10 tips voor het vermijden van een nachtmerrie op kantoorpapier!

Hoe gebeurt dit soort rotzooi? Advertising

Tot ik begon te werken als een professionele organisator had ik geen idee dat ruimtes zo zouden kunnen worden. Natuurlijk, ik zou mezelf van tijd tot tijd gefrustreerd voelen door een stapel papier, maar papier nam nooit mijn ruimte in beslag. Advertising

Dus, hoe komt het zover? Wat veroorzaakt dit soort chaos? Hier zijn enkele mogelijke antwoorden. Advertising

1. Papier komt binnen in een tempo dat sneller is dan de snelheid waarmee het wordt verwerkt.
2. Er is geen systeem voor het verwerken en opslaan van het papier.
3. Beslissingen over wat te doen met papieren worden uitgesteld en papieren komen in ongedifferentieerde stapels terecht.
4. De persoon is niet selectief over welke papieren hij moet bewaren en wat hij weggooit.
5. De persoon besteedt niet voldoende tijd aan het beheer van de papierstroom.

Hoe kon deze persoon deze papieren uitdaging omdraaien?

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

De wetenschap van het stellen van doelen (en hoe het je hersenen beïnvloedt)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

1. Neem de tijd om een ​​eerste organisatie (sorteren, opschonen en archiveren) van de papieren in de ruimte te voltooien. Plan dan om minstens één keer per week tijd vrij te maken voor het verwerken van inkomende kranten en dossierstukken die het waard zijn om bewaard te worden.
2. Verlaag het volume dat binnenkomt door het sorteren van e-mail via de prullenbak of de prullenbak, waarbij alleen die papiersoorten worden bewaard die een actie of archivering vereisen. Met andere woorden, laat de junkmail niet bij uw thuiskantoor komen!
3. Verminder de hoeveelheid papier die binnenkomt door kerkbulletins in de kerk achter te laten, en papieren en handouts te verwijderen die u tijdens conferenties, workshops en vergaderingen met financiële planners en verzekeringsagenten worden meegedeeld waarvan u weet dat u dit nooit zult ZULLEN VOORDAT u uw kantoor.
4. Verlaag het volume dat binnenkomt door het aantal abonnementen op tijdschriften en tijdschriften te verminderen tot alleen die die elke maand van kaft tot kaft worden gelezen.
5. Maandelijks ontdoen van tijdschriften en tijdschriften door deadlines te creëren voor hoe lang ze worden bewaard en te worden gerecycled of weggegooid wanneer ze die deadline halen.
6. Verlaag het papiervolume door veel selectiever te worden over wat u moet bewaren en wat u moet verwijderen. Bewaar alleen die papieren en publicaties die nodig zijn voor de huidige acties of waarvan de kans groot is dat ze op een later tijdstip zullen worden gerefereerd. Het enige papier dat het waard is om te bewaren is papier dat u ZULT gebruiken!
7. Stel een archiveringssysteem in voor papieropslag zodat papier gemakkelijk toegankelijk is wanneer dat nodig is.
8. Houd op het bureau alleen papieren die een actie vereisen. Die papieren kunnen worden gescheiden in acties die onmiddellijk moeten plaatsvinden en die later kunnen plaatsvinden. Degenen die onmiddellijk moeten optreden, moeten het meest toegankelijk zijn.
9. Bewaar kranten en publicaties die in overweging worden genomen “lezing” op een locatie verwijderd van het bureaublad. Een lade op een plank, in een mand in de buurt van een stoel waar u waarschijnlijk zult lezen, of in een koffertje om te lezen in een vliegtuig of in een dokterspraktijk, zijn goede locaties voor documenten die optioneel kunnen worden gelezen. Optioneel lezen betekent dat, als ze niet worden gelezen, er geen significante gevolgen zullen zijn, behalve dat ze niet profiteren van de informatie die ze bevatten. Lezen mag niet worden gemengd met papieren die actie vereisen.
10. Wanneer u papier tegenkomt dat geen actie of archivering vereist en u niet zeker weet wat u ermee moet doen, plaatst u het in een lade of bestand dat niet op uw bureau staat. Label dat bestand “mogelijkheden.” Beschouw dit als de locatie voor kranten waarvan je op dit moment niet weet wat je ermee moet doen. Door die papieren hun eigen locatie te geven, zullen ze je niet in je sporen stoppen en de knop worden van een ongedifferentieerde stapel op je bureau. Hoe beter georganiseerd je wordt, hoe gemakkelijker het zal zijn om te onderscheiden wat je met die papieren moet doen. In de tussentijd worden deze raadselachtige documenten gegroepeerd, beschikbaar maar blokkeren ze de voortgang niet. Kijk regelmatig door die papieren wanneer u nieuwe papieren toevoegt. Je zult merken dat als je een beetje tijd hebt gegeten, je weet wat je ermee moet doen - je zult ze waarschijnlijk gooien!

Advertising