7 Meest voorkomende afleidingen op het werk (en hoe ze aan te pakken)

Terwijl je zit te lezen om dit artikel te lezen, vermoed ik dat je al eens eerder vandaag afleidingen op het werk hebt ervaren, waarschijnlijk meer dan eens.

De kans is groot dat u wordt onderbroken voordat u daadwerkelijk dit artikel hebt gelezen.

De simpele waarheid is dat we allemaal elke dag geconfronteerd worden met afleiding op het werk, en meestal elk uur, iets of iemand kan ervoor zorgen dat je afgeleid wordt.

Met zoveel vergaderingen om bij te wonen, gesprekken of drop-ins door collega's, oproepen, e-mails, sociale meldingen en tal van andere onderbrekingen, kan het vaak een echte uitdaging zijn om productief te blijven en belangrijke dingen gedaan te krijgen.

Afleiding vermindert onze productiviteit en energie.

Ze beïnvloeden ons vermogen om te focussen en blijven lang genoeg bij projecten of taken om ze te doorstaan.

Als je nadenkt over je werkweek, weet ik zeker dat je 5 tot 10 dingen of mensen kunt onthullen die op het werk afleiding hebben gecreëerd.

Maar hoeveel van die afleiding zijn zelf toegebracht en hoeveel zijn het resultaat van uw werkomgeving?

Inhoudsopgave

1. Waarom zou je afleiding op het werk moeten verwijderen??
2. Wat ons blijft afleiden op het werk (en hoe ze te tackelen)
3. Bottom Line
4. Meer bronnen over productiviteit op het werk

Waarom zou je afleiding op het werk moeten verwijderen??

Bijna 3 van de 4 werknemers (70%) geven toe dat ze zich afgeleid voelen op het werk, terwijl 16% van de mensen zegt dat ze bijna altijd afgeleid zijn.^[1]

Het effect van afleiding op de werkplek, volgens het rapport, omvatte:

• 54% zei ze “Presteren niet zo goed als zou moeten”
• 50% zei dat ze “Zijn aanzienlijk minder productief”
• 20% zei dat ze dat waren “Niet in staat zijn om het volledige potentieel te bereiken en door te gaan in hun carrière”

Dezelfde enquête van Udemy noemde de belangrijkste voordelen van het verminderen van afleiding op de werkplek van de geïnterviewden:

• 75% vermeld “Ik krijg meer gedaan en ben productiever”
• 57% vermeld “Ik ben gemotiveerd om mijn best te doen”
• 51% vermeld “Ik heb meer vertrouwen in mijn vermogen om mijn werk goed te doen”
• 49% vermeld “Ik ben gelukkiger op het werk”
• 44% vermeld “Ik lever werk van hogere kwaliteit”

De belangrijkste afleiding door Udemy for Business in hun enquête was onder meer spraakzame medewerkers (geciteerd door 80% van de ondervraagde werknemers) en kantoorlawaai (70%).

60% van de respondenten gaf de schuld aan een lage productiviteit, terwijl 58% zei dat hoewel ze geen sociale media nodig hebben om hun werk te doen, ze de werkdag niet konden doorkomen zonder platforms als Facebook, Twitter en Instagram.

Wat ons blijft afleiden op het werk (en hoe ze te tackelen)

Uit een enquête van 2000 van 2000 Amerikaanse werving- en HR-managers door CareerBuilder bleek dat de belangrijkste afleidingsbeklaagden smartphones (55%), internet (41%), roddels (37%), sociale media (37%), collega's die opbrachten (27%), rokers- of snackpauzes (27%), e-mail (26%), vergaderingen (24%) en luidruchtige medewerkers (20%).^[2]

Bijna driekwart van de werkgevers ondervraagd door CareerBuilder zei dat twee of meer uren per dag verloren gingen in productiviteit vanwege afleiding op de werkplek, waarbij bijna de helft (43%) schatte dat ze drie of meer uren per dag verloren.

Een enquête van 2000 mensen door de financiële managementdienst Think Money in het Verenigd Koninkrijk meldde dat een derde van de werknemers maximaal drie uur per dag wordt afgeleid op het werk.^[3]

Stel je voor dat je minder afleiding hebt op het werk en je hebt je focus kunnen vergroten en meer van je beste werk hebt kunnen krijgen.

Met deze enquêtes over afleiding van de werkplek in gedachten, heb ik de belangrijkste 7 afleiding geïdentificeerd die je nu waarschijnlijk tegenkomt en enkele bruikbare strategieën om je te helpen deze te overwinnen om je productiviteit en creativiteit te verhogen:

1. Chatty-collega's

Het opbouwen van relaties met je team en je collega's op het werk is essentieel.

Dagelijkse gesprekken zijn belangrijk voor het opbouwen van een vriendelijke, op samenwerking gerichte cultuur en sfeer op kantoor, maar het is gemakkelijk om vast te komen te zitten in eindeloze gesprekken en roddels. Advertising

Als je deur altijd open is, is het heel gemakkelijk voor iemand om zijn hoofd op kantoor te vragen om vragen te stellen, waardoor je je productieve werk niet hoeft te doen.

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Als je problemen hebt met aanhoudende spraakzame of afleidende teamleden, probeer dan een discreet gesprek met hen over de impact die het heeft op je dag.

U kunt ook uw kantoordeur sluiten als u er een hebt. Een andere methode om te gebruiken als u geconcentreerd en geconcentreerd wilt zijn, is om een ​​koptelefoon op te zetten (als uw kantoor dit toestaat).

2. Kantoorgeluid

Uit onderzoek van Kim en de Dear aan de universiteit van Sydney bleek dat 30 procent van de werknemers in cabines en ongeveer 25 procent in kantoren zonder partitie niet tevreden waren over de geluidsniveaus op het werk..^[4]

Uit onderzoek van Ipsos en het Workspace Futures Team van Steelcase blijkt dat 85% van de mensen ontevreden is over hun werkomgeving en zich niet kan concentreren. Van de ondervraagden zei 95% dat privé werken belangrijk voor hen was, maar slechts 41% zei dat ze dit konden doen, en 31% moest het kantoor verlaten om het werk te laten voltooien.^[5]

Meer dan 10.000 werknemers in 14 landen werden bevraagd, en de belangrijkste bevindingen toonden ook aan dat:

• Kantoorpersoneel verliest 86 minuten per dag als gevolg van afleiding
• Veel werknemers zijn ongemotiveerd, onproductief en overdreven gestrest
• Ze hebben weinig capaciteit om creatief en constructief te denken en te werken

Als je in een groot of klein kantoor werkt, weet je zeker dat je hebt ervaren dat kantoren erg luid kunnen worden, of het nu gaat om gesprekken, telefoontjes, muziek of andere geluiden.

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Als u een kantoor heeft, is het eenvoudigst om de deur te sluiten, zodat u wat privacy en gefocuste, stille tijd kunt krijgen.

Als je collega's hebt waarvan je weet dat ze veel van de ruis veroorzaken, kun je ze dan benaderen en een rustig gesprek voeren over hoe hun acties invloed hebben op je vermogen om te focussen? Moet u vanaf uw bureau werken??

Als je een specifiek project hebt, moet je werken aan waar je rustige, ononderbroken tijd nodig hebt om te werken vanuit een stille ruimte in je gebouw.

Alternatieven zijn werken vanuit huis (indien mogelijk) of vanaf een andere locatie, zoals een park of café.

Er zal altijd ruis zijn in een kantoor en meestal zal het draaglijk zijn, maar af en toe moet je je omgeving veranderen om je belangrijkste werk gedaan te krijgen.

3. Consumptie per e-mail

Volgens Tim Ferriss hebben we t nodig:

“beperking van het e-mailverbruik en de productie. Dit is de grootste en enige onderbreking in de moderne wereld.”

We weten allemaal hoe storend e-mail kan zijn.

Op een typische dag hoeveel e-mails u ontvangt en verzendt?

Klinkt dit bekend?

U werkt aan een belangrijk project en u krijgt een melding dat u een e-mailbericht hebt ontvangen.

Nu heb je twee keuzes.

Je kunt stoppen met wat je doet en je focus verbreken en de e-mail lezen, of je kunt op tijd blijven en de e-mail later bekijken. Advertising

Veel mensen maken hun hele dag zo door. Ze zijn volledig betrokken bij het werken aan iets belangrijks en dan verschijnt er een e-mailmelding.

Je stopt met wat je doet, schakelt over naar je inbox en leest de e-mail, vaak een e-mail die volledig irrelevant is en niets bijdraagt ​​aan je huidige prioriteiten.

Deze e-mails kunnen een constant gevoel van drukte creëren en resulteren vaak in onafgemaakte projecten aan het einde van de dag.

Dit kan op zijn beurt een gevoel creëren dat we niet echt een productieve dag hebben gehad.

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Tijd blokkeren

Zet een bepaalde hoeveelheid ononderbroken tijd opzij om aan een project of taak te werken. Houd er rekening mee dat u gedurende deze periode niet naar e-mails (of telefoontjes) hoeft te kijken.

Op basis van het advies van Tim, heb ik besloten om de e-mail slechts twee keer per dag te controleren. Het heeft al een enorme impact. Dit is wat ik voorstel:

Werk in de offline modus

Stel uw computer of laptop in op offlinemodus en laat de e-mailberichten zich opstapelen in uw inbox totdat u klaar bent om ze te beantwoorden.

In plaats van het één voor één bekijken en beantwoorden van e-mails, laat ze zich ophopen en stel gefocuste tijd ter beschikking om de e-mails te verwerken en te beantwoorden.

Lees Volgende

Hoe Teamvergaderingen op de meest productieve manier te leiden

10 Slimste productiviteitssoftware om uw prestaties te verbeteren

Multitasken stoppen en veel productiever worden

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Batch e-mail antwoorden zal minder tijd kosten dan ze een voor een te beantwoorden, en het stelt je in staat om gefocust te blijven op het project zonder afgeleid te worden.

Controleer e-mail op bepaalde tijden elke dag

Deze methode is geïntroduceerd door een aantal van mijn coaching coachingscliënten en heeft hen geholpen tijd vrij te maken en meer gericht te blijven.

Je werkomstandigheden zullen anders zijn, dus het is belangrijk om een ​​proces te vinden dat werkt voor jou en andere leden van je team.

Eén methode is om twee specifieke keren per dag uw e-mails te controleren, een andere misschien drie keer per dag - 's morgens,' s middags en in het uur voordat u vertrekt om ervoor te zorgen dat u helemaal bent ingehaald.

Als u besluit deze techniek toe te passen, is het verstandig om een ​​afwezigheidsbericht te maken.

Controleer niet eerst het e-mailbericht

Deze techniek is misschien moeilijk te implementeren afhankelijk van uw omstandigheden, maar als u kunt, zult u veel productiever zijn. Dit is waarom.

In plaats van e-mail te controleren, besteedt u in plaats daarvan deze kostbare tijd als u meer energie en aandacht besteedt aan het werken aan uw één of twee grootste prioriteiten voor de dag.

4. Smartphone-gebruik (en andere apparaten)

Als u voortdurend naar uw telefoon kijkt, wordt de werkstroom en focus onderbroken. Advertising

Volgens recent onderzoek van Deloitte controleert de gemiddelde persoon 47 keer per dag zijn of haar smartphone.^[6]

Als u het gemiddelde van 47 keer per dag gebruikt en u werkt een werkdag van 8 uur, betekent dit dat u uw telefoon bijna 6 keer per uur kunt controleren.

Dat is genoeg om iemand af te leiden.

We weten allemaal dat smartphones en andere apparaten ons vaak onderbreken en onze aandacht afleiden van het project of de taak waaraan we werken.

Het is gemakkelijk om regelmatig een pauze in te lassen van onze belangrijke taken om onze telefoons, horloges en andere gadgets te controleren.

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Verplaats je telefoon ergens anders heen

Het is erg verleidelijk om onze telefoons te controleren, zelfs als we aan een belangrijk project werken.

De oplossing? Zet je telefoon in een la of verplaats hem uit de handen zodat je niet in de verleiding komt om snel even te kijken.

Schakel meldingen uit

Schakel alle meldingen uit die geen onmiddellijke aandacht vereisen, met name meldingen via sociale media. Dit omvat e-mail als u dat ook op uw telefoon hebt ingesteld.

Als sommige meldingen er echt toe doen, maak ze dan stil en verberg ze voor je vergrendelingsscherm.

5. Sociale media

Hoeveel tijd besteedt u aan sociale media op het werk? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... De lijst met apps en websites die samenkomen om zo veel van onze aandacht te claimen is bijna eindeloos.

Er is een constante stroom informatie beschikbaar, van onze vrienden en collega's, van nieuwsuitzendingen, van onze bedrijven. Sommige van uw collega's controleren waarschijnlijk hun sociale media nu terwijl u dit artikel leest.

In een TED Talk van Cal Newport, auteur van Diep werk, hij zei dat het op sociale media gaan is alsof je naar het casino gaat.

Je anticipeert op het krijgen van likes en je komt eruit. Je gaat terug in denken, “Ik krijg de beloning de volgende keer. Ik krijg de beloning de volgende keer. Ik krijg de beloning de volgende keer.” En je zit gewoon rond te wachten tot er een melding komt, zodat je terug kunt gaan.

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Net zoals het gebruik van uw smartphone en e-mail, probeert u specifieke tijdframes of parameters in te stellen wanneer u sociale media controleert.

Zorg ervoor dat alle meldingen zijn uitgeschakeld als u gerichte, productieve tijd aan een specifieke taak of project besteedt.

Bekijk dit artikel voor meer informatie: 9 stappen om verbinding te maken met sociale media en weer contact te maken met het leven

6. Vergaderingen

Tijdens een drukke week, het laatste wat een leider of manager wil is een verspild uur of twee zat in een onproductieve vergadering.

Als ik je zou vragen wat de meest efficiënte manier is om inefficiënt te zijn, weet ik zeker dat velen van jullie dat zouden zeggen “slechte vergaderingen.” Advertising

Vergaderingen van vandaag verbruiken meer werkuren dan ooit tevoren. De meeste werknemers wonen 62 vergaderingen per maand bij, maar de helft hiervan wordt als tijdverspilling beschouwd.

In totaal worden 31 uur besteed aan onproductieve vergaderingen gedurende een gemiddelde maand, waarbij 91 procent van de werknemers zich schuldig maakt aan dagdromen, terwijl 39 procent heeft toegegeven dat ze in slaap zijn gevallen.^[7]

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Om vergaderingen productief en de moeite waard te laten zijn, is het essentieel dat elke vergadering een duidelijke agenda en leider heeft.

Ik heb meer geschreven over hoe je een productieve vergadering kunt houden in het artikel: Hoe Teamvergaderingen op de meest productieve manier leiden

7. Multi-Tasking

We moeten af ​​en toe multi-tasken, maar hoe minder we het doen, hoe beter.

Multi-tasking vermindert de productiviteit en creativiteit. In een artikel voor de Harvard Business Review merkt Peter Bregman op dat onze productiviteit met 40% daalt wanneer we ons proberen te concentreren op meerdere dingen tegelijk.^[8].

Het duurt gemiddeld ongeveer 25 minuten (23 minuten en 15 seconden om precies te zijn) om na een onderbreking terug te keren naar de oorspronkelijke taak, volgens Gloria Mark.^[9]

Multi-tasking vertraagt ​​ons en vermindert focus, energie en productiviteit. Onze hersenen kunnen gewoon niet goed overweg met het tegelijkertijd werken aan taken.

Hoe geconcentreerd te blijven en de afleiding te verminderen

Werk in blokken van tijd. Het minimaliseert de hoeveelheid afleiding die wordt geplaatst op onze steeds meer verbonden levens. Het beschermt ons niet alleen tegen de afleidingen van anderen, maar ook tegen onze zelfafhankelijke afleidingen.

Tijdblokkering is het opzij zetten van een opzettelijke hoeveelheid tijd voor specifieke projecten of taken en het doen van een opzettelijke inspanning om niet toe te staan ​​dat de afleidingen of tussenwerpselen van anderen die focus verbreken.

Nadat het tijdsblok is afgelopen, neem je een geplande pauze en begin je aan het volgende blok gefocuste tijd. Elk blok met gerichte tijd is gereserveerd voor één taak / project of reeks vergelijkbare taken.

Ik gebruik de methode 60-60-30 voor tijdblokkering:

Werk 50 minuten en neem een ​​pauze van 10 minuten. Werk nog eens 50 minuten en neem nog eens 10 minuten pauze. Neem vervolgens 30 minuten om op te laden, wat kan betekenen dat u gaat lunchen, een wandeling maakt, enz.

Gebruik de Pomodoro-techniek om u te helpen in blokken van tijd te werken.

Bottom Line

Afwezigheid op de werkplek zal nooit verdwijnen. Om onze tijd effectief te gebruiken en om de productiviteit en creativiteit te verhogen, is het essentieel dat we begrijpen wat ons afleidt en de systemen maken om het te stoppen.

Ik weet zeker dat je je kunt identificeren met ten minste één van de afleidingen die in dit artikel worden benadrukt.

Hopelijk helpen sommige van de teams je afleiding op het werk te verslaan en je effectiever en productiever te maken.

Meer bronnen over productiviteit op het werk

• Multitasken stoppen en veel productiever worden
• Hoe productief te zijn op het werk: 9 basisregels
• 10 Slimste productiviteitssoftware om uw prestaties te verbeteren
• 30 beste productiviteitsboeken die u moet lezen om uw productiviteit te vergroten

Aanbevolen foto credit: Priscilla Du Preez via unsplash.com

Referentie

[1]	^	Udemy: 2018 Workplace Distraction Report
[2]	^	CareerBuilder: smartphones ondermijnen productiviteit op het werk
[3]	^	ThinkMoney: productiviteit op het werkonderzoek
[4]	^	Journal of Environmental Psychology: Workplace Satisfaction
[5]	^	Ipsos / Workspace Futures Team: de privacycrisis
[6]	^	Deloitte: raad eens hoe vaak u uw telefoon elke dag gebruikt
[7]	^	Atlassian: Je verspilt veel tijd aan het werk
[8]	^	Harvard Business Review: hoe (en waarom) multi-tasking stoppen
[9]	^	University of California, Irvine: The Cost of Interrupted Work