepaal eerst wat je gaat doen. Kijk naar die takenlijst en beslis of er taken aan kunnen worden gedelegeerd aan iemand anders (zie nummer 9 hieronder) of, nog beter, helemaal van de lijst is afgehaald (zie nummer 10 hieronder).
Hoe drukker je dag, hoe belangrijker het is om deze snelle enquête de dag of de avond ervoor te doen. Het betekent dat je 's ochtends geen tijd verspilt om te beslissen waar te beginnen of om materiaal te verzamelen (en misschien is het ontdekken van een cruciaal item niet beschikbaar wanneer je het nodig hebt).
3. Doe eerst je meest gevreesde taak
Ieder van ons heeft een of meer taken op onze takenlijst die we vrezen. Advertising
Misschien is het dat onaangename telefoontje dat je niet wilt maken. Of die blogpost waarvan je het schrijven hebt afgewezen omdat je niet weet hoe je moet beginnen. Of dat project dat je gewoon overweldigt omdat het zo enorm is.
Wat het ook is, het hangt boven je hoofd, je afleidend met schuldgevoel omdat het steeds naar de volgende dag en de volgende wordt geduwd. Het is tijd om die cyclus te beëindigen.
Doe het eerst. Schrijver Michael Hyatt praat over het doden van je draken voor het ontbijt - er is niets meer motiverends voor de rest van je dag dan dat monster eerst in de ochtend van je lijst te halen.
Maar veel mensen doen niet de moeilijke taken, maar de gemakkelijke. Maar als u echt productief wilt zijn, zijn er enkele taken die u 's morgens niet meteen moet doen:
Om productiever te zijn, doe dit nooit om je ochtend te beginnen
Dus maak die oproep. Haal een stuk papier tevoorschijn en brainstorm ideeën voor die blogpost.
Do iets over die overweldigende taak - misschien kun je het niet op een dag voltooien, maar je kunt in ieder geval aan de slag. Wat het ook is, doe het gewoon.
Laat de voldoening om het van je lijst te halen je dan meenemen naar de rest van je drukke dag.
4. Schakel afleidingen uit
Een van de grootste productiviteitsmoordenaars is het afleiden van constante onderbrekingen: e-mails, telefoontjes, mensen die voor de deur verschijnen ...
De technologie die ons leven gemakkelijker kan maken (en zou moeten) maken, kan het ook bijna onmogelijk maken om de gerichte aandacht te behouden die nodig is om efficiënt en effectief te werken.
Maar hier is het ding: u kunt die technologie beheersen.
Als je een belangrijke taak hebt die aandacht en focus vereist, maak je de ruimte om er het beste van te maken.
Of het nu gaat om een ontmoeting met een klant of collega, of een belangrijke brief die moet worden geschreven, of een kunstwerk dat je wilt maken, plan een tijdslimiet om je te concentreren op dat engagement en schakel alle afleiding uit. Advertising
Schakel uw telefoon uit (of schakel minimaal het belsignaal uit). Zet uw e-mailmeldingen stil. Koppel het internet los (of op zijn minst Facebook en Twitter). Sluit de deur van uw kantoor.
Enkel voor dat uur (of dertig minuten of een halve dag), schakel alle communicatie van buitenaf uit en geef jezelf de nodige luxe van ongestoorde tijd om je echt op de materie te concentreren..
Leer meer over Hoe afleiding te minimaliseren om dingen gedaan te krijgen.
5. Neem pauzes
Er is een limiet aan hoe lang iemand een focus kan richten op een taak.
Het maakt niet uit hoe druk je bent, na een bepaalde tijd begint de wet van de afnemende terugkeer, en vermoeidheid - fysiek en / of mentaal - begint je effectiviteit te verminderen.
Plan pauzes periodiek, zelfs tijdens de drukste dagen. Neem tien minuten om op te staan, uit te rekken, een slok water te nemen, rond het blok te lopen.
Je komt verfrissend terug naar je werk, zowel mentaal als fysiek, en klaar om nog productiever te worden.
Als je nog niet overtuigd bent, lees dan dit artikel Het belang van het plannen van downtime.
Lees Volgende
Werk effectief delegeren (de definitieve handleiding voor leiders)
11 organisatorische vaardigheden die elke slimme leider nodig heeft
Gebruikmakend van het productiviteitsverhogingsplan: 7 regels om nooit te vergeten
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen6. Batchproces
Als de eisen van uw dag routinetaken omvatten, probeer dan soortgelijke taken te groeperen en bepaalde tijden overdag in te plannen om ze uit te schakelen.
E-mails beantwoorden? Terugbellen? Kosten invoeren in een spreadsheet? In plaats van je andere taken te onderbreken om deze dingen stukje bij beetje te doen, batch ze.
Stel twee, drie of vijf keer per dag in om e-mails te controleren en te beantwoorden. Terugbellen om 11:45 uur en 16:45 uur (of, als je niet wilt dat je in lange telefoongesprekken wordt gezogen, stuur ze om 12:15 uur terug terwijl de mensen aan het lunchen zijn en 17:15 uur nadat ze zijn vertrokken voor de dag, en laat een bericht achter!).
Door gelijkaardige taken te bundelen, bespaar je de verloren tijd om meerdere keren per dag op te klimmen en profiteer je van momentum.
7. Eet een gezond ontbijt
Moet ik dit uitleggen? Er zijn talloze studies die het belang van ontbijt bevestigen voor het behoud van onze gezondheid. Advertising
Gezonde mensen zijn productiever. Hoe druk je ook bent, eet een fatsoenlijk ontbijt. Het zal je brandstof geven voor een geweldige start van je dag.
Voor meer ontbijtideeën, bekijk dit:
31 Gezonde ontbijtrecepten die uw energie super stimuleren
8. Krijg wat oefening
Niet te repetitief zijn, maar gezonde mensen zijn productiever.
Lichaamsbeweging maakt je gezonder, dus zorg ervoor dat je elke dag wat lichaamsbeweging krijgt.
U hoeft geen uren in de sportschool door te brengen om hiervan te profiteren; Maak een wandeling rond het blok, of doe wat isometrics aan je bureau.
Probeer deze 29 Oefeningen die u kunt doen op (of nabij) uw bureau of 15 Eenvoudig en snel kantoor rekt uit om de werkefficiëntie te verbeteren.
Doe gewoon iets om je hart te laten kloppen en je bloed sneller te laten kloppen. Het zal je algemene welzijn verbeteren, evenals je vermogen om helder te denken.
9. Afgevaardigde
Ik zal bekennen: ik stink hiernaar. Ik haat het om hulp te vragen, en vaak lijkt het meer moeite om een taak aan een ander uit te leggen dan om het zelf te doen.
Maar niet alles wat je moet doen in je leven moet door jou worden gedaan.
Evalueer die takenlijst zorgvuldig. Welke taken iemand anders zou kunnen doen, waardoor je wordt vrijgemaakt om je te concentreren op de dingen die alleen jij kunt doen?
Kijk om je heen: wie is beschikbaar om sommige van die taken uit te voeren? Een secretaris? Een collega? Een familielid? Een betaalde hulp?
Een belangrijke sleutel tot productiviteit is alleen die dingen doen die alleen jij kunt doen, en iemand anders de kans geven om een bijdrage te leveren door die andere taken te doen. Advertising
De CEO van Lifehack heeft een unieke manier om werk effectief te delegeren, bekijk zijn gids:
Hoe werk delegeren (de definitieve gids voor succesvolle leiders)
10. Zeg nee
Hoeveel verplichtingen heb je gemaakt die eigenlijk helemaal niet hoeven te worden bewaard?
Hebt u taken aangenomen die niet echt belangrijk zijn voor u of wie dan ook??
Is uw agenda vol met vergaderingen die niets bereiken voor organisaties waar u niet langer om geeft?
Is jouw dag gekaapt door de prioriteiten van iemand anders??
Als uw kalender is vastgelopen, als uw takenlijst kilometers lang is, neem dan ongeveer tien minuten om elk item met een goed oog te bekijken. Kan een van die afspraken of taken gewoon worden doorgestreept om een redelijke marge in je leven te creëren?
Wanneer iemand belt of voor de deur verschijnt met het verzoek om deel te nemen aan een activiteit, neem dan een adem en overweeg of het past in uw eigen prioriteiten (welke prioriteiten natuurlijk ook mogen zijn als u uw baas of uw echtgenoot blij wilt houden).
Als het antwoord nee is, zeg dan gewoon nee. Oefen het van tevoren: “Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, maar nee.” “Bedankt voor het vragen, maar nee.” “Bedankt dat je aan mij denkt, maar nee.”
Zoals een wijze persoon heeft gezegd, “Nee” is een complete zin. Er is geen verklaring nodig. Gewoon nee.
Misschien wil je leren van Leo Babauta The Gentle Art of Saying No zodat je betere grenzen kunt stellen voor jezelf.
Meer bronnen over tijdbeheer
- 18 Best Time Management-apps en -hulpmiddelen
- 10 praktische manieren om uw timemanagementvaardigheden drastisch te verbeteren
- Gebruikmakend van het productiviteitsverhogingsplan: 7 regels om nooit te vergeten
- 11 organisatorische vaardigheden die elke slimme leider nodig heeft
Aanbevolen foto credit: Pexels via pexels.com