Waarom dingen gedaan krijgen het beste productiviteitsysteem voor u is

David Allen's Dingen gedaan krijgen Het boek bestaat nu al meer dan tien jaar en heeft de manier veranderd waarop veel kenniswerkers werken en spelen.

Het systeem heeft mij en mijn team hier bij Lifehack geholpen hun belangrijkste werk gedaan te krijgen op een dagelijks, maandelijks, wekelijks en “lifely” basis.

Maar wat als (dit is een grote wat als) er iets beters was dan GTD voor het verhogen van je productiviteit terwijl je overweldigend bent in je leven? Wat als er iets beters is en past bij de manier waarop de levensstijl van de kenniswerker werkt?

Nou, je kunt stoppen met piekeren en kijken. Ik ben hier om u te vertellen dat de GTD het beste productiviteitssysteem is, omdat deze kan worden aangepast aan uw levensstijl, beschikt over de overkrompende modellen die u een leven lang kunt gebruiken en die twee geheimen bevat van wapens voor persoonlijke productiviteit..

1. Het is moeilijk om eerst te grokten maar zal je tweede natuur worden.

Een van de belangrijkste redenen waarom mensen stoppen met GTD, vooral in het begin, is dat er veel aan de hand is.

“Je bedoelt dat ik een labeler, archiefkast, plaknotities, wat lijstjes-apps en betere pennen moet kopen?” Nee, tenzij je dat wilt.

Het boek van de heer Allen suggereert om wat spullen te krijgen om dingen op gang te krijgen, maar je hoeft het niet te doen, je kunt GTDing starten met een waardeloze notebook en pen.

Een ander ding dat GTD suggereert, is een volledige twee dagen nemen om alles in je persoonlijke en professionele leven te verzamelen en te verwerken. Ik weet nog dat ik dat las en denk, “hoe is dat in vredesnaam zelfs mogelijk? Ik heb te veel dingen te doen en ik wil het nu voor elkaar krijgen!”

Terwijl u uzelf twee volle dagen geeft om uw leven op te ruimen en schoon te maken, zou het geweldig zijn, u kunt aan de slag door ze te verzamelen en te verwerken terwijl u werkt. Advertising

Het idee van volgende acties en projecten kan vreemd (hoewel welkom!) Zijn voor iemand die dagelijks takenlijsten heeft gebruikt om dingen uit het verleden te bereiken. Sommige mensen komen vast te zitten en verward met het hebben van zoveel lijsten en dingen op die lijsten.

Meestal is dit te wijten aan het ontbreken van goede wekelijkse beoordelingen. Zodra iemand zich vestigt bij GTD, verzamelt en organiseert dingen in de juiste lijsten, en vervolgens beoordeelt het consequent de verwarring zal verdwijnen.

GTD kost tijd en oefening om te begrijpen en te gebruiken. Maar na een tijdje wordt het een tweede natuur voor de beoefenaar. Dit gebeurt alleen met de hulp van de modellen die Mr. Allen heeft gemaakt.

2. Het is een alles-in-één creatief model met alle essentiële concepten.

Sommige mensen denken dat meneer Allen “aangemaakt” de ideeën achter GTD. Dat is niet echt waar.

Waar we hem de eer van kunnen geven, is het identificeren van de dingen die drukke professionals en mensen doen om meer gedaan te krijgen met de minste inspanning en stress. Vervolgens plaatste hij deze principes samen en creëerde een model voor productiviteit.

In plaats van te doen wat veel productiviteitsgoeroes vóór hem deden, besloot de heer Allen dat het benaderen van je werk vanuit een bottom-up benadering de snelste manier was om jezelf zo snel mogelijk productiever te maken.

Na “je dekken opruimen” met je volgende acties en het identificeren van je projecten, was het dan makkelijker om je grotere levensdoelen te herkennen en wat je leven betekende. Vervolgens pas je je projecten aan om die doelen te bereiken.

Mr. Allen gaf ons de Vijf fasen van workflow (verzamelen, verwerken, ordenen, beoordelen en doen), het natuurlijke planningsmodel voor het maken en voortzetten van projecten, de 2-minutenregel, en vele andere dingen die we kunnen gebruiken om dingen gedaan te krijgen.

Deze ideeën waren er altijd; De heer Allen was slim en creatief genoeg om ze allemaal samen te brengen in een mooi pakket. De modellen van GTD maken het het beste productiviteitssysteem omdat men altijd terug kan gaan naar de “basics” van het systeem om terug te keren naar een staat van flow in hun werk en leven. Advertising

3. De alternatieven voor GTD hebben altijd iets ontbreekt.

Er zijn een aantal alternatieven voor GTD zoals Master Your Workday Now (ook de One Minute Todo List), GSD, Getting Results the Agile Way, ZTD en vele anderen.

Het is een feit dat bijna al deze dingen dingen uit het model van meneer Allen halen, of niet het grotere plaatje van werk en leven omvatten waardoor veel belangrijke dingen door de kloven kunnen vallen.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Ik heb de meeste van deze andere alternatieven geprobeerd (hoewel niet voor vreselijk lange tijd) en ik heb altijd het gevoel gehad dat er iets ontbrak. Het was het complete systeem dat GTD mij aanbiedt dat deze alternatieven niet dekt.

Bijvoorbeeld: Getting Results the Agile Way is erg interessant, maar als je er meer naar kijkt, zul je zien dat het sterk gebaseerd is op GTD-kernprincipes. Agile Results voegt vervolgens een toplaag toe om ervoor te zorgen dat je tijdens je week resultaten krijgt, wat echt een gewijzigde wekelijkse review is die Mr. Allen suggereert in GTD.

Dus het lijkt erop dat de alternatieven voor GTD slechts aangepaste versies van het systeem van Mr. Allen zijn, niet geheel andere ideeën over hoe je met je werk om moet gaan.

Ja, ze kunnen voor sommige anderen werken, maar we moeten zien dat zonder GTD de meeste van deze systemen in hun huidige vorm niet zouden bestaan, waardoor GTD een soort pijler van productiviteitssystemen zou worden.

4. Het omvat persoonlijke en professionele werken.

Het maakt GTD niet uit of je werk professioneel of persoonlijk is. Het is alles werkt in de ogen van jouw systeem.

Natuurlijk kunt u werktaken scheiden van thuistaken en projecten, maar dat hoeft niet als u dat niet wilt.

Het kost allemaal evenveel “fysieke RAM” in je brein, zodat alles kan worden behandeld als werk, alles van “maak de TPS-rapporten” naar “koop hondensnoepjes voor de pups”. Het wordt allemaal beschouwd als werk volgens GTD-normen. Advertising

5. Het zorgt ervoor dat je acties begint te ondernemen.

Ik heb je gezegd dat er twee geheimen waren waardoor GTD het beste productiviteitssysteem was, weet je nog? Die geheimen zijn de handeling van het vastleggen en het idee van de volgende actie.

Een van de grootste problemen die GTD probeert op te lossen, is het idee dat werknemers er te veel hebben “open lussen” in hun levens. Open lusjes zijn eigenlijk alle dingen die we onszelf hebben toegezegd te doen, maar hebben ze op geen enkele manier bijgehouden (behalve in onze feilbare hersenen).

Stress wordt veroorzaakt wanneer we te veel open lussen tegelijkertijd hebben en ze niet gevangen hebben in een systeem waarvan we kunnen vertrouwen dat ze erin zitten. Onze geest begint te racen en het is allemaal heuvelafwaarts vanaf daar.

Vastleggen is de sleutel om jezelf gezond te houden.

Ga binnen, vang vast. Vastleggen stelt de GTD-beoefenaar in staat om de open lussen in hun leven te sluiten door ze op te schrijven en uit hun gedachten te houden. Dit is hoe je het aspect van begint te krijgen “geest als water” en begint de stress te verlichten van alle dingen die ze zo lang in hun hoofd hebben gehouden.

Het identificeren van de volgende actie van een project is een ander geheim van GTD.

Als we zien wat de absolute volgende fysieke actie is, kunnen we de eerste stap zetten in het voltooien van een project van elke grootte. Het probleem met veel projecten die zijn vastgelopen of nog niet zijn voltooid, is dat ze niet zijn doordacht en dat de volgende fysieke actie om het project in beweging te krijgen niet is geïdentificeerd.

Toen ik begon met het identificeren van de volgende fysieke actie was ik verrast om te zien hoe snel ik een “zit vast” project verplaatsen, ongeacht hoe weinig de volgende actie werkelijk was. Dingen zoals, “bel Bob om de naam van het nummer van zijn accountant te krijgen” is genoeg om een ​​groot project aan te jagen “Vorm uw LLC”.

Vastleggen en volgende acties zijn de geheimen waarom GTD het beste productiviteitssysteem is. Advertising

Conclusie

Als je de meeste aspecten van GTD in je opneemt, zul je een gevoel van opluchting voelen met betrekking tot je werk en leven dat je nog nooit eerder hebt gevoeld.

GTD is het beste productiviteitssysteem omdat het zo'n breed scala aan use-cases omvat en eenvoudig en complex genoeg is om een ​​persoonlijk systeem te ondersteunen en ook kan worden gebruikt voor enkele van uw grootste projecten op het werk.

De bottom-upbenadering van productiviteit van GTD helpt je om de dringende dingen gedaan in je leven te doen, zodat je de energie hebt om de vraag te beantwoorden “wat is mijn levensdoel?” Hiermee kunt u wekelijks uw voortgang bekijken en kunt u effectief plannen voor de toekomst.

En met GTD's ideeën voor vastleggen en volgende actie kun je het gebruiken om direct open lussen te sluiten en dode projecten naar voren te verplaatsen.

Hoewel de GTD al een tijdje bestaat, bewijst het nog steeds dat het het beste productiviteitssysteem is waar wij als kenniswerkers toegang toe hebben.

Als je meer wilt weten over het GTD-systeem, mis dan ons exclusieve interview met David Allen niet:

GTD Leaders: A Lifehack Exclusive Interview met David Allen en Mike Williams

Aanbevolen foto credit: Unsplash via unsplash.com