Robert Barton
0 
3058
507
Ongeacht hoe georganiseerd je bent, hoe samen je systeem is, hoe voorzichtig je bent met het verwerken van je inbox, het maken van een takenlijst en het werken aan je agenda, als je niet af en toe stopt om naar de “Grote foto”, je zult overweldigd raken. Je eindigt gewoon reageert naar wat er op je wordt gegooid, in plaats van proactief het creëren van de omstandigheden van je leven.
Bijna elke productiviteitsexpert beveelt een soort beoordeling aan, of het nu gaat om een formeel proces waar je doorheen moet (zoals David Allen adviseert) of gewoon een paar minuten “tijd voor mezelf” om na te denken over waar je bent. Hoewel er niets magisch aan de week is als een tijdseenheid, zo'n wekelijkse beoordeling lijkt het beste te werken - het is een blok van tijd dat heel diep geworteld is in ons als een planningseenheid. Advertising
Hoewel er veel variaties op de “beoordeling” thema. het basisidee is hetzelfde, ongeacht het systeem waar u naar kijkt. Een wekelijkse beoordeling komt neer op drie vragen:
- Wat moet ik doen in de komende week?
- Wat doe ik verkeerd dat moet worden opgelost?
- Welke nieuwe dingen moet ik doen om mijn leven in de richting te gaan die ik wil dat het gaat?
Bereid je voor op je beoordeling
Hoewel sommige mensen het goed doen door hun beoordeling te doen wanneer ze tijd vinden, zal voor de meeste mensen elke week een speciale tijd hebben voor een beoordeling veel vruchtbaarder zijn. Het moet een gewoonte zijn, een regelmatige afspraak die je bij jezelf houdt.
- Plan uw wekelijkse beoordeling in je agenda. Gun jezelf minstens een uur, bij voorkeur twee.
- Maak al je werk af voordat de beoordeling begint.
- Ga comfortabel zitten. Misschien wil je ergens heen gaan waar je je niet associeert met werk.
- Neem 5-10 minuten rust. Mediteer, krabbel of staar alleen naar het hoofd - wat het ook kost om een “buffer” tussen jou en je dagelijkse spullen.
- Heb iets om in / op te schrijven.
- Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt. Dit is jouw tijd!
De GTD Weekly Review
Ik heb al een behoorlijk grondig overzicht geschreven van de wekelijkse beoordeling zoals gedefinieerd door David Allen, dus begin ik met herhalen wat ik daar heb gezegd. Volgens Allen moet een wekelijkse beoordeling bestaan uit de volgende stappen: Adverteren
Lees Volgende
10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen- Verzamel al je losse papieren en stop ze in je inbox voor verwerking.
- Verwerk je aantekeningen om actiepunten, afspraken, nieuwe projecten, enz. te verzamelen.
- Controleer uw vorige agendagegevens om u te herinneren aan ideeën, taken, enz. die u op dat moment misschien nog niet hebt vastgelegd.
- Controleer uw aanstaande agenda om te zien of er nieuwe acties zijn die u aan uw lijsten moet toevoegen.
- Maak je hoofd leeg. Noteer alles dat u momenteel bezig houdt of uw aandacht vasthoudt.
- Controleer uw projectlijsten om de status van elk project te bepalen en of er acties zijn die u moet ondernemen om elk project verder te zetten.
- Beoordeel uw volgende actielijsten. Breng ze op de hoogte door acties af te vinken die je al hebt voltooid. Gebruik voltooide acties als triggers om u te herinneren aan verdere stappen die u moet nemen, niet dat een actie is voltooid.
- Review wacht op lijsten. Voeg geschikte follow-ups toe aan uw actielijsten. Controleer alles wat je al hebt ontvangen.
- Controleer alle relevante checklists.
- Herzie uw eendag / misschien lijst en beslis of er iets is dat u kunt gebruiken om naar uw actieve projectenlijst te gaan.
- Bekijk uw projectondersteuningsbestanden om ervoor te zorgen dat je geen nieuwe acties hebt gemist die je moet nemen.
- Wees creatief en moedig. Dit is het moeilijkste en meest slecht beschreven deel van het proces in de boeken van Allen, wat jammer is, want dit is waar de magie gebeurt. Als je alles wat je op dit moment moet doen hebt ontruimd, neem dan de tijd om nieuwe ideeën te bedenken - risicovolle, creatieve, enz. In essentie een brainstormsessie in vrije vorm rond het onderwerp “wat zou ik kunnen doen??”
Deze stappen volgen een drietraps-indeling:
- Krijg duidelijk: Bind eventuele losse eindjes van de week ervoor, zodat je de toekomst in de gaten kunt houden.
- Krijg huidig: Plan de stappen die u de volgende week moet uitvoeren om alle projecten waar u momenteel aan werkt, verder te brengen.
- Wees creatief: Denk na over en begin met het plannen van dingen die je zou kunnen doen om je leven in een nieuwe richting te bewegen, of om je voorbij je huidige niveau te brengen.
Een andere kijk op de wekelijkse beoordeling
Ik geef er de voorkeur aan om mijn wekelijkse beoordeling te zien als een reeks vragen om te beantwoorden, in plaats van een reeks stappen om doorheen te challen. Hoewel ik nog steeds wekelijks een review probeer te doen (elke twee weken lijkt me echter praktischer), doe ik er ook een paar “mini-reviews” als de tijd het toelaat tussen volledige beoordelingen in.
Een mini-review bestaat uit slechts een paar vragen: adverteren
- Wat moet ik de komende dagen doen??
- Welke deadlines heb ik te wachten??
- Zijn er nieuwe projecten waar ik tijd voor heb om aan te werken??
Ik doe dit met mijn Moleskine voor me, met een opsomming van taken terwijl ik elk van deze vragen doorneem. (Later zal ik ze overzetten naar mijn taakbeheersysteem - een mini-review is voor mij een soort van “gevangen nemen” liever dan “verwerken”.)
Het doel van de mini-review is alleen maar om ervoor te zorgen dat ik op het goede spoor blijf en niets belangrijks achterwege laat. Als ik aan tafel ga om een volledige beoordeling te maken, maak ik me meer zorgen over de manier waarop mijn leven in het algemeen verloopt. De volledige beoordeling bestaat uit deze vragen:
- Wat moet ik de komende dagen doen??
- Welke deadlines heb ik te wachten??
- Zijn er nieuwe projecten waar ik tijd voor heb om aan te werken??
- Wat ging er de afgelopen week fout? Welke lessen kan ik daarvan leren?
- Wat ging er de afgelopen week precies door? Hoe kan ik ervoor zorgen dat meer van dat gebeurt?
- Hoe goed houd ik mijn plichten en verplichtingen bij?
- Wat komt eraan dat ik moet worden voorbereid?
- Welke hulp heb ik nodig??
- Draagt alles wat ik doe bij aan mijn vooruitgang naar mijn doelen? Wat kan ik doen aan de dingen die dat niet zijn?
- Ben ik blij met waar ik ben? Wat zou ik willen veranderen?
- Wat zijn mijn doelen voor de volgende week? Maand? 90 dagen?
Ik vind het vraag / antwoord-formaat beter dan Allen's stap-voor-stap omdat a) ik de meeste praktische dingen toch op een dagelijkse basis doe, en b) Ik vind dat de focus van (de meeste van) deze vragen op mij ligt, eerder dan mijn spullen. Advertising
Dat is tenslotte het punt van de herziening - niet om bij te blijven met de dingen die u zou moeten doen, maar om zelf in te checken. En dat is belangrijk - we hebben de neiging te weerstaan om onszelf te nauw in de gaten te houden, of het nu egoïstisch of narcistisch is, of omdat we bang zijn voor wat we zullen vinden als we te veel kijken.
Als dat ook klinkt “papperig” voor jou, dan heb je het waarschijnlijk meer nodig dan de meesten. Want zoals ik altijd zeg, is het punt van al dit productiviteitspul niet om meer gedaan te krijgen. Het moet een beter leven leiden.