11 eenvoudige tips voor effectief e-mailbeheer

Hoeveel tijd besteedt u aan het dagelijks beheren van uw e-mails? Een uur? 30 minuten? Een paar uur? Misschien een halve dag?

Hoewel e-mail bedoeld is om de communicatie te vergemakkelijken, vermoed ik dat het soms een contraproductief hulpmiddel wordt omdat we zoveel tijd besteden aan het beheer van uw e-mails! Denk bijvoorbeeld aan deze voorbeelden:

• Blijf je soms in je inbox klikken, ook al heb je het slechts 5 minuten geleden gecontroleerd?
• Besteedt u veel tijd aan het beheren van uw e-mails per dag, zoals zoeken langs e-mail, sorteren, ordenen en verwijderen van oude e-mail?
• Maak je vaak dat e-mails je eerste prioriteit zijn in plaats van dingen gedaan krijgen?
• Zijn er dagen waarop je meer tijd in je inbox doorbrengt dan goed werk te doen??

Aan het eind van de dag is e-mail slechts een hulpmiddel om uw taken uit te voeren. Hieronder staan ​​11 tips om uw e-mailbeheer te verbeteren:

1. Verwerk uw e-mail eenmaal per dag

Hoewel ik mijn mail meerdere keren per dag check in de lus (voor het geval er iets vreemds aan de hand is, zoals mijn website afloopt, of als er een dringend verzoek is), verwerk ik ze niet meteen. Ik doe dit slechts één keer per dag, aan het begin van de dag of 's avonds.

Zet een dagelijks tijdslot opzij om je e-mails te verwerken. Als u niet klaar bent in het tijdslot, gaat u door met de volgende dag. Geef prioriteit aan de meer belangrijke en laat de rest los. (Zie # 2).

Als u zich op een werkniveau bevindt waarin u veel tijdgevoelige e-mails ontvangt, kunt u dit nog steeds in de praktijk brengen. Het gaat er niet om dat e-mail over je leven gaat. Vergeet niet dat het een hulpmiddel is om u te helpen uw werk te doen en niet het werk zelf. Advertising

2. Prioritize 20% e-mails; Voer 80% uit

Niet alle e-mails zijn hetzelfde. Ik ben dol op de 80/20 regel omdat deze van toepassing is op elk gebied van ons leven. Inclusief e-mails. 80/20 regel is het idee dat 20% van de inputs verantwoordelijk is voor 80% van de outputs in elke situatie. Daarom moeten we ons, om effectief te zijn, focussen op 20% inputs die leiden tot 80% outputs. Evenzo moeten we ons concentreren op 20% e-mails van hoge waarde die leiden tot maximale output.

Mijn 20% e-mails zijn degenen die me de volgende doorbraak in mijn werk geven. Dit kunnen media-aanvragen, interviewspots, netwerkmogelijkheden, zakelijke leads, spreekmogelijkheden en andere dingen zijn die leiden tot mijn 20% bedrijfsdoelen. Mijn e-mails van 20% bevatten ook mensen die hebben geïnvesteerd in mijn werk, zoals mijn 1-1 coachingsklanten, spreekbeurten en lezers die mijn cursussen en producten hebben gekocht. Last but not least vallen hier ook de correspondenties met mijn goede vrienden. Al het andere gaat in de 80% mail.

Voor de 20% e-mails geef ik ze een belangrijke prioriteit. Ik beantwoord ze meestal onmiddellijk (vooral als ze voldoen aan de regel van 1 minuut in # 9); anders krijg ik ze over 1-3 dagen te pakken. Voor 80% mail, ik neem meer tijd om te antwoorden, soms zelfs niet te antwoorden (zie punt # 4).

3. Heb een “Antwoord door XX Day” map

Dien de e-mail op die uw antwoord nodig heeft in a “Antwoord door XX Day” map, waarbij XX de dag van de week is. Ik zet elke week 3 dagen opzij om te antwoorden op e-mails - di, do en za. Op deze manier ben ik niet onder druk om onmiddellijk te antwoorden wanneer ik de mail ontvang. Ik lees het, ik erken het mentaal en denk erover na tot het tijd is om te antwoorden (gemiddeld 3-8 dagen na ontvangst van de mail).

4. Realiseer u dat u niet op elke mail hoeft te antwoorden

Ondanks wat u denkt, hoeft u niet op elke e-mail te antwoorden. Soms kan een antwoord na een bepaalde periode ook niet als een antwoord worden beschouwd.

Ik krijg een grote hoeveelheid e-mail van de lezer en gedurende een bepaalde periode beantwoordde ik elke e-mail die binnenkwam. Het heeft niets voor mij gedaan. Ik zou de hele dag alleen e-mail willen beantwoorden en tegen het einde van de dag zou ik worden leeggezogen, niet in staat om echt werk te doen. En interessant genoeg krijgt vrijwel alle mail die ik beantwoord nooit een antwoord van welke aard dan ook (zelfs geen bevestiging of dank u), zelfs als ik vervolgvragen post om hen verder te helpen. Ik vermoed dat de helft van de mail niet wordt gelezen en de andere helft is mail die mensen in een impulse sturen en antwoorden doen er niet echt toe. Hoe dan ook, ik heb me gerealiseerd dat het veel effectiever is om de tijd te besteden aan taken van hogere waarde, zoals werken aan hoogwaardige en inhoudrijke producten, ondersteuning bieden aan mijn 1-1 coachingklanten, nieuwe projecten en het schrijven van nieuwe artikelen. Advertising

Beklemtoon niet teveel over het beantwoorden van elke afzonderlijke e-mail. Antwoord als het helpt, maar als de kosten van het beantwoorden niet opwegen tegen de voordelen, dan is het misschien niet de moeite waard om je daar zorgen over te maken. Laat het gewoon zijn en dingen zullen zichzelf door de tijd heen sorteren.

5. Maak sjabloonantwoorden als u vaak vergelijkbare antwoorden stuurt

Als u door uw verzonden map kijkt, vindt u waarschijnlijk een trend in dingen waarop u reageert. De mail die ik op mijn site ontvang kan meestal worden ingedeeld in een van de weinige categorieën (1) feedback / bedankt mail (2) 1-1 coaching (3) aanvragen voor boek / productrecensies (4) sprekende vragen (5) anderen . Voor (1) en (2) gebruik ik sjablonen die ik eerder heb geschreven en die ik gebruik in mijn antwoorden. Terwijl ik antwoord, zou ik ze overeenkomstig aanpassen aan de behoeften van de originele mail. Dit heeft me enorm veel tijd bespaard, vergeleken met vroeger wanneer ik e-mails helemaal opnieuw zou typen.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

6. Lees alleen de e-mails die relevant zijn

Ik abonneer me op verschillende nieuwsbrieven - zoals over fitness, zelfhulp, bloggen en bedrijven, maar ik lees niet alle e-mails die ze versturen. Ik verwijder ze ook niet, omdat ik weet dat ze waardevolle informatie hebben. In plaats daarvan stel ik gmail in om ze automatisch te archiveren naar verschillende labels (mappen). Blogmails worden gearchiveerd in de blogmap, fitnessmails worden gearchiveerd in de map Health & Fitness, enzovoort. Vanaf nu heb ik ongeveer 30 mappen. Ik lees ze alleen als ik meer informatie wil over het onderwerp.

U hoeft niet elke afzonderlijke e-mail die binnenkomt te lezen. Kies en selecteer wat relevant voor u is.

7. Structuur uw e-mails in categorieën

Mappen (of labels, als u gmail gebruikt) zijn er om u te helpen bij het organiseren van uw mails.

Gebruik ten eerste een relevant naamgevingssysteem voor wat u doet. Als uw grootste prioriteiten nu zijn, bijvoorbeeld (1) een boek schrijven en (2) afvallen, noem dan uw mappen als dat. Advertising

Ten tweede, gebruik hiërarchische structuur. eerste niveau mappen zijn voor de grote categorieën, en tweede niveau mappen zijn voor subcategorieën, enzovoort. Ik heb bijvoorbeeld “beheerder” als een map op het eerste niveau, en “Back-Up”, “Accounting”, “accounts”, enz. als mappen op het tweede niveau. Als het nodig is, heb ik mappen op het derde niveau om ze verder te segmenteren. Gmail heeft een invoegtoepassing waarmee u labels op verschillende niveaus kunt gebruiken (Instellingen> Labs> Geneste labels)

Het gebruik van filters (# 8) om automatisch e-mail in mappen in te delen, doet wonderen.

8. Gebruik filters

Filters zijn hulpmiddelen waarmee u de e-mail automatisch kunt sorteren wanneer deze uw post binnenkomt. Er zijn 2 basisdingen nodig voor een filter - (1) De term om op te letten (2) Te gebruiken actie als de term overeenkomt. Vanaf nu heeft mijn Gmail 20 verschillende filters ingesteld voor verschillende e-mailadressen, onderwerptitels, hoofdtekst en wat niet. Afhankelijk van welk filter het is, wordt de mail automatisch gesorteerd in een respectieve map / gearchiveerd. Dit minimaliseert de hoeveelheid administratieve acties die ik moet doen.

Hier is mijn videozelfstudie om te delen hoe ik mijn e-mailfilters heb ingesteld om inbox zero te bereiken: 3 eenvoudige tips om Inbox nul te bereiken met behulp van e-mailfilters [videohandleiding]

9. Gebruik de regel van 1 minuut wanneer u antwoordt

Als het binnen 1 minuut duurt om te antwoorden, beantwoordt u dit onmiddellijk en archiveert u het. Laat het niet lang in uw brievenbus zitten. Het zal nog meer moeite kosten om het rond je hoofd te laten zweven en er constant aan herinnerd te worden dat je moet antwoorden. Zorg er wel voor dat u zich houdt aan het tijdspad van 1 minuut wanneer u een bericht beantwoordt, zodat het niet langer dan nodig is. Dit helpt me om in een korte tijd grote hoeveelheden e-mail te wissen.

10. Stel een limiet in voor de tijd die u in de inbox doorbrengt

Voorbij de regel van 1 minuut, beperk je de totale tijd die je in je inbox doorbrengt. De volgende keer dat u uw e-mail controleert, moet u zelf de tijd nemen. Kijk hoe lang u uw e-mail verwerkt, leest, beantwoordt en sorteert. Vraag jezelf dan af hoeveel van die tijd goed besteed is. De kans is groot, het grootste deel diende absoluut geen doel. Advertising

Soms krijg je e-mails die alarmerend lang zijn. Voor deze e-mails, scan door, kijk of er iets voor u relevant is en verwerk ze dan dienovereenkomstig. Beantwoord indien nodig (en gebruik de regel van 1 minuut); archiveer het als u niet van plan bent om te antwoorden. Als u antwoordt, hoeft u niet terug te gaan naar een lange e-mail omdat de persoon een lange e-mail heeft geschreven. Het laatste wat je wilt, is een essayuitwisseling per e-mail, waardoor je onopzettelijk in een zwart gat in een e-mail terechtkomt. Log in op je inbox, doe wat je moet doen en ga er meteen vandoor.

11. (meedogenloos) Afmelden voor dingen die u niet leest

Tijdens je rondvaart over het web, meld je je waarschijnlijk aan voor een behoorlijk deel van de nieuwsbrieven en feeds met een impuls waar je later interesse in verliest. Als je merkt dat je de e-mail herhaaldelijk van je abonnementen verwijdert, is het een cue die je je meteen moet afmelden.

Download de manifestversie van dit artikel: [Manifest] 11 tips voor effectief e-mailbeheer

Oorspronkelijk artikel: 11 eenvoudige tips voor effectief e-mailbeheer | Persoonlijke uitmuntendheid

Uitgelicht fotomunt: zakenvrouw die een e-mailvelop maakt via shutterstock.com