Effectieve e-mailtips

Belanghebbenden (publiek en aanverwante personen)? Onderwerpen? Belang? Afzender en ontvanger Internetverbindingen? Zijn alle problemen waar u aan moet denken tijdens het verzenden en e-mailen. Als u e-mailberichten op een effectievere manier wilt verzenden volgens de brede e-mailetiquette standaarden, ga dan verder met lezen.

In dit artikel zullen we proberen om de verschillende belangrijke kwesties met betrekking tot e-mail etiquettes en protocollen aan te pakken:

Inbox gerelateerde tips
Organiseer uw e-mail - gebruik filters (per persoon / bedrijf / onderwerp / Ontvanger Status - Aan, Cc of BCc) om uw Postvak IN en Postvak UIT te organiseren. Software die u hierbij kan helpen, omvat Microsoft Outlook en Outlook Express. Op deze manier kunt u optimaliseren op uw e-mail ontvangst, lezen en - op zijn beurt - reageren als u alles wat uw e-mails hebben gesorteerd volgens de prioriteiten die u hebt ingesteld. Advertising

Tips voor het schrijven en verzenden van e-mails
Wie zijn de belanghebbenden?? - en wat zijn hun betekenis met betrekking tot het onderwerp van uw e-mail? Als u een e-mail op het werk schrijft om een ​​incident te melden of om een ​​bepaalde projectdeadline / vervaldatum op te volgen, heeft u waarschijnlijk de volgende instellingen:
Aan: uw werkelijke hoofdontvanger (voor wie deze e-mail een must-see is)
Cc: (stuur een Carbon-kopie) van de e-mail naar uw belanghebbenden.
Er zijn 2 bekende percepties over wie je in het gedeelte Cc-ontvanger van je e-mailbericht kunt plaatsen.
Eén oogpunt is om uw directe manager en waarschijnlijk de directe manager van uw ontvanger te hebben. Deze kopie wordt meestal ter referentie bewaard en managers verwijzen of verwijzen meestal niet naar ze, tenzij ze extra tijd hebben OF een probleem met betrekking tot deze e-mail is gestegen.
Het tegenovergestelde gezichtspunt (toegepast op sommige andere plaatsen in de wereld) is om de mensen die zich in de FYI (Voor jouw informatie) categorie bevinden, in de Cc-sectie te plaatsen. Deze mensen moeten de informatie kennen om het werk beter te kunnen uitvoeren, maar ze hoeven niet (noodzakelijkerwijs) te reageren op de e-mail. Voorstanders van dit gezichtspunt zijn hun managers niet.
BCc: (stuur een Blind Carbon-kopie) van de e-mail naar een andere partij waarvan u denkt dat deze het onderwerp moet kennen, zonder andere partijen (dat wil zeggen de ontvangers van To en Cc) op de hoogte te stellen van de kennis van deze persoon.

De verbinding van de ontvanger: als je doorgaat en een lange e-mail met bijlagen en afbeeldingen typt en deze naar iemand verzendt wiens internetverbinding een trage inbelverbinding is, kan hij / zij net zo goed pone lezen - of helemaal niet!

Ontvangerstaat:
Werkschema - Bezig? Een e-mail kort en to the point houden is essentieel omdat hij / zij honderden andere e-mails kan lezen. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Accepteert HTML? U kunt net zo goed contact opnemen met uw ontvanger voordat u hem / haar e-mails stuurt met HTML-inhoud, omdat de meeste mensen deze optie meestal uitschakelen om de grootte van hun e-mailberichten te verkleinen.

Jargon: Probeer afkortingen en veldspecifiek jargon te vermijden, zodat uw ontvanger u begrijpt. Vaker wel dan niet, ingenieurs - bijvoorbeeld - hebben de neiging om hun afkortingen te gebruiken terwijl ze zelfs hun topmanagement aanspreken - die misschien de betekenis van zo'n technisch jargon vergeten zijn.

Volgens Nancy Flynn en Tom Flynn: "Door van werknemers te eisen dat ze in alle elektronische communicatie de juiste, zakelijke taal gebruiken, kunnen werkgevers hun aansprakelijkheidsrisico's beperken en de algehele effectiviteit van de e-mail en internetkopie van de organisatie verbeteren tijdens het proces.

Belang: Classificeren van uw e-mail in termen van belang, urgentie en vertrouwelijkheid voegt ook een smaak van begrip voor de ontvanger. U kunt het zelfs duidelijk maken dat de ontvanger actie onderneemt door de eigenschappen van de e-mail duidelijk te identificeren in een tabel bovenaan uw inhoud.

Probeer het voor uw ontvanger gemakkelijker te maken om het doel van de e-mail te begrijpen. U kunt zelfs uw e-mailberichten definiëren als “Vereisen actie”, “Ter info - voor uw informatie”, “Vereist antwoord”, “Tijdsgevoelig”, of andere actie-, tijd- of gevoeligheidsgerelateerde sleutelwoorden in het begin.

Bovendien verwijderen of reguleren spam-controllerprogramma's vaak “rommel” e-mailberichten zonder onderwerpen of met dubbelzinnige betekenis. Advertising

Caps - Gebruik nooit hoofdletters tijdens het typen en e-mailberichten naar iemand. Om te beginnen worden caps als onbeleefd beschouwd en lijken ze op schreeuwen in spraak (Ellen Dowling).

Genre van het onderwerp - Vermijd het mengen van onderwerpen in uw e-mail. Tenzij anders vereist door uw leidinggevende of werkcultuur, kan het vermengen van onderwerpen in één e-mailbericht uw lezers verwarren. Meng in ieder geval het type bericht niet; als je het over werk hebt, blijf je dan focussen op werkonderwerpen zonder naar persoonlijke zaken te hoeven afdwalen.

Bewijs lezen - Altijd het bewijs lees je e-mail voordat je het verzendt. Het kan even duren, en het kan 10 duren, maar je bent er zeker van dat het bericht dat je hebt verzonden vrij is van grammatica, woordenschat en toepasselijke gebruiksfouten.

Onderwerpregel - wat je in de onderwerpregel schrijft is bijna net zo belangrijk als de e-mail zelf. In de meeste gevallen bepaalt uw onderwerpregel of de ontvanger uw e-mail zal lezen of zelfs wanneer hij / zij deze zal lezen.