10 eenvoudige productiviteitstrucs om overbelaste informatie te beheren

Moet u overbelaste informatie beheren?? Eenvoudige productiviteitstricks kan u helpen omgaan met informatie in uw baan en uw persoonlijke en sociale leven.

Hier is hoe om te gaan met. U hebt systemen nodig die u helpen alles bij te houden. Als je eenmaal een vertrouwd systeem hebt, kun je ontspannen. Laten we kijken naar tien eenvoudige productiviteitstricks die zullen helpen.

1. Verkrijg de lijstgewoonte.

Lijsten zijn essentieel om u te helpen uw overbelaste informatie te beheren. Waarschijnlijk gebruikt u de takenlijsten altijd; lijsten zijn er echter in veel verschillende vormen. Voorbeelden hiervan zijn: checklists, planningslijsten, wachtwoordlijsten, leeslijsten, referentielijsten, back-branderlijsten en doellijsten. Al uw informatie kan worden toegevoegd aan een lijst of aan verschillende lijsten.

U kunt zelfs lijsten maken om lijsten bij te houden. U hebt bijvoorbeeld een lijst met lijsten voor “werk” en een andere voor “huis.” Lijsten kunnen op tekst of visueel zijn. Als je een visueel persoon bent, zul je een mind mapping-programma zoals FreeMind nuttig vinden.

Ik gebruik Evernote om mijn lijsten te beheren. Je kunt Evernote overal gebruiken, op veel verschillende apparaten. Haar “inhoudsopgave” functie is geweldig voor lijsten. Met deze functie kunt u een aantal notities selecteren die lijsten bevatten en u kunt met een paar klikken een inhoudsopgave notitie voor ze maken. Versleep eenvoudig uw lijstnotities naar de snelkoppelingsbalk voor eenvoudige toegang.

2. Collecties van referentiemateriaal en mensen maken en beheren.

U hebt referentiemateriaal dat u nodig hebt om op het werk toegang te krijgen, zoals prijslijsten en bedieningshandleidingen. Je hebt ook referentiemateriaal voor thuis. Uw thuisreferentiemateriaal kan bestaan ​​uit verzekeringspolissen en handleidingen voor uw auto en beveiligingssysteem. Advertising

Als uw werkreferentiemateriaal is gedigitaliseerd, slaat u het op in Evernote. Bewaar gedrukt materiaal in een archiefkast of op een plank.

Het meeste van uw thuisreferentiemateriaal wordt niet gedigitaliseerd. Bewaar verzekeringspolissen in een brandveilige kluis en ander materiaal, zoals handleidingen en belastingaangiften, op een plank of in een la. Digitaliseer thuisreferentiemateriaal wanneer u tijd heeft, maar bewaar de originelen.

Vital: maak lijsten met uw referentiematerialen, zodat u weet waar een specifieke referentie is opgeslagen. Bewaar deze lijsten in Evernote.

3. Organiseer lange lijsten en mappen van A tot Z.

Je hebt een manier nodig om lange lijsten en mappen met materiaal te organiseren. De eenvoudigste manier is om materialen alfabetisch te sorteren. U kunt uw materiaal ook op datum sorteren. Misschien wilt u ook een combinatie van beide gebruiken.

Als u bijvoorbeeld werkmateriaal op uw computer organiseert, kunt u ervoor kiezen om voor elk jaar een nieuwe map te maken, vervolgens submappen voor elke maand, of submappen voor elke client..

4. Archiveer oude en verouderde materialen.

Bepaal wanneer u materiaal archiveert dat u niet langer nodig hebt, zowel op uw computer als om materialen af ​​te drukken. U kunt kiezen om eenmaal per jaar te archiveren. Maar eenmaal per maand archiveren kan efficiënter zijn. Advertising

Als u ervoor kiest om eenmaal per maand te archiveren, plant u wat tijd op de laatste werkdag van de maand.

Verplaats computermateriaal naar archiefmappen. Koop grote plastic archiefdozen voor drukwerk en verplaats materialen van uw archiefkasten naar de archiefdozen. Voeg labels toe aan uw kaders, zodat u in één oogopslag kunt zien wat ze bevatten.

5. Voeg tickler-datums toe om belangrijke dingen boven aan uw lijsten op te blazen.

Sommige dingen moeten op specifieke datums gebeuren, dus als u veel afdrukmateriaal hebt, hebt u een tickler-bestand nodig. Ticklers zijn mappen met datumlabels, een voor elke dag van de maand. Sla uw materiaal op in de map van de juiste toekomstige dag, zodat u op die dag met de inhoud kunt omgaan. U kunt afzonderlijke tickler-bestanden maken voor werk en voor thuis.

Heb je een computer tickler bestand nodig? De herinneringen van Evernote werken goed. U wordt herinnerd aan notities op elke gewenste datum.

6. Bepaal of u materiaal wilt optimaliseren voor opslaan of ophalen.

Als u denkt dat u zelden nog iets hoeft te bekijken, archiveer het dan in een archiefdoos of in een archiefmap op uw computer. Dit soort materialen omvat oude belastingaangiften, ingevulde projectbestanden, materialen voor evenementen zoals bruiloften na de grote dag en foto's.

Dingen die u dagelijks nodig hebt, zoals wachtwoorden, dienstregelingen en prijslijsten, moeten worden opgeslagen, zodat u ze binnen enkele seconden kunt ophalen. Leg afdrukmateriaal binnen handbereik en bewaar digitaal materiaal zodat u ze met slechts één klik kunt openen. Advertising

7. Productieve gewoonten opbouwen: maak een dagelijkse routine om informatie te beheren.

Informatie komt constant aan. Email kan een gedoe zijn, dus stel een “inbox nul” gewoonte. Wees meedogenloos. Verwijderen, verwijderen, verwijderen. Plan e-mailantwoorden, of antwoord onmiddellijk, met een zo kort mogelijke reactie. Controleer je e-mail niet meer driemaal per dag.

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Als u op het werk niet zeker weet waar een document thuishoort, sla het dan op op uw fysieke computer of computer. het dossier alles op beide desktops aan het einde van de werkdag.

Behandel thuis meteen de post van de dag en doe wat je kunt. Zet alles wat een antwoord nodig heeft in uw tickler-bestand.

8. Verminder input, zodat u zich op output kunt concentreren.

Overweeg om een ​​informatiedieet te volgen, zodat u productiever kunt zijn:

Zoals elke goede voeding werkt het informatiedieet het beste als je erover nadenkt, niet als het ontkennen van informatie, maar als het consumeren van meer van de juiste dingen en het ontwikkelen van gezonde gewoonten..

Hoeveel van uw informatieoverbelasting is slechts een gewoonte? U kunt besluiten dat u drie keer per dag Facebook niet hoeft te controleren. Advertising

9. Neem regelmatig een pauze om overwelmen te voorkomen.

Niets doen voor twee minuten

Probeer deze handige gratis web-app: doe niets gedurende twee minuten. Zoals de naam al doet vermoeden, wordt u aangemoedigd om gedurende twee minuten niets op uw computer te doen. Als je je muis of toetsenbord aanraakt, mislukt het.

Deze app moedigt je aan pauzes te nemen. Niet alleen maakt een pauze je geest schoon, het vermindert stress. Denk aan de twee minuten als een manier om je hersenen opnieuw op te starten.

10. Geef prioriteit aan artikelen dagelijks, wekelijks en maandelijks.

Je zult je overweldigd en overbelast voelen met informatie, tenzij je prioriteiten stelt. Maak aan het begin van elke maand een prioriteitenlijst die u zal helpen om uw doelen te bereiken. Breek vervolgens de lijst op in wekelijkse en dagelijkse prioriteiten.

Geef uw taken prioriteit aan het begin van de dag. Voer eerst de taken met de hoogste prioriteit uit. Als u een verkoopverslag voor een vergadering van een raad van bestuur moet invullen, is dat uw belangrijkste prioriteit voor vandaag. Het controleren van uw e-mail kan wachten tot u het rapport hebt voltooid.

Probeer deze eenvoudige productiviteitstricks. Hoewel je op geen enkele manier een constante stroom aan informatie kunt vermijden, kun je het beheren en de controle houden.