9 Tips voor het schrijven van effectieve e-mails om te krijgen wat u zoekt

Met miljarden e-mails die elke dag worden verzonden, is het niet verrassend dat onze e-mails niet de impact hebben die we zouden willen hebben. Als een vorm van communicatie zijn ze snel, gemakkelijk en voor iedereen toegankelijk, maar zijn ze effectief? Dit kunnen ze zijn als u bereid bent enkele eenvoudige regels te volgen voor het schrijven van effectieve e-mails.

1. Lengte is belangrijk

Ongeacht wat je zegt, maat is belangrijk. We hebben allemaal een lange e-mail ontvangen, weet je degene die je doet zuchten, zelfs voordat je hem begint te lezen? Te veel in een e-mail plaatsen krijgt vanaf het begin een negatieve reactie. Houd je email kort. Als u een aantal onderwerpen wilt bespreken, overweeg dan om een ​​aantal e-mails te schrijven. Het is gemakkelijker om te reageren op en om te gaan met een item tegelijk in plaats van een persoon te bombarderen met een inquisitie. Advertising

2. Wees duidelijk

Ga ter zake en kom er snel bij. Laat de persoon weten waar de e-mail over gaat in de eerste zin; laat hem of haar niet wachten. Snel ter zake komen zal interesse hebben. Als er een actie is vereist door de ontvanger, zeg hem of haar dat, als een persoon duidelijk is over wat nodig is, hij of zij sneller zal handelen.

3. Optimaliseer onderwerpregels

Het schrijven van duidelijke onderwerpregels zal helpen bij de duidelijkheid die vereist is voor effectieve communicatie. Hoe kunt u de ontvanger op de hoogte stellen van de inhoud van uw e-mail. Zie uw onderwerp als een kop in een krant - u moet snel de aandacht trekken. Schrijf een onderwerp dat betekenis heeft en wees niet bang om een ​​onderwerpregel te veranderen als het oorspronkelijke onderwerp van de e-mail niet langer relevant is. Als een e-mail heen en weer gaat en de inhoud en relevantie veranderen, verander dan van onderwerp. Als u dit niet doet, kan de ontvanger verward raken over de context en de e-mail verkeerd interpreteren. Advertising

4. Stuur niet onmiddellijk

Als u een belangrijke e-mail verzendt, stuur deze dan niet onmiddellijk na het schrijven. Het is verstandig om uw tijd te nemen en een proeflezen van uw e-mail. Of vraag iemand anders het voor je te lezen. Als u schrijft over een delicate kwestie, betrek dan de mening van iemand anders om ervoor te zorgen dat de toon van uw e-mail de toon is die u wilt. En vergeet niet te overwegen of een e-mail de juiste vorm van communicatie is.

5. Tijd om het goed te doen

Houd altijd rekening met timing. Dit is afhankelijk van het doel van uw e-mail. Je wilt niet verdwalen in een overbelaste inbox. De maandagochtend zijn druk omdat mensen de vorige week inhalen. Vrijdagavonden zijn riskant als mensen vroeg vertrekken voor het weekend. Denk aan de persoon die de e-mail ontvangt in relatie tot uw onderwerp, wanneer past het bij Hime of haar om uw inhoud te lezen? Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

6. Voeg relevante informatie toe

Vergeet niet om alle relevante informatie en links op te nemen. Als u iemand vraagt ​​iets voor u te doen en u de links niet opneemt, is de kans groot dat hij of zij zich niet zal bezighouden. Ik ontvang regelmatig e-mails van mensen die willen dat ik hun software of hun website bekijk en ze zijn vergeten me de link naar hun website te sturen. Mensen zijn tijdgebrek; maak het hen gemakkelijk.

7. Geven en nemen

Stuur niet alleen e-mails als u iets vraagt. Overweeg de andere persoon. Als ik alleen iets van je hoor wanneer je iets wilt, reageer ik misschien niet zo goed op je verzoeken. Bedenk hoe je anderen kunt helpen. Als u klanten hebt, stuur ze dan relevante artikelen of informatie wanneer u deze tegenkomt. Houd jezelf fris in hun gedachten. Als u iemand wilt verkopen, vraag dan eerst wat u voor hem kunt doen voordat u hem vraagt ​​om bij u te kopen. Elke relatie houdt in geven en nemen. Advertising

8. Gebruik [EOM]

Als je een kort bericht hebt om iemand te sturen, gebruik dan alleen de onderwerpregel en [EOM]. [EOM] afkorting voor “Einde van het bericht.” Als je iemand wilt vertellen dat je zijn bericht hebt ontvangen of dat je duidelijk weet wat je moet doen, kun je het volgende proberen:
ONDERWERP: Heb je bericht, ik zal ervoor zorgen [EOM]
Dit bespaart de ontvanger tijd doordat hij de e-mail niet hoeft te openen. Elke besparing telt op tot minuten, uren en dagen die u zou kunnen gebruiken om iets anders te doen.

9. Beheer uw e-mails

Als u iemand bent die uw e-mails niet onder controle heeft, zult u waarschijnlijk merken dat de door u verzonden e-mails niet het gewenste antwoord krijgen. Als u niet tijdig op andere mensen reageert, zullen zij waarschijnlijk niet het respect voor u hebben of voor uw communicatie die u zou willen.

In essentie moeten effectieve e-mails, zoals elke vorm van communicatie, duidelijk, beknopt en hoffelijk zijn. Houd deze regels in gedachten bij het schrijven van uw e-mails en u kunt niet fout gaan.

Aanbevolen foto credit: Laptop Stock Image door ChefMattRock via flickr.com